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APPLICATION TRANSFERT DEPART Un projet commun aux six universités de la région Nord - Pas de Calais: - Lille I; - Lille II; - Lille 3; - Artois; - Littoral;

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1 APPLICATION TRANSFERT DEPART Un projet commun aux six universités de la région Nord - Pas de Calais: - Lille I; - Lille II; - Lille 3; - Artois; - Littoral; - Valenciennes.

2 NOTICE UTILISATEURS PLAN : INTRODUCTION GENERALITES : Présentation de l'application APPLICATION COTE ETUDIANTS APPLICATION COTE GESTIONNAIRES

3 I) Introduction

4 Base réglementaire : Décret n° du 13 mai 1971 modifié : « Inscription des étudiants dans les universités et les établissements publics à caractère scientifique et culturel indépendants des universités » Objectifs : Disposer d'une application unique permettant de mutualiser les opérations de « transfert départ » au niveau régional dans le cadre de l'UNR et pouvant sinsérer dans dautres SI détablissement partenaires. Dématérialiser les visas et faciliter les transferts d'information entre les universités partenaires. Faciliter les démarches pour l'usager et lui faire gagner du temps. Linformer en temps réel de létat davancement de son dossier. Faciliter et diminuer les temps de traitement des demandes par les gestionnaires.

5 II) Généralités, présentation de l'application

6 Périmètre : L'application se concentre sur un périmètre strict à savoir les opérations de transfert telles qu'elles sont prévues par le décret de Elle permet la transmission de données type « OPI » à létablissement daccueil. Elle ne s'attache pas à des opérations connexes comme la candidature ou l'inscription administrative. L'ordre des opérations de transfert : La réglementation n'impose pas, à proprement parler, d'ordre dans les opérations de transfert entreprises par l'étudiant (même si beaucoup duniversités daccueil exigent que létudiant fasse en premier lieu la démarche de départ). Il peut donc initier sa démarche de transfert en commençant par la « phase départ » ou la « phase arrivée ». Il est entendu que le transfert est validé à la condition que les deux établissements donnent leur visa. Deux types de transferts départ possibles : L'étudiant souhaitant prendre une inscription dans une autre université tout en conservant une inscription dans son université d'origine doit solliciter une demande de « transfert départ partiel ». S'il souhaite uniquement être inscrit dans l'université d'accueil, il doit solliciter une demande de « transfert départ total ».

7 1) Contexte : - Application esup-commons V2 ; - WS Apogée (AMUE) ou implémentation WS scolarité (à développer) ; - Transferts des données individuelles étudiants et voeux via WsTransfertsOpi ; - Agrégation de l'offre de formations UNR et insertion dans chaque base de données locale. 2) Evolutions : - Chaque application gérera sa propre offre de formations avec un interface web et une synchronisation avec la base Scolarité ; - Avoir un seul et unique module à installer. ENVIRONNEMENT TECHNIQUE

8 WS Scolarité Scolarité Bdd Transferts Internet Module étudiants Appli Transferts étudiant Artois PC nomade Appli Transferts étudiant Lille 3 PC nomade Schéma du processus côté étudiant

9 WsTransfertsOpi Bdd Transferts Internet Module gestionnaires Appli Transferts gestionnaire Artois PC Artois Appli Transferts gestionnaire Lille 3 PC Lille 3 Appel du WsTransfertsOpi distant (HTTP ou HTTPS) Schéma du processus côté gestionnaire

10 III) Utilisation de l'application : côté étudiant

11 3.1. Comment se connecter à l'application ? Ecran 1 Létudiant sollicitant un transfert peut se connecter à lapplication en ligne à partir dun espace dédié sur le portail de son université ou via son ENT (actif) Texte sécurité / CNIL Relatif au traitement des données personnelles.

12 Ecran 2 Létudiant saisit son INE. Létudiant saisit sa date de naissance. NB : Affichage dun message derreur lorsque lINE / la date de naissance est « incorrect(e)» NB : Affichage dun message derreur lorsque lINE / la date de naissance est « incorrect(e)»

13 3.2. Comment créer une demande ? Ecran 3 : état civil Une fois identifié, létudiant peut compléter sa demande et modifier ses données personnelles (le cas échéant).

14 Ecran 4 : adresse

15 Ecran 5 : Saisie du vœu de transfert Létudiant choisit le type de transfert souhaité (« partiel » ou « total ») Létudiant choisit le département de luniversité dans / vers laquelle il souhaite faire son transfert.

16 Ecran 6 : Saisie du vœu de transfert (suite) Létudiant choisit un établissement de transfert. Létudiant choisit un diplôme (L, M, D, etc.)

17 Ecran 7 : Saisie du vœu de transfert (suite) Létudiant choisit un niveau.

18 Ecran 8 : Saisie du vœu de transfert (suite) Létudiant complète son vœu en choisissant le diplôme et le cas échéant le parcours. Si luniversité nest pas partenaire, la saisie est libre. Si luniversité est partenaire, loffre de luniversité est disponible en menu déroulant.

19 Ecran 9 : récapitulatif et enregistrement de la demande Données rétractées à laide du bouton « - » Si lensemble des données sont conformes à sa demande. Létudiant est invité à enregistrer sa demande. Retour sur les écrans précédents si des modifications sont nécessaires.

20 Ecran 10 : Message de prise en compte de la demande Le texte du mail est paramétrable.

21 3.2. Comment quitter l'application ? Létudiant peut se déconnecter à tout moment

22 Ecran type interdit Lorsquun étudiant fait lobjet dun interdit (BU, paiement, sanction disciplinaire). Un message le lui signifie et il ne peut aller plus loin dans la saisie de sa demande.

23 Retour dans lespace étudiant une fois sa demande traitée. Létudiant peut visualiser sa demande, connaître son état en temps réel, (ré)imprimer sa demande. Lors de lémission dun avis, létudiant reçoit parallèlement un mail len informant.

24 IV) Utilisation de l'application : côté gestionnaire

25 Deux profils de gestionnaires sont définis : un type « super gestionnaire » et un type « gestionnaire » Le « super gestionnaire » a en charge le paramétrage des campagnes et peut intervenir directement en modification sur les demandes des étudiants. Il peut y avoir plusieurs «supers gestionnaires». Le « gestionnaire » a en charge le traitement des demandes. Il peut y avoir plusieurs «gestionnaires».

26 4.1. Comment paramétrer l'application ? Attention ! Ces paramétrages ne peuvent être effectués que par un gestionnaire habilité : profil « super gestionnaire ». Démarrer une campagne : initialisation de l'année Insérer les coordonnées de l'établissement et les signatures Saisir lannée et le code sise Associé (ex : 2012, L) Saisir les coordonnées de létablissement et le nom et qualité du signataire du visa. Télécharger le fichier signature (format jpg ou gif)

27 4.2. Comment consulter et traiter une demande ? Le gestionnaire voit en temps réel les demandes des étudiants.

28 Seul le super gestionnaire peut supprimer une demande. Le formulaire de demande de transfert est imprimable à tout moment. Le gestionnaire doit saisir un avis.

29 Saisie et enregistrement de lavis

30 Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas dune demande de transfert départ pour une université non partenaire

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32 Le statut de la demande a changé : Cadenas rouge : demande traitée. Enveloppe «bleue » : dossier non transmis car université non partenaire.

33 Visualisation des informations sur les traitements effectués par le gestionnaire : cas dune demande de transfert départ pour une université partenaire

34 4.3. Comment utiliser la fonction statistiques ? Les trois demandes de transfert ont été traitées (cadenas rouge). Le « camenbert » indique cette répartition. Génération dun état excel retraçant les demandes.

35 Génération un fichier excel retraçant les demandes.

36 4.3. Comment consulter les demandes darrivée ? Affichage des demandes darrivée. Affichage des données « étudiant »

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38 Version en date du 30 mai 2012


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