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Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? Les transferts.

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Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Arseg1 Se benchmarker pour mesurer et valoriser la performance des services généraux 18.

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1 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? Les transferts : un simple déménagement ou une opération plus complexe ? Avec la participation de : Fabrice Chiche, AMT TRANSFERT Guy Perrin, I-TECH TRANSFERT Jérôme Jaman, D - MAX Pascale Mangot-Lagarde, ROYAL BANK OF SCOTLAND et lanimation de Françoise Lecherbourg, C2si Conférence – débat du 17 MARS 2011

2 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux AMT TRANSFERT Fabrice Chiche

3 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ?

4 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Notre métier, le transfert dentreprises Créé en 1993, AMT Transfert est aujourd'hui le seul spécialiste du déménagement d'entreprises implanté sur quatre pôles majeurs d'activité, Paris Lille, Lyon et Sophia Antipolis. AMT Transfert déménage plus de postes de travail chaque année et intervient pour des clients prestigieux dans les secteurs professionnels les plus divers. Effectifs – Bureau commercial : 16 – Coordinateurs techniques: 8 – Chefs déquipe & Déménageurs : 119 Moyens techniques 55 véhicules, du 12 au 50 m3 >4 montes-meubles >4 fenwicks

5 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux TERMINOLOGIE DEMENAGER DEPLACER un matériel dun endroit à un autre TRANSFERER - REAMENAGER Comportent une notion dORGANISATION en AMONT et en AVAL du déménagement Dans le cadre qui nous concerne aujourdhui, nous nutiliserons le terme implantation que dans ce sens : IMPLANTATION REPARTITION des bureaux et services sur la SURFACE DISPONIBLE dans les locaux

6 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Laménagement des locaux doit générer une certaine CULTURE et une certaine IMAGE, propres à lentreprise. Laménagement des locaux doit générer PRODUCTIVITE et CONFORT. Les FINANCES orientent dans le choix des locaux. Les locaux doivent servir dOUTIL DE MANAGEMENT.

7 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LES ENJEUX DU DEMENAGEMENT POURQUOI TRANSFERER ? Plusieurs causes peuvent être à lorigine dun transfert : Sinistre Vétusté Surface Délocalisation Fusion Réorganisation Couts dutilisation Temps Image Motivation Sécurité Dépenses Compétitivité Avenir

8 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Le périmètre de la prestation : « déménagement sec » ou « opération clé en mains » ? EXTERNALISER Transférer à un prestataire la gestion globale du besoin : Lui déléguer totalement la charge dans un cadre de conditions clairement définies AVEC OBLIGATION DE RESULTATS SOUS-TRAITER Définir le cahier des charges Conserver la responsabilité économique et sociale Dans tous les cas le contrat établi doit préciser: Objectifs - Lieux et surfaces - Travaux confiés - Résultats attendus - Conditions de contrôle - Moyens mis à disposition du prestataire - Fourchette budgétaire

9 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux RELATIONS CLIENT / PRESTATAIRE IL EST SOUVENT PREFERABLE DE CONFIER LA COMMUNICATION INTERNE AU PRESTATAIRE COMITE DE COORDINATION DU PROJET

10 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux PRESTATIONS DE BASE : Relevés inventaires; Gestion des stocks de mobiliers; Transferts informatiques; Tracé des plans de recollement de limplantation après déménagement; Eliminer les objets obsolètes encombrants (coffres, machines, installations); Nettoyage des anciens locaux, des mobiliers déménagés avant réutilisation. QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?

11 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux PRESTATIONS A VALEUR AJOUTEE : Prise en charge, partielle ou globale, des études nécessitées par lopération (linéraires, surfaces, collaborateurs…); Etudes et mise en œuvre du transfert dans le cadre « outil de management »; Archives. PRESTATIONS DASSISTANCE : Préparation et écritures des cahiers des charges ouverts; Suivi et relances des appels doffres correspondants; Communication interne; Vente du matériel doccasion (suite à un déménagement). QUELLES OPERATIONS SOUS – TRAITER ?

12 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Le prestataire doit délivrer une PRESTATION GLOBALE Une qualité essentielle : CAPACITE A PRENDRE EN CHARGE TOUS LES BESOINS EXPRIMES. Il doit être INDEPENDANT des fournisseurs de cloisons, mobiliers, et spécialiste du bâtiment. Le choix se fait en fonction de: SES COMPETENCES, SON ADAPTABILITE AUX BESOINS, A LA CULTURE ET AUX IMPERATIFS, SES MOYENS TECHNIQUES, SA PROXIMITE PRESTATAIRE = Expérimenté, souple, flexible, réactif PRE-SELECTION DU PRESTATAIRE

13 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux ETUDE DES OFFRES - REFERENCES - PRIX TEST SUR UN CHANTIER - LE DOSSIER DOFFRES - PLURALITE DE COMPETENCES DESCRIPTIF DETAILLE DES PRESTATIONS. - FLEXIBILITE - SOUPLESSE - DELAIS - CAPACITE A MOBILISER DES MOYENS EXCEPTIONNELS ENGAGEMENT SUR LES DELAIS.

14 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LA LEGISLATION DU TRANSPORT Documents à exiger des prestataires consultés Lattestation de capacité qui garantit linscription au Registre des Transports du prestataire. Les assurances adéquates : Marchandises transportées et Responsabilité Civile, qui garantissent les biens de votre entreprise. Les attestations qui garantissent que vos prestataires sont à jour dans le règlement de leurs cotisations sociales, leur TVA, et leurs impôts divers. Lhabilitation au secret défense. La certification Iso 9001, version EN MATIERE DE TRANSPORT, NOUBLIEZ PAS QUE LE DONNEUR DORDRE EST RESPONSABLE EN CAS DE DEFAILLANCE DU PRESTATAIRE.

15 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Cas n°1 - EXEMPLE -Transfert de 600 postes en deux w.e. typologie :cabinet davocats -Communication utilisateurs -Prise en compte des spécificités techniques ( ex: archives ) -Réalisation des études dimplantation Cas n°2 - CONTRE EXEMPLE -Transfert de 10 postes en une soirée typologie: équipe administrative -Nota: Appui sur un contrat cadre -Prévenance le vendredi à 16H00 pour le soir -Pas de fiche de transfert -Pas dautorisation de stationnement -Pas de listing intervenants -Pas dinventaire -Pas de correspondant des services techniques -Etc…

16 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux I-TECH TRANSFERT Guy Perrin

17 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT En quoi consiste le pilotage dun transfert Le pilotage dun transfert, cest avant tout une forte implication personnelle de deux intervenants. - Le client - Lentreprise de transfert Piloter un transfert, cest rechercher et proposer des solutions pour satisfaire au mieux la réussite dun projet : Piloter, cest guider, diriger. Il est indispensable pour mener à bien le pilotage dun transfert de mettre en place une cellule de coordination.

18 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Coordination des différents intervenants : Risques et solutions Avant de choisir une société de transfert il faut définir et clarifier le besoin et les contraintes dans un cahier des charges clair et précis. Ce cahier des charges doit organiser le pilotage pour chaque étape du transfert : quelle est la répartition des rôles entre le DRSG client et le prestataire ? selon quelle structure ? qui assure le reporting ?.... Un transfert dentreprise, cest de la planification, de la préparation, de lorganisation.

19 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Pour un transfert réussi : la constitution dune cellule de coordination simpose dès le démarrage du projet cette cellule sera posée des différents acteurs en charge de : du fonctionnement de limmeuble : des ascenseurs, des télécom….. des travaux de linformatique de la communication….. la liste nest pas exhaustive.

20 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT La mise en place dune cellule de coordination permet de sinterroger sur LES RÔLES DE CHACUN 3 vecteurs essentiels sont à retenir: Pilotage: cest mettre en place - Lorganisation générale du transfert - La préparation technique Qui pilote ? Reporting: cest rendre compte - Renseigner le client dans toutes les décisions prises concernant la conception du transfert - Signaler par écrit toutes réserves au suggestions permettant daméliorer le déroulement du transfert Qui établit le reporting ? Animation: cest mobiliser et communiquer -Répondre aux questions et besoins des collaborateurs -Organiser les réunions dinformation, définir les périodicités, les plans dactions…. Qui anime ?

21 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Contour et environnement du projet

22 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Une fois désigné le pilote prendra contact avec les services concernés par le transfert en vue de RECENSER (généralement avec le comité de pilotage de lentreprise) LES DIFFERENTES TÂCHES ET LES PLANIFIER - Visite des sites départ / arrivée pour recenser les contraintes logistiques (voir échéancier) - Dresser linventaire des mobiliers, équipements concernés - Identifier et coordonner lensemble des interventions - Informatique (sécurisation des données, déconnexion / transfert, nettoyage / reconnexion) - Equipement spécifiques (copieur) - Se charger de la coordination des différents intervenants extérieurs et intérieurs - Participer à la réunion de coordination des services concernés - Contrôle dopérationnalité

23 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Echéancier des visites techniques par flux

24 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT - Le repérage et la mise en application de celui-ci - La vérification des plans dimplantation - Aider ou effectuer létiquetage de lensemble des matériels et divers à transférer - Affichage des plans dimplantation sur les sites darrivée et fléchage - Repérage des accès, itinéraires - Assurer le dispatching des cartons dans chaque service concerné par le transfert - Planifier les opérations - Etablir des check list, définir des process - Adapter les moyens dexploitation en fonction des tranches horaires - A lissue de chaque phase de transfert : - Effectuer conjointement avec le ou les responsables de chaque service, la réception des travaux définis dans le cahier des charges. La collecte des données na de sens que si elle vient à lappui dune décision, si elle sert à nourrir les besoins dinformation en vue du pilotage.

25 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Conclusion Le pilote doit rassurer le client et aplanir la plupart des inquiétudes parfois ressenties à plus dun titre comme déroutantes par les salariés. Il assure le rôle de courroie de transmission entre le client et les équipes de déménageurs. Son savoir faire vous apporte gain de temps et de sécurité. Il propose en cas de nécessité due à des impératifs techniques de la part du client, dapporter des modifications au planning initial, et de les faire respecter.

26 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Exemple : Bon Jacques SEGALA, publicitaire bien connu préconisait lors du transfert de EURO RSG que lenjeu dun tel transfert nétait pas facile, quand on sait lesprit casanier du Français pour lequel tout déménagement est une petite mort. Mais grâce à une organisation remarquable et une cellule de coordination mise en place par la société de déménagement ayant programmé dans les moindres détails le déroulement des opérations de transfert, tout le monde sest retrouvé à bon port dans de bonnes conditions et dans les temps impartis.

27 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux LE PILOTAGE DUN TRANSFERT Exemple : Mauvais Lors du transfert de 7 ARTE, la chaîne de télévision navait pas souhaité avoir recours à une cellule de coordination, le responsable des services généraux ayant souhaité lui-même assurer le pilotage du transfert. Le transfert était programmé sur un week-end (vendredi – samedi - dimanche) avec des amplitudes horaires de nuit. Le samedi soir à 23 heures, lors du déballage du contenu de 100 armoires traditionnelles soit 500ml de dossiers suspendus, le client sest aperçu quil avait omis de prendre les dimensions dun hamac par rapport au nouveau rangement et, il sest avéré quil manquait 1cm. Ce qui entraîna un travail et un coût supplémentaires pour transférer le contenu des anciens hamacs dans de nouveaux hamacs et en revoir létiquetage.

28 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux D - MAX Jérôme Jaman

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37 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Neutralité du prestataire vis-à-vis des collaborateurs Meilleure préparation et mise en condition du client pour lintervention.

38 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les différentes options possibles pour le transfert et leurs incidences budgétaires : 1/ Options dans la Période : Tarif semaine / week-end (+25%) Tarif journée / soir (+50%) Tarif dimanche / Jour férié (environ +90%) 2/ Options dans la prestations : Emballage / déballage (de 10 à 25%) Déconnexion / reconnexion (prix supp. au poste) Cleanning Day (forfaitaire en supp.)

39 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux ROYAL BANK OF SCOTLAND Pascale Mangot-Lagarde Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics

40 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Regional Property Manager Western & Southern Europe & Nordics

41 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Un transfert dentreprise représente une véritable stratégie immobilière Il doit être traité avec le plus grand professionnalisme car il comporte des dimensions organisationnelles, économiques et humaines et ce, quelque soit la taille de lentreprise De son succès dépend parfois lavenir de lentreprise, il sagit dune phase complexe qui peut avoir de lourdes conséquences en cas de mauvais pilotage de lopération. Pas de pilotage à vue!

42 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Des aspects multiples! Géographie Moyen daccès Localisation Nombre de bâtiments Social et politique Restructuration de lentreprise Fusion/Acquisition Croissance Stratégiques Image de marque Proximité du marché Dimension économique Technique Sans changement Renouvellement de mobilier Renouvellement des équipements techniques Autres : Liés aux métiers de lentreprises Volumétrique Linéaire de documents Nombre de poste de travail Nombre de PC Stock de marchandises

43 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Les contraintes/risques Mauvaise appréhension de la complexité : –Défaut danticipation –Pilotage empirique –Changements jusquà la dernière minute –Inadéquation aux besoins –Communication inexistante –Non implication du personnel

44 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux La solution? La communication, avant La communication, pendant La communication, après

45 Association des Directeurs et Responsables de Services Généraux Retrouvez cette présentation ainsi que les coordonnées des intervenants sur le blog des ateliers et conférences débats de lARSEG Rendez-vous le 17 mai prochain pour notre prochaine conférence-débat sur : « La gestion des risques : un sujet dactualité pour le DRSG et ses prestataires »


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