TENUE DE LIVRE Directives d’utilisation présentées

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1 TENUE DE LIVRE Directives d’utilisation présentées
à l’Assemblée Générale Annuelle 2-3-4 octobre 2009 Tenue de livre vr 2 - DQ

2 Ces directives vous permettront d’utiliser plus facilement le programme de tenue de livre pour une succursale maintenant utilisé par l’ensemble des succursales de la division du Québec de la Ligue Navale. Le programme est utilisé avec Microsoft Office Excell 2003

3 Compléter les informations générales
PREMIÈRE PARTIE Compléter les informations générales

4 SECTION 1 Identification
Donner les informations indiquées; nom de la succursale, le ou les corps, l’adresse postale du corps de cadets et l’année financière

5 Adresse personnelle du président
SECTION 2 Président 2ìeme numéro Adresse personnelle du président

6 Nom et numéro de téléphone
SECTION 3 Exécutif Nom et numéro de téléphone

7 SECTION 4 Membres INDIVIDUEL: Toute personne de bonne réputation qui verse une cotisation annuelle à la succursale

8 SECTION 4 Suite des catégories
ASSOCIÉ: Les officiers CIC, les officiers de la Ligue Navale, les civils et les instructeurs de cadets sans droit de vote et n'ont pas à payer de frais. CADET: Cadets de la Marine et de la ligue Navale HONORAIRE ET VIE: Membres qui ont 25 ans de service, qui ont occupé le poste de président national ou nommer par le conseil National.

9 SECTION 5 et 6 État des revenus et dépenses – La valeur se calcule automatiquement pour l’année Immobilisations et biens fonciers – Ventiler les biens possédés comme terrain, bâtiment, instruments de musique, bateaux ou autres.

10 SECTION 7 Confirmation

11 DEUXIÈME PARTIE Journal des revenus

12 Journal des revenus L’impression est sur une feuille de format légal
Prévision budgétaire sur la première ligne Inscrire le solde bancaire de l’année précédente

13 Journal des revenus Type de revenus
ACTIVITÉS DE FINANCEMENT REMBOURSEMENTS MDN CARTES DE MEMBRES DONS REVENUS DE PLACEMENTS / INTÉRÊTS DIVERS

14 Journal des revenus Dépôts bancaires
La somme peut être divisée entre les comptes.

15 Journal des revenus Entrée confirmée
Le solde de la colonne sera à zéro si la somme entière du dépôt a été enregistrée aux revenus

16 Journal des revenus Totaux

17 TROISIÈME PARTIE Journal des dépenses

18 ACTIVITÉS DE FINANCEMENT COTISATION DIVISION ET AGA
Journal des dépenses Type de dépenses ACTIVITÉS DE FINANCEMENT COTISATION DIVISION ET AGA HÉBERGEMENT. TÉLÉPHONE ET INTERNET PAPETERIE ET FRAIS DE POSTE ENTRETIEN / ADMINISTRATION. FRAIS BANCAIRE ACTIVITÉS DES CADETS MUSIQUE UNIFORMES CADETS DIVERS. TAXES EQUIPEMENTS SPORTIF RECRUTEMENT FACULTATIF

19 Inscrire la dépenses en séparant les taxes
Journal des dépenses Inscrire la dépenses en séparant les taxes

20 Journal des dépenses Retraits bancaires
Indiquez le montant du chèque. Le solde de la colonne CONFIRMEZ sera à zéro

21 Journal des dépenses Comptes Facultatifs
Les comptes facultatifs s’additionne ensemble sur l’état des revenus et dépenses.

22 Journal des dépenses Avance
1 - Enregistrez le chèque dans la colonne “ Retrait Bancaire ” et dans le compte de dépenses “ Avance ” (facultatif)

23 Journal des dépenses Avance
2 – Lorsque que la facture est reçue l’enregistrez dans le compte approprié et l’avance en négatif

24 Journal des dépenses Avance
3 – Entrez la différence dans la colonne retraits bancaires en négatif (-) et dans la colonne “ Avance ”

25 CONCILIATION BANCAIRE
QUATRIÈME PARTIE CONCILIATION BANCAIRE

26 CONCILIATION BANCAIRE
C'est comparer le solde aux livres avec celui de l’institution financière La différence entre les soldes provient notamment des chèques et/ou des dépôts en circulation

27 CONCILIATION BANCAIRE
À l’aide du relevé bancaire indiquez le solde et les effets non encaissés

28 CONCILIATION BANCAIRE
Le solde aux livres et la ventilation du compte bancaire doit être égal.

29 ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES
CINQUIÈME PARTIE ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES

30 ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES
L’écart représente la différence entre la somme budgétisée et le revenu ou la dépense réelle.

31 ÉTAT DES RESULTATS ET DÉPENSES
Le solde représente l’argent qui vous reste

32 PRODUCTION ET IMPRESSION
SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION Les journaux des revenus et des dépenses s’impriment sur des feuilles de format légal L’information générale, la conciliation et l’état des résultats s’impriment sur des feuilles de format lettre

33 PRODUCTION ET IMPRESSION
SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION

34 PRODUCTION ET IMPRESSION
SIXIÈME PARTIE PRODUCTION ET IMPRESSION En vertu de nos règlements (LN-8 & LN-18) les documents suivants doivent être acheminés au bureau de la Division pour le 15 octobre 2009. L'avis de convocation de l'assemblée générale annuelle L'agenda (Ordre du jour) de l'assemblée générale annuelle. Le procès-verbal de l'AGA 2009 Le calendrier annuel des activités Les états financiers pour l’année Les prévisions budgétaires pour l'année La liste des membres du comité élu Les documents LN (101) La liste d'inventaire complète et à jour des biens Le fichier Excel de la LN par courriel

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