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Séminaire de présentation 22 mai 2008. S é m i n a i r e 2 LAgence de Mutualisation des Universités et des Etablissements.

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1 Séminaire de présentation 22 mai 2008

2 S é m i n a i r e 2 LAgence de Mutualisation des Universités et des Etablissements

3 S é m i n a i r e 3 Quelques chiffres LAMUE : un Groupement dIntérêt Public (GIP) 2 tutelles : MEN & MINEFI 157 membres adhérents dont 48 établissements denseignement supérieur et Grandes Ecoles 132 collaborateurs 2 implantations géographiques : Paris et Montpellier

4 S é m i n a i r e 4 Une organisation MISSION INTERNET ET COMMUNICATION DÉPARTEMENT ÉDITION INTEGRATION DÉPARTEMENT SERVICES DIRECTION AGENCE COMPTABLE MISSION SYSTEME DINFORMATION DÉPARTEMENT DE LADMINISTRATION GENERALE SERVICE DES RESSOURCES INFORMATIQUES SERVICE LOGISTIQUE Activités dédition - dintégration Activités dexpertises à lélaboration doutils dans les établissements Expertises fonctionnelle / technique / métier Études techniques accompagnement métiers : Veille métiers Formation / sensibilisation / expertise / capitalisation dexpérience accompagnement produits : Implantation / assistance / formation Urbanisme : cadre de cohérence préconisations / certifications mission CRIIL MISSION RELATIONS AVEC LES ETABLISSMENTS

5 S é m i n a i r e 5 Une démarche : la mutualisation Une réponse collective plus pertinente et moins couteuse pour : enrichir les outils informatiques par la mise en commun de réflexions favoriser les échanges entre acteurs valoriser les réalisations innovantes capitaliser les expériences Des domaines de mutualisation : finance, comptabilité scolarité, formation, vie de létudiant ressources humaines pilotage recherche patrimoine Un comité de mutualisation

6 S é m i n a i r e 6 Mutualiser, cest Un choix libre adhésion des établissements par décision de leur conseil d'administration Un processus un financement.. crédits mutualisés : subvention, cotisations lacquisition de produits et de services en bénéficiant de leffet « nombre » : licences, RAM Des bénéfices force collective profiter de lexpérience de la communauté être accompagné dans ses projets participer au lancement de nouvelles orientations

7 S é m i n a i r e 7 Un contrat Edition, mutualisation et intégration de logiciels NABUCO – GFC (Remplacé par SIFAC)105 établissements SIFAC - gestion financière et comptable8 établissements APOGEE – gestion des formations et de la scolarité 86 établissements HARPEGE – gestion des personnels 89 établissements ASTRE – gestion de la paie 78 établissements GERICO – gestion financière et comptable des IUFM30 établissements ENTREPOT – entrepôt de données pour le pilotage 23 établissements GRAAL – gestion de la recherche11+11 établissements Services aux établissements Animation de réseaux et de formation Accompagnement à lexploitation des logiciels de gestion Expertises, méthodologie, métiers, organisations

8 S é m i n a i r e 8 Une organisation par métier Des équipes expertes par domaine de gestion (Département services) Finances Ressources humaines Formation et vie de létudiant Pilotage et formation des équipes dirigeantes Patrimoine Marchés Publics Des comités de domaine

9 S é m i n a i r e 9 Une organisation par produit Scolarité, Finances, RH, Paye Des équipes Produits (Département Edition / Intégration) Des équipes accompagnement par produit (Département services) Des marchés de TMA (Tierce Maintenance Applicative)

10 S é m i n a i r e 10 Un programme dactions 2008 Axe 1 : Accompagner les établissements vers des libertés et des responsabilités renforcées Axe 2 : Appuyer la mise en place des ENT et une démarche de construction du système dinformation Axe 3 : Renouveler et enrichir loffre logicielle

11 S é m i n a i r e 11 1 Le contrôle de gestion et le pilotage 2 La gestion financière 3 La gestion des ressources humaines 4 La gestion de limmobilier 5 La formation, la vie de létudiant 6 Le pilotage de la recherche Les domaines dintervention

12 S é m i n a i r e 12 Plus de 10 années de travail en commun avec les établissements font d Harpège : Loutil de GRH de lenseignement supérieur le plus largement utilisé avec 89 établissements équipés, Loutil de pilotage des compétences et des personnels de lenseignement supérieur, Loutil qui intègre les exigences statutaires et réglementaires, Un outil évolutif, intuitif et documenté, Un outil qui a vocation à devenir le référentiel des personnels de létablissement. Har monisation de la Ge stion des Pe rsonnels

13 S é m i n a i r e Démonstration

14 S é m i n a i r e 14 Schéma fonctionnel

15 S é m i n a i r e 15 Champ couvert : description de lorganisation de létablissement, permettant lobservation de la répartition des postes et de laffectation des personnes dans les structures définies. Le niveau de découpage dépend de lorganisation de létablissement et des choix en matière de pilotage. Saisie des structures et de leurs liens, Saisie des implantations et des adresses, Saisie des locaux et leurs liens avec les structures, Saisie des liens entre les agents et les locaux. Domaine structures

16 S é m i n a i r e UNE ARBORESCENCE A N NIVEAUX Établissement Composante UFR A Composante IUT Structure labo b1 Structure départ. a1 Structure labo b2 Structure labo a1 niveau 1 niveau 2 niveau 3 niveau 4 Service du personnel Composante UFR B Services centraux Structures : exemple

17 S é m i n a i r e 17 Structures : impact STRUCTURES (Hébergés) Structure de travail (et local) Structure dattribution (B. État) Structure de localisation Structure daffectation (et local) Individu Poste Emploi Agent Occupation / Affectation Structure (RNE) de délégation demploi

18 S é m i n a i r e 18 Champ couvert : les informations de base à connaître sur tout individu qui intervient dans létablissement à quelque titre que ce soit Informations détat civil Coordonnées Téléphones professionnels, mail Diplômes Domaine individu

19 S é m i n a i r e 19 Domaine individu

20 S é m i n a i r e 20 Champ couvert : les informations de base nécessaires à la gestion des fonctionnaires et des contractuels NUMEN pour les fonctionnaires, Situation familiale, Situation militaire, Enfants à charges et droits, Données bancaires, Données INSEE Autorisation de travail Domaine agent

21 S é m i n a i r e 21 Domaine agent

22 S é m i n a i r e 22 Champ couvert : historique des situations statutaires des fonctionnaires ou assimilés, permettant notamment de déterminer les bases de leur rémunération, les droits à congés et à avancement... Enregistrement de la carrière (corps, grades et échelons successifs) Passé hors Education Nationale NBI, notation Gestion des changements déchelon et de chevron Edition des arrêtés de recrutement et davancement (si gestion déconcentrée) Domaine carrière

23 S é m i n a i r e 23 Domaine carrière

24 S é m i n a i r e 24 Champ couvert : historique des positions statutaires des fonctionnaires Enregistrement des positions statutaires et des établissements daffectation des fonctionnaires Enregistrement des départs Domaine position

25 S é m i n a i r e 25 Domaine position

26 S é m i n a i r e 26 Champ couvert : toutes les informations liées au contrat des non-titulaires, qui déterminent leurs conditions de présence dans létablissement et leur rémunération. Saisie des contrats et des avenants Edition de certains contrats Ces informations sont gérées suivant une typologie des contrats en vigueur. Domaine contrat

27 S é m i n a i r e 27 Domaine contrat

28 S é m i n a i r e 28 Champ couvert : toutes les informations sur les moyens de létablissement Enregistrement des mesures de délégation Gestion des postes sur budget Etat Gestion des postes sur budget propre Budget propre de létablissement Dotation établissement (ex chapitre 31-96) Gestion des postes sur rompus Domaine emplois/postes

29 S é m i n a i r e 29 Harpège permet de gérer les délégations dans les formats : Chapitre-Article pour les délégations demploi antérieures à la mise en œuvre de la LOLF Programme-Titre pour les délégations demploi au format LOLF Domaine emplois/postes

30 S é m i n a i r e 30 Domaine emplois/postes

31 S é m i n a i r e 31 Champ couvert : lien sur une période donnée entre les agents et les postes, et liens entre loccupation dun poste par un agent et les structures de létablissement. Saisie des occupations/affectations Affectation avec occupation Affectation sans occupation Saisie des affectations principales Saisie de affectation recherche Domaine occupation/affectation

32 S é m i n a i r e 32 Domaine occupation/affectation

33 S é m i n a i r e 33 Domaine occupation/affectation

34 S é m i n a i r e 34 Champ couvert : La plupart des congés : Congés sécurité sociale, Congés spécifiques (stagiaires, non titulaires), Autres congés... Remarque : tous les congés ne sont pas gérés Les modalités de service Production de certains arrêtés de congés et de modalités de service (gestion déconcentrée) Domaine absences, congés, modalités de service

35 S é m i n a i r e 35 Domaine absences, congés, modalités de service

36 S é m i n a i r e 36 Domaine absences, congés, modalités de service

37 S é m i n a i r e 37 Champ couvert : Production des listes électorales par collège, par composante élective ou par bureau de vote pour 13 types dinstance : Nationales Locales Professionnelles Ou propres à létablissement Domaine listes électorales

38 S é m i n a i r e 38 Domaine listes électorales

39 S é m i n a i r e 39 Domaine listes électorales

40 S é m i n a i r e 40 Champ couvert : gestion des campagnes de promouvabilité. Permet de prendre en charge deux aspects : Les aspect organisationnels : aide à la gestion de la procédure pour la partie propre à létablissement (la procédure étape par étape ; la répartition des rôles ; le phasage de chacune des étapes dans un calendrier) Lesaspects fonctionnels : aide à la constitution des listes de promouvables dans le respect des critères de promouvabilité, au calcul des anciennetés ; édition des listes, du dossier agent, etc... Domaine promouvabilités

41 S é m i n a i r e 41 Un domaine transversal pour décrire : Les activités des agents au travers de : fiches d'activité (domaine Individu) destination des activités (domaine Individu) Les besoins de létablissement au travers de : fiches de poste (domaine Poste) Les responsabilités structurelles (domaine Structures) Les fonctions électives et nominatives (domaine Fonctions électives et nominatives) Le paramétrage et la nomenclature des fonctions (domaine Nomenclature). Domaine fonctions

42 S é m i n a i r e 42 Domaine fonctions

43 S é m i n a i r e 43 Domaine fonctions

44 S é m i n a i r e 44 Domaine fonctions

45 S é m i n a i r e 45 Harpège simplifie le traitement des dossiers dans le cadre des mutations de personnel : En effet, un outil de transfert du dossier dun agent dun établissement à un autre (état civil, adresses, situation familiale, références bancaires, carrière, positions, contrats…) est intégré à lapplication. Transferts de dossiers

46 S é m i n a i r e 46 Objectifs : Valider et fiabiliser un univers de référence accompagné de quelques exemples de restitutions Sappuyer sur un outil déjà largement répandu et utilisé dans les établissements Faciliter lexploitation des informations Univers BO

47 S é m i n a i r e 47 Univers BO Lunivers BO/Harpège permet à un utilisateur non informaticien de manipuler des objets de la base de données en vue de produire et exploiter des requêtes à des fins de gestion ou de pilotage

48 S é m i n a i r e 48 2 interfaces paie : Sur ressources propres (livrée) Sur budget état (en chantier) Poursuivent le même objectif : Limiter les doubles saisies Fiabiliser le système d'information Interfaces

49 S é m i n a i r e 49 Interface harpège – Objectif : extraire d'Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget propre pour les transférer dans l'application de paye de l'établissement Interfaces Harpège Astre Gestion administrative Gestion de la paye Fichier déchange Compte-rendu

50 S é m i n a i r e 50 Interfaces Interface harpège – Implique une phase préalable de rapprochement des données Un paramétrage permet à chaque établissement de définir le niveau de synchronisation quil souhaite mettre en œuvre (état civil, carrière, contrat, congés et modalités de service) Automatisation en cours délaboration

51 S é m i n a i r e 51 Interface harpège – Paie État Objectif : traiter dans Harpège les informations administratives nécessaires à l'élaboration de la paye des agents rémunérés sur budget État pour les mettre au format 'GEST' attendu par l'aplication de paie des Trésoreries générales Principes de fonctionnement : génération automatique des mouvements induits par les données de la situation administrative possibilité d'intégration de données externes (listes de primes par exemple) constitution et envoi du fichier GEST et intégration du fichier retour Interfaces

52 S é m i n a i r e 52 Interfaces Sans interface Avec interface

53 S é m i n a i r e 53 Interfaces Interface harpège – Paie État Calendrier : Phase de conception générale et détaillée menée avec un groupe de travail rassemblant des établissements sur 2006/2007 Interruption des travaux de développement pendant 1 an pour cause de contentieux Reprise des travaux de conception de l'interface et des développements par le prestataire en mars 2008 Livraison de linterface à lAMUE : fin été 2008 Tests internes : septembre-octobre 2008 Formation des sites pilotes : novembre 2008 Mise en production sites pilotes : double paie (Girafe ou Winpaie ET Harpège) en janvier et février 2009 sur les paies de février et mars. Généralisation à l'issue

54 S é m i n a i r e 54 Pensions Objectif : permettre la récupération des données RH devant alimenter le CIR (Compte Individuel Retraite) pour la campagne Droit à l'Information sur la Retraite étapes certification des identités des fonctionnaires alimentation du CIR avec les données de carrière Livraison de l'interface avec l'application du service des pensions dans le cadre de la mise en œuvre du CIR : en juin pour létape de certification en juillet pour létape dalimentation Interfaces

55 S é m i n a i r e 55 Permettent d'utiliser les données d'Harpège : Dans des applictions externes, y compris ENT En s'extrayant du shéma de données Harpège Connecteurs

56 S é m i n a i r e 56 Migration vers la version 10gAS d'Oracle pour la mise en œuvre d'une version "webisée" dharpège : architecture technique de type n-tiers insertion dans les E.N.T. (S.S.O. - Single Sign-On - permet aux utilisateurs daccéder à lensemble des applications dun SI en ne sauthentifiant quune seule fois) livraison mai 2008 Evolutions technologiques

57 S é m i n a i r e Gestion de projet

58 S é m i n a i r e 58 5 axes Organisation Formation Pilotage Technique Reprise des données

59 S é m i n a i r e 59 Pilotage La stratégie La mise en place des équipes La communication Le suivi du projet Lassistance La constitution du dossier CNIL

60 S é m i n a i r e 60 Organisation La définition des structures Harpège La définition des implantations et des locaux La définition des habilitations ou des accès Le paramétrage de loutil

61 S é m i n a i r e 61 Reprise des données Diagnostic de lexistant étude des modèles de données d Harpège et comparaison avec : le contenu du dossier papier les modèles de données de lapplication locale Choix de la stratégie de reprise manuelle informatique ou migration de données Mise en place des ressources

62 S é m i n a i r e 62 Formations 3 types de formation proposées par lAMUE Paramétrage Technique Fonctionnelles : gestion individuelle, gestion collective formation de formateurs plan de reformation à prévoir en interne

63 S é m i n a i r e 63 Technique Préparation de linstallation d harpège cf. cahier des charges dimplantation Administration installation des bases de production, de test, de formation, sauvegarde, rafraîchissement des bases, sécurité... Exploitation des outils de migration informatique

64 S é m i n a i r e 64 Accompagnement Létablissement est responsable de la mise en œuvre du projet. LAMUE laccompagne dans sa réalisation : Un consultant dédié, chargé de vous aider et vous accompagner tout au long des différentes phases du projet (implantation, mise en exploitation). Interlocuteur de léquipe projet Effectue régulièrement des points davancement avec le chef de projet.

65 S é m i n a i r e 65 A lissue de la phase dimplantation, létablissement passe en exploitation Désignation de correspondants fonctionnels et techniques chargés de : lassistance en lien avec lAMUE la maintenance (livraisons versions) Assistance à distance avec dépôt de fiches par le web (cf charte assistance sur lEspace des produits) Accompagnement

66 S é m i n a i r e 66 Contacts et services Sophie Andriam Yann Dijoux Christine Vié-Delannoy

67 S é m i n a i r e 67 Documentation Arborescence de la documentation Harpège

68 S é m i n a i r e 68 pour retrouver les informations sur le produit

69 S é m i n a i r e Chantier Transverse

70 S é m i n a i r e 70 POEMS Enjeux quantitatifs : maîtriser le pilotage de la masse salariale maîtriser le pilotage des emplois qualitatifs : renforcer la politique de recrutement, dattractivité, indemnitaire et dintéressement renforcer le dialogue de gestion interne et externe

71 S é m i n a i r e 71 POEMS Architecture Fonctionnelle de loutil

72 S é m i n a i r e 72 POEMS Fonctionnalités de loutil : Suivre et prévoir la masse salariale dans ses différentes composantes Sappuie sur les données réelles de la paye sans ordonnancement préalable (PSOP) 2 modules au cœur de loutil : Le module suivi annuel permet dopérer une projection annuelle de la masse salariale et den faire le suivi Le module budgétisation permet de budgéter la masse salariale de lannée suivante en se fondant notamment sur un schéma demploi prévisionnel 2 modules complémentaires : La Simulation Les Tableaux de bord

73 S é m i n a i r e 73 POEMS Gestion de projet : 4 sites pilotes : Montpellier 1, Poitiers, Strasbourg et Paris 6 Périmètre : Adéquation des fonctionnalités de loutil aux besoins spécifiques des universités Capacité dévolution de loutil pour répondre à des besoins dadaptations ou nouvelles contraintes Modalité de mise en œuvre et de suivi de loutil à partir de sa mise en exploitation Possibilité dalimentation de loutil à partir des données de paie extraites du produit ASTRE

74 S é m i n a i r e 74 POEMS Dates importantes : Visites en cours des sites pilotes Bilan de lexpérimentation prévu le 26 mai 2008 Séminaire de présentation à lensemble de la communauté début juillet 2008 à Paris Sessions de formations prévues pour le mois de septembre 2008

75 S é m i n a i r e 75 POEMS documentation-et-formation-new.html

76 S é m i n a i r e 76 Merci de votre attention


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