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M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED Logiciel de gestion de laide européenne 2 versions selon les besoins de lutilisateur:

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1 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED Logiciel de gestion de laide européenne 2 versions selon les besoins de lutilisateur: –SARA FED ON pour lOrdonnateur National et le gestionnaire de contrats (engagements spécifiques). –SARA FED DP pour les projets travaillant sous Devis Programme (voir diaporama séparé). Dans les deux versions, SARA permet la tenue dune comptabilité conforme au Guide Pratique et prépare les rapports demandés par la Commission Européenne. SARA FED

2 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Histoire Depuis le 1er Guide pratique (Fév. 2004), M.D.2.I. a développé SARA, un logiciel de comptabilité budgétaire en partie double qui y est adapté. De nouvelles fonctions ont été progressivement ajoutées: Pour les Devis Programmes: –Préparation des mémoires de dépenses (Annexes 9 & 10), –Gestion multidevises, –Suivi des comptes fournisseurs, des inventaires et des IOV, –Suivi des dépenses par zone géographique et par agent, –Calcul automatique de la TVA, –Paiement par chèque (même à imputation multiple) –Paiement par justification davance. –Saisie décentralisée des dépenses, –Gestion des subvention (aux ONGs) Histoire

3 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Histoire (2) Pour les ON et la gestion des contrats: –Gestion des engagements spécifiques Saisie des contrats Prévision de facturation avec calcul automatique de lavance de démarrage, de son remboursement et des retenues de garantie Emission des factures et des Ops Gestion des contrats de subvention –Preparation du tableau de bord de lAide Européenne (par projet,par PIN). Histoire

4 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED ON & DP Un projet peut utiliser SARA FED DP même si lON nutilise pas SARA FED ON A linverse, lON peut utiliser SARA FED ON pour préparer les tableaux de bord de lAide Européenne et gérer les engagements spécifiques et les DPs, même si les projets nutilisent pas SARA FED DP Les décaissements peuvent être validés soit par le projet, soit au niveau de lON, ou ne pas être validés du tout dans le logiciel. Il y a une procédure spéciale pour les pièces rejetées ou non validées. SARA FED ON et DP

5 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED DP Pour les Devis Programmes financés par le FED Et la constitution des dossiers de mémoires de dépenses Conformément aux procédures de la dernière version du Guide Pratique. SARA FED ON et DP

6 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED ON Pour la gestion EN PLUS des engagements spécifiques (contrats de service, fournitures & travaux et contrats de subvention) –Conformément au Guide Pratique. Pour les cellules dappui à lON –Tableaux de bord de laide Européenne – Préparation des OP, OP0 et OR –Clôture des engagements financiers & des conventions SARA FED ON ET DP

7 1.SARA FED ON est pleinement compatible avec SARA FED DP et peut être utilisé également pour la gestion des Devis Programmes. 2.Les subventions peuvent être gérées avec SARA FED DP si elles sont accordées dans le cadre dun Devis Programme ou séparément avec SARA ON dans le cas inverse. M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SARA FED ON Gestion des Engagements spécifiques (Contrats de service, fournitures et travaux; contrats de subvention) ENGAGEMENTS SPECIFIQUES

8 Lengagement financier individuel Le contrat Lavance de démarrage Les factures du fournisseur –Valeur brute –Remboursement de lavance de démarrage –Retenues de garantie –Valeur nette Remboursement de la retenue de garantie Coûts à remboursement Emission des Ordres de Paiements M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique CONTRATS DE SERVICES, DE FOURNITURES ET DE TRAVAUX ENGAGEMENTS SPECIFIQUES

9 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Structure des données ENGAGEMENTS SPECIFIQUES Dans un Projet, On crée un Engagement Financier Individuel Puis le contrat unique qui y correspond. Les lignes de devis du contrat apparaissent en dessous dans la dernière sous fenêtre. La structure des données est affichée dans la fenêtre principale durant toute la sessis de travail.

10 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique CONTRATS DE SERVICES, DE FOURNITURE ET DE TRAVAUX LE CONTRAT (signalétique) LE CONTRAT 1.4 onglets (cette diapo et les suivantes) 2.Le montant du contrat peut être légèrement différent de celui de lEngagement Financier Individuel. 3.Mais la monnaie est toujours la même. 4.Le fournisseur est choisi dans la liste déroulante.

11 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique LE CONTRAT Le montant du contrat est divisé en postes budgétaires - rattachés à un article du plan financier. - défini en Quant./ Un./ Prix Un/Prix Total. Lutilisateur prévoit les factures qui seront émises conformément au contrat: date, libellé, montant. Il peut le faire pour toute la durée du contrat, pour une partie ou au fur et à mesure de leur émission. Les valeurs brutes et nettes des factures sont calculées par le logiciel. Les contrats de subvention sont gérés selon leur procédure propre.

12 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique LES ORDRES DE PAIEMENTS AVANCE DE DEMARRAGE 1.Le montant proposé de lavance de démarrage et la valeur nette des factures payées sont calculés par le logiciel 2. LOP peut être imprimé en format EXCEL ou prévisualisé. 3. Un transmis peut être imprimé automatiquement

13 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique FACTURATION

14 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique ETATS DE SORTIE Maintenant la carte marché peut être imprimée

15 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Les états de sortie FACTURATION Journal des OP Suivi de la facturation Suivi des avances /retenues de garantie Suivi en Quantité, et en valeur.

16 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique ETATS DE SORTIE JOURNAL DES OP

17 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique ETATS DE SORTIE SUIVI DE LA FACTURATION Notez que les remboursables napparaissent pas ici, mais seulement la valeur brute des factures et les retenues diverses.

18 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique ETATS DE SORTIE SUIVI DES AVANCES ET RETENUES DE GARANTIE

19 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique ETATS DE SORTIE SUIVI BUDGETAIRE EN QUANTITE ET EN VALEUR

20 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique CLOTURE DES ENGAGEMENTS Quand la clôture est acceptée (si les conditions sont remplies), il nest plus possible de changer quoi que ce soit dans les données relatives à cet EF. Mais la clôture est réversible. Si tous les EF sont clôturés, il est possible de clôturer également le projet tout entier. CLOTURE DES ENGAGEMENTS

21 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Tableaux de bord (états récapitulatifs tous projets) Plusieurs projets suivis sur lordinateur Plusieur projets suivis sur lordinateur, avec le détail par Engagement financier Tous les OP émis sur lordinateur Tous ces états récapitulatifs en EUR TABLEAUX DE BORD

22 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique TABLEAU DE BORD

23 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique TABLEAUX DE BORD

24 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Tableaux de bord (un seul projet) Suivi du plan financier de la Convention (tous engagements financiers individuels) Plan financier de la Convention par engagement financier individuel Dépenses par engagement financier individuel. Ces deux derniers états présentés en EUR et dans la monnaie de lEngagement financier individuel. TABLEAUX DE BORD

25 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique SUIVI SYNTHETIQUE DUN PROJET Engagements financiers individuels et contrats signés et dépenses totales par article du plan financier TABLEAUX DE BORD

26 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Budget des Engagements financiers Individuels dun projet, par poste du plan financier. TABLEAUX DE BORD

27 M.D.2.I. M anagement, D éveloppement I nternational & I nformatique Dépenses des Engagements financiers Individuels dun projet, par poste du plan financier. TABLEAUX DE BORD


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