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LA COMMUNICATION ECRITE PROFESSIONNELLE Janvier 2005Monique FOUILLOUX LES DIFFERENTS TYPES DE MESSAGES 1.La lettre ou circulaire 2.La télécopie 3.La.

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2 LA COMMUNICATION ECRITE PROFESSIONNELLE

3 Janvier 2005Monique FOUILLOUX LES DIFFERENTS TYPES DE MESSAGES 1.La lettre ou circulaire 2.La télécopie 3.La note : dinformation, note de service, mémo 4.Le compte-rendu – Le rapport 5.La note de synthèse 6.Le courrier électronique Autres messages : le dépliant, le tract, laffiche, le diaporama, etc….

4 Janvier 2005Monique FOUILLOUX La rédaction professionnelle Les caractéristiques du langage commercial : (se faire comprendre sans ambiguïté ) Construire des phrases courtes (20 à 25 mots) (un sujet, un verbe, un ou des compléments) Adopter un style direct et dynamique –(sadresser directement au destinataire ; phrases à la forme active, rédiger de façon positive et verbes conjugués au présent, imparfait, futur ou passé composé + parfois le présent du conditionnel, et du subjonctif) Exprimez-vous avec simplicité et précision –(mots courts et concrets, verbes actifs et utiliser le sujet « nous »)

5 Janvier 2005Monique FOUILLOUX LES CRITERES DE CHOIX (quel type de message pour la situation donnée ?) Quels outils de communication choisir en fonction de la situation : interne ou externe, confidentielle, légale, etc… ? Comparaison de lutilisation des outils de communication

6 Janvier 2005Monique FOUILLOUX I - La lettre A - Présentation normalisée : normelettre.ppt Présentation à laméricaine ou la française Présentation des lettres B - Les formules de politesse : formules générales formules de politesse

7 Janvier 2005Monique FOUILLOUX II - La télécopie Transmission de tous types de documents par le réseau téléphonique à laide dun télécopieur Possibilité denvoyer des télécopies par internet, ou par ordinateur Pas de normes mais des éléments obligatoires Utilisez les modèles du texteur Exemple de télécopie

8 Janvier 2005Monique FOUILLOUX III - Le courrier électronique Ne traite qu un seul sujet et a toujours un objet explicite et adapté Style direct et rédaction courte. Termes positifs. Peu de mise en page ou de recherche de présentation Ton plus simple et cordial que la lettre ou la note. Formule de politesse du courrier traditionnel ou formules allégées. La signature : prénom, nom et titre ou fonction (en e-commerce : représente un procédé fiable didentification Recommandations : assurez-vous dans le cas de pièces jointes que votre correspondant possède les logiciels pour les lire. Limitez la taille des fichiers joints à 2 MO. Utilisez de préférence les listes de diffusion et classer les adresses dans lordre alphabétique

9 Janvier 2005Monique FOUILLOUX IV - La note Document écrit interne pas de présentation normalisée Pas de titre de civilité ni formule de politesse la note dinformation la note dinformation Objectif : transmet une information sans ordre Circule dans le sens hiérarchique latéral, ascendant, plus rarement descendant Caractère informatif : peuvent être détruites la note de service Objectif : transmet un ordre à un ou plusieurs destinataires qui devront exécuter laction demandée Circule dans le sens hiérarchique descendant Caractère obligatoire donc conservées et classées et comportant un certain nombre de mentions les consignes Objectif : transmet des consignes précises, démarches, procédures… Circule dans le sens descendant Caractère obligatoire

10 Janvier 2005Monique FOUILLOUX V - Le rapport Le rapport est un document interne qui circule de façon ascendante. Il communique le résultat dune étude et débouche sur un avis motivé ou sur des propositions susceptibles daméliorer la situation examinée. Il a pour but daider à prendre une décision. Il peut être rédigé à la demande dun supérieur hiérarchique ou à linitiative dun collaborateur. Sa longueur peut aller de deux à quelques dizaines de pages. Les différents rapports : Le rapport détude : analyse une situation et propose des solutions Le rapport dopportunité : justifie une demande importante : investissement, création de poste. Le rapport de synthèse : fait le point sur un sujet déterminé LE RAPPORT.doc

11 Janvier 2005Monique FOUILLOUX VI - La note de synthèse La note de synthèse ou rapport de synthèse nest pas un résumé de texte : il ne sagit pas de faire le condensé du document ou du dossier étudié ; il sagit de retenir les seules informations se rapportant à la demande et de les présenter dune façon claire et structurée. La méthode de travail est différente du résumé. Cest un document interne faisant le point sur un fait, une situation ou un dossier. Il circule de façon ascendante. Pas de présentation normalisée, mais certaines mentions communes à tous les documents internes. LA NOTE DE SYNTHESE.doc

12 Janvier 2005Monique FOUILLOUX V - Le compte-rendu analytique : plus formel, plus officiel, adopté pour les réunions institutionnelles. Il relate les débats dans lordre chronologique en citant le nom (éventuellement la fonction) de chaque intervenant. Les interventions sont reformulées. synthétique récapitule lessentiel des débats menés autour des différents points de lordre du jour. Le plan suivi est souvent thématique et structuré par des sous-titres. pas de norme de présentation du compte-rendu. Mais des éléments à trouver : le titre « compte-rendu », la date – éventuellement le lieu- de la réunion et son objet principal. Ces informations constituent le titre du document ; la liste des personnes présentes, excusées, absentes ; lheure de début de séance, les différents points traités (en fonction de lordre du jour) et lessentiel des débats, interventions et décision concernant chacun de ses points ; lheure de fin de séance et éventuellement la date et le lieu de la prochaine réunion. Un compte-rendu

13 Janvier 2005Monique FOUILLOUX La valorisation des messages

14 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Mise en forme des documents écrits Objectifs : créer des documents opérationnels en parfaite adéquation avec les objectifs de notoriété, acte dachat, information, prise de contact, promotion, communication de crise, événements, produits nouveaux… Faire preuve de bon sens et de créativité. Conjuguer lesthétisme (attirer et séduire lœil)., le message (qui va séduire lesprit) et la mise en valeur des informations Veillez à lorthographe et au style, cest-à-dire vocabulaire et syntaxe. Sachez apprécier la lisibilité dun texte. La lisibilité dun texte Erreurs à éviter Jeux dorthographe

15 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Manipulation des entités en fonction du média utilisé Les média utilisés : –Le texteur –Le tableur –La PAO –La Préao –Le courrier électronique –Linternet – site WEB

16 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Les règles de présentation Mise en forme générale : – espacements des signes et symboles espacements des signes et symboles – coupures de fin de ligne coupures de fin de ligne – abréviations abréviations – utilisation des traits dunion utilisation des traits dunion – symboles dunité symboles dunité – unités monétaires unités monétaires – écriture des dates écriture des dates – écriture des nombres écriture des nombres – mise en page mise en page –les majusculesles majuscules – les tableauxles tableaux

17 Janvier 2005Monique FOUILLOUX La charte graphique Définition : ensemble des directives visant à la mise en forme dune identité dentreprise Objectifs : –visualiser une identité de lentreprise –assurer une homogénéité de la présentation des documents –contrôler limage de lentreprise Mise en œuvre : –Standardiser les polices de caractères, les couleurs, les styles, les documents –Utiliser les modèles et les feuilles de styles avec loutil texteur

18 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Les modèles Tous les documents informatisés répétitifs sont enregistrés en modèles dans le texteur. Le modèle est un document possédant certaines caractéristiques et qui sert de base à la création dautres documents de même type. Word propose 2 types de modèles : les modèles prédéfinis livrés avec le texteur les modèles crées par lutilisateur.

19 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Les styles Un style : ensemble de caractéristiques de mise en forme : police, taille, alignement, retrait, encadrement….) qui peuvent être appliqués très rapidement à un ou plusieurs paragraphes, afin den uniformiser la présentation et de diminuer le temps passé à la mise en forme.

20 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Les lettres-types Le publipostage : un document principal + une source de données fusion complète ou partielle Les lettres-types avec insertion des variables au clavier (fonction recherche ou demande et remplir ) Les variables conditionnelles : si alors sinon Les formulaires Les étiquettes

21 Janvier 2005Monique FOUILLOUX Les documents publicitaires – les présentations assistées par ordinateur Utiliser les assistants des logiciels de Préao et PAO. Limiter les styles : uniformiser les présentations Alléger les informations Respecter la règle : un document = une idée une diapositive = une idée

22 Janvier 2005Monique FOUILLOUX La lisibilité dun texte Être lu, compris et mémorisé rapidement Veiller : –au nombre de caractères par ligne (entre 50 et 60 maximum, espaces compris), pour éviter la fatigue de lœil –à la longueur des mots, privilégier les mots de 2 à 3 syllabes –au repérage des paragraphes (emploi dénumérations : adjonction dinterlignes, de retraits de première ligne, centrage de paragraphes essentiels) –À mettre en valeur les informations essentielles (graissage, italique, couleur, etc…) –Eviter le soulignement (perturbe la lecture)


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