La cartographie et la taxonomie des fonctions fédérales Présentation session d’info MOD65sexies Lisa Lettens SPFP&O 11 avril 2013.

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1 La cartographie et la taxonomie des fonctions fédérales Présentation session d’info MOD65sexies Lisa Lettens SPFP&O 11 avril 2013

2 Ordre du jour Le contexte fédéral La taxonomie des fonctions fédérale  Objectif  Fondements  La taxonomie des fonctions fédérales  Les nouvelles familles de fonctions (et catégories de métiers)  Fonctions exemplatives  Timing et suite du trajet Description des services Critères de sélection Critères d’attribution

3 Contexte fédéral

4 Portail administration belge: www.belgium.be Portail fédéral: www.fedweb.belgium.be Cartographie fédérale: www.federalecartografie.be Réglementation: Pondération de fonctions: arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'Etat Résultats de classification: arrêté royal du 20 décembre 2007 portant la classification des fonctions de niveau A

5 Niveau A Niveaux B, C et D  Nombre de grades équivalents par niveau  Familles de fonctions  Gestion décentralisée par les organisations fédérales  Introduction de la classification des fonctions: 5 classes  17 filières de métiers ou domaines d’expertise  Descriptions de fonction  Gestion centrale par le SPF P&O 5

6 Les 12 rubriques d’une description de fonction  Rubrique 1 Données d'identification de la fonction  Rubrique 2 Raison d'être de la fonction  Rubrique 3 Finalités (selon leur priorité)  Rubrique 4 Eléments de réseau  Rubrique 5 Organigramme  Rubrique 6 Positionnement  Rubrique 7 Autonomie  Rubrique 8 Impact  Rubrique 9 Expertise technique  Rubrique 10 Innovation  Rubrique 11 Profil de compétences génériques  Rubrique 12 Contexte spécifique de la fonction 6

7 Description de poste Description de fonction + Formation Descriptions de fonction QuoiPourquoiQuoiPourquoi  CommentComment  OùCombien…OùCombien…  Profil de fonction Profil de compétences Contexte de la fonction 7

8 La taxonomie fédérale Objectif Fondements La taxonomie des fonctions fédérales

9 Pas de classification des fonctions Un nombre de grades équivalents par niveau Familles de fonctions (24 niveau B, 26 niveau C, 16 niveau D) Descriptions de fonction de préférence selon le modèle des 12 rubriques Gestion décentralisée par les organisations fédérales Pas de publication, ni dans un AR, ni sur la cartographie fédérale Niveaux B, C et D – Situation actuelle

10 Un cadre clair et convivial qui offre un repère aux organisations fédérales lors de l’élaboration et l’application de descriptions de fonction des niveaux B, C et D selon une méthodologie qui se rattache le plus possible au niveau A Objectif de la taxonomie

11 Les familles de fonctions actuelles : Ont été introduites en 2002 (niveaux B en C) et en 2005 (niveau D) Afin de créer la transparence et la cohérence parmi la multitude de fonctions de l’administration fédérale Peuvent servir de base pour la création de descriptions de fonction concrètes Déterminent le choix de la formation certifiée Présentent des défauts importants Fondement familles de fonctions

12 Révision en profondeur des familles de fonctions : Approche sur base des processus Approche générique Concrétisation à l’aide de fonctions exemplatives Proposition familles de fonctions

13 Définition : Une catégorie de métiers est un groupe de fonctions relevant d’un domaine d’expertise et de connaissances déterminé (par exemple fiscalité, personnel et organisation, communication et information,…) Les compétences techniques requises pour la fonction constituent le point de départ Les catégories de métiers servent déjà actuellement :  Filières de métiers au niveau A  Catégories professionnelles de base regroupant les compétences techniques Fondement catégories de métiers

14 Les catégories de métiers constituent un critère clair de structure, dont les délimitations n’ont été qu’exceptionnellement remises en question Les catégories de métiers couvrent l’éventail entier des activités dans l’administration fédérale  Catégories de métiers pour tous les niveaux Revoir les définitions lorsque ceci est nécessaire (à l’heure actuelle, elles correspondent principalement aux spécificités du niveau A) Le résultat final consiste en une approche technique combinée avec une approche en fonction des processus Proposition catégories de métiers

15 Definition : Mesurer la valeur ajoutée des fonctions par rapport à la réalisation des objectifs de l'organisation Analyser et évaluer cette valeur ajoutée de façon comparative en se référant à des critères bien étayés et compréhensibles La fonction est évaluée, et pas le titulaire de celle-ci Niveau A : méthode analytique COMPAS 5+1 Fondement pondération de fonctions

16 Structure de 5 classes dans le niveau A : Ces classes ont été introduites par l’arrêté royal du 4 août 2004 classepoids minimal Poids maximal % ampleur A1 25031225% A2 31338523% A3 38646520% A4 46656020% A5 561729 of hoger30% Fondement pondération de fonctions

17 Un échantillon de 40 fonctions des niveaux B, C et D a été pondéré (SPF P&O et Hudson)  Répartition logique des fonctions sur trois niveaux: poids minimal poids maximal % ampleur 7411352,70 % 11416847,37 % 16924947,34 % Fondement pondération de fonctions

18 Un cadre basé sur la pondération de fonctions pour les niveaux B, C, D : L’équité interne est garantie par la définition de la distinction entre les différents niveaux en termes de complexité et de responsabilités des fonctions Des parcours de carrière clairs à l’aide de critères distinctifs décrivant les différences entre les fonctions des niveaux B, C et D La cohérence entre d’une part l’approche des fonctions au niveau A et d’autre part aux niveaux B, C et D, est garantie Proposition pondération de fonctions

19 Un cadre basé sur la pondération de fonctions pour les niveaux B, C et D : MAIS : Pas d’approche exhaustive comme pour le niveau A Aucun changement par rapport aux carrières ou à la rémunération actuelles (+ conditions de recrutement) Gestion décentralisée des descriptions de fonction pour les niveaux B, C et D Pas de changement de niveau pour les membres du personnel sur la base du résultat de la pondération Pondération de fonctions

20 Structure matricielle générique avec: sur l’un des axes, les processus (= familles de fonctions remaniées) sur l’autre, les catégories de métiers illustrée au moyen de fonctions exemplatives liée à trois niveaux (B, C, D) Confronter cet ensemble à la pondération de fonction, de telle manière que les différences de poids entre les différentes fonctions soient liées de manière logique aux niveaux de poids des fonctions. La taxonomie des fonctions fédérales

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22 Triple objectif du projet : Revoir et restructurer les descriptions des familles de fonctions suivant une méthodologie basée sur une structure matricielle des catégories de métiers et des processus Lier ces familles de fonctions génériques et catégories de métiers à des fonctions exemplatives claires liées aux trois niveaux (B, C, D), qui illustrent la structure matricielle Confronter cet ensemble à la pondération de fonction de manière à ce que les différences de poids entre les niveaux (B, C et D) se reflètent dans les familles de fonctions et dans les fonctions exemplatives La taxonomie des fonctions fédérales

23 La taxonomie fédérale Les nouvelles familles de fonctions (et catégories de métiers) Fonctions exemplatives Timing et suite du trajet

24 Une famille de fonctions regroupe et décrit un ensemble de fonctions ayant un processus de travail comparable. Les différentes finalités décrivent les éléments ou étapes du processus. Les compétences génériques et techniques nécessaires à l’exercice des fonctions au sein de la famille peuvent différer. Une famille de fonctions est plus étendue et plus générique qu’une fonction. Définition famille de fonctions

25 Phase 1 – élaborer une première version de la taxonomie des fonctions sur la base du matériel existant Phase 2 – affiner la première version de la taxonomie des fonctions en groupe de travail interne (Selor, IFA, CM, Communication) Phase 3 – affiner la taxonomie des fonctions en groupe de travail externe (représentants des SPF, SPP et paras) Phase 4 – Affiner la taxonomie des fonctions sur la base de fonctions-tests  résultat positif Processus d’élaboration

26 gestionnaires de produits intervenants sécurité/hygiène coordinateurs gestionnaires de dossiers agents de support accompagnateurs développeurs techniciens analystes Les nouvelles familles de fonctions

27 Objectif : au moins 90 % des fonctions fédérales peuvent être attribuées aux familles de fonctions Dans la mesure du possible, la raison d’être et les finalités s’appliquent à chaque fonction au sein de la famille de fonctions La description de fonction complète sert de base pour l’attribution d’une fonction à une famille de fonctions (et pas uniquement le titre). Utilité de la famille de fonctions

28 Catégories de métiers Les définitions des catégories de métiers de base ont été étendues à tous les niveaux Point de départ = domaines professionnels du niveau A Confrontées à la liste actuelle des compétences techniques Première révision (du contenu) terminée : la version de base est disponible Deuxième révision prévue pour 2013  input des groupes de travail pour les CT  révision complète de formulation et structure  modifications relatives au contenu : aussi minimes possible

29 Les critères distinctifs sont liés au caractère propre de la famille :  ils diffèrent selon la famille de fonctions  ils doivent être lus en parallèle avec la famille Les critères distinctifs sont liés au poids de la fonction Logique hiérarchique : la définition du niveau inférieur est toujours incluse dans les niveaux supérieurs Les critères sont typiques et indicatifs pour ce qui est attendu d’un niveau spécifique. En réalité, une fonction peut néanmoins combiner des critères de deux niveaux Critères distinctifs

30 Une fonction exemplative est une fonction qui illustre une famille de fonctions et une catégorie de métiers et qui est attribuée à l’un des 3 niveaux Les fonctions exemplatives sont établies par les organisations fédérales Le contrôle de qualité est assuré par le SPF Personnel & Organisation Les fonctions exemplatives sont publiées sur la cartographie fédérale (sous réserve d’accord de l’organisation) Définition d’une fonction exemplative

31 Fonctions entrant en considération en tant que fonction exemplative : Typiques de l’organisation concernée Exercées par un nombre suffisamment grand de titulaires de fonction Reconnaissables par des externes à l’organisation Aussi un certain nombre de fonctions interdépartementales Quelles fonctions ?

32 Template de 11 rubriques – légèrement adapté Comprenant le profil de compétences génériques et techniques (timing spécifique) Organigramme clair Concis, clair et cohérent Neutre point de vue du genre Description de fonction en NL et en FR (timing spécifique pour la traduction) Contrôle de qualité effectué par le SPF P&O  description de fonction  profil de compétences génériques et techniques  traduction Exigences de qualité?

33 Phase 1 : Version de projet des familles de fonctions  délai : juin 2011 Phase 2 : Affinement des familles de fonctions et des catégories de métiers  délai : août 2012 Phase 3 : Collecte des fonctions exemplatives  délai : décembre 2013 Phase 4 : Attribution des fonctions exemplatives à une famille de fonctions, une catégorie de métiers et un niveau  délai : juin 2014 Timing projet

34 Phase 5 : Communication de la taxonomie des fonctions fédérales Phase 6 : Suivi du trajet  pas encore de délai prévu Timing projet

35 Attribution des fonctions exemplatives à une famille de fonctions, une catégorie de métiers et un niveau Confrontation des critères distinctifs via la pondération (par des experts du SPF P&O et Hudson) Éventuellement, affiner les descriptions des familles de fonctions, des catégories de métiers er des critères distinctifs Phase 4 : attribution des fonctions exemplatives

36 Description des services

37 Lot 1: l’établissement et l’utilisation des descriptions de (familles de) fonctions Support concernant l’identification, la consistance et la description de fonctions ou de familles de fonctions. Support du pouvoir adjudicateur pour l’élaboration d’une vision sur des projets de fond relatifs à l’établissement et à l’utilisation des descriptions de (familles de) fonctions, mais également pour le développement conceptuel de ces projets (adapté à l’organisation concernée). Support du pouvoir adjudicateur concernant les aspects « projet » des projets de fond relatifs à l’établissement et à l’utilisation des descriptions de (familles de) fonctions. Support du pouvoir adjudicateur pour l’élaboration d’instruments, de processus spécifiques ou de matériel de référence lié au processus d’établissement et d’utilisation des descriptions de (familles de) fonctions.

38 Lot 1: l’établissement et l’utilisation des descriptions de (familles de) fonctions Participation en tant qu’expert externe à des réunions pour la validation (in)formelle de systèmes de carrière ou de rémunération, soit nouveaux, soit modifiés (en abordant les choses sous l’angle du rôle des descriptions de (familles de) fonctions). Support des organisations fédérales pour l’implémentation, dans leur propre organisation, des instruments ou procédures liés aux descriptions de (familles de) fonctions. Activités spécifiquement axées sur le transfert des connaissances (dont des sessions de formation) concernant l’établissement et l’utilisation des (descriptions de (familles de)) fonctions. Il faut pouvoir exécuter tous les services en FR et NL.

39 Lot 2: la pondération et la classification des descriptions de (familles de) fonctions Support concernant la pondération et la classification de fonctions de tous les niveaux (A, B, C et D) et les classes, y compris le management. Il peut éventuellement s’agir ici de descriptions génériques de (familles de) fonctions. Participation à des réunions de comités de pondération et à des travaux préparatoires pour de tels comités de pondération. Il peut s’agir d’un comité de pondération pour les fonctions de la carrière du niveau A, pour les fonctions de management ou d’un comité de pondération dans tout autre contexte au sein du secteur public fédéral.

40 Lot 2: la pondération et la classification des descriptions de (familles de) fonctions Support du pouvoir adjudicateur pour l’élaboration d’une vision sur des projets de fond relatifs à la pondération et à la classification des descriptions de (familles de) fonctions, mais également pour le développement conceptuel de ces projets (adapté à l’organisation concernée). Support du pouvoir adjudicateur concernant les aspects « projet » des projets de fond relatifs à la pondération et à la classification des fonctions. Support du pouvoir adjudicateur pour l’élaboration d’instruments, de processus spécifiques (comme une procédure de recours) ou de matériel de référence lié au processus de pondération et de classification des descriptions de (familles de) fonctions.

41 Lot 2: la pondération et la classification des descriptions de (familles de) fonctions Participation en tant qu’expert externe à des réunions pour la validation (in)formelle de résultats de pondération ou de classification, pour l’élaboration de propositions de largeur de classe et pour d’autres travaux techniques liés à la pondération. Participation en tant qu’expert externe à des réunions pour la validation (in)formelle de systèmes de carrière ou de rémunération, soit nouveaux, soit modifiés (en abordant les choses sous l’angle du rôle de la pondération et de la classification des fonctions). Activités spécifiquement axées sur le transfert des connaissances (dont des sessions de formation) concernant la méthodologie de la pondération des fonctions, les instruments utilisés et le processus global de classification des fonctions. Il faut pouvoir exécuter tous les services en FR et NL.

42 Méthodologie de pondération L’Arrêté Royal du 7 août 1939 organisant l’évaluation et la carrière des agents de l’État, article 20ter (article 20ter et annexe 5) Annexé à la présentation

43 Critères de sélection

44 Lot 1: Critères de sélection (capacités techniques) Personnel du soumissionnaire: 4 spécialistes avec une connaissance approfondie et de l’expérience dans l’application de descriptions de fonctions et de descriptions de familles de fonctions  au moins 2 d’entre eux FR et 2 NL  au moins 1 d’entre eux a une expérience dans des projets s’inscrivant dans un contexte public Liste du personnel avec l’expérience et les connaissances de langue est nécessaire

45 Lot 1: Critères de sélection (capacités techniques) Références en matière de services du soumissionnaire:  Expérience avec l’établissement et l’utilisation de descriptions de fonctions  Expérience avec des formations sur descriptions de fonction  Expérience dans l’élaboration de modèles génériques pour les descriptions de fonctions  Expérience dans des projets s’inscrivant dans un contexte public Pour chacun des types de services demandés, le soumissionnaire doit proposer au moins trois exemples.

46 Lot 2: Critères de sélection (capacités techniques) Personnel du soumissionnaire: 4 spécialistes avec une connaissance approfondie et de l’expérience dans la pondération et la classification des fonctions  au moins 2 d’entre eux FR et 2 NL  au moins 1 d’entre eux a une expérience dans des projets s’inscrivant dans un contexte public Liste du personnel avec l’expérience et les connaissances de langue est nécessaire

47 Lot 1: Critères de sélection (capacités techniques) Références en matière de services du soumissionnaire:  Expérience avec la pondération et la classification de descriptions de fonctions  Expérience avec des formations sur la pondération et la classification des fonctions  Expérience dans la pondération de fonctions de management  Expérience dans des projets s’inscrivant dans un contexte public Pour chacun des types de services demandés, le soumissionnaire doit proposer au moins trois exemples.

48 Critères d’attribution

49 Lot 1: Critères d’attribution Prix (40%) Plan pour l’emploi systématique des descriptions de fonction de niveau A lors de recrutements (30%)  plan par étapes visant à rendre utilisables les descriptions de fonctions de niveau A dans le contexte spécifique du recrutement Plan visant à rendre plus générique la cartographie des fonctions fédérales pour le niveau A (30%)  plan par étapes visant à génériser les descriptions de fonctions pour le niveau A telles qu’elles figurent pour le moment dans la cartographie fédérale

50 Lot 2: Critères d’attribution Prix (40%) Qualité de la méthodologie de pondération (20%)  La mesure dans laquelle la méthodologie correspond aux informations figurant dans l’AR du 7 août 1939  Le caractère analytique et le caractère universellement applicable  La description claire et détaillée des différents critères  La structure logique des scores  La présence de contrôles internes

51 Lot 2: Critères d’attribution Qualité de l’application des critères de pondération (20%)  établie à l’aide d’un test dans lequel 2 fonctions sont pondérées (avec argumentation)  évalués par une commission interne au sein du SPF P&O Plan d’approche pour le développement d’un instrument de classification automatisée (20%)  plan par étapes pour pour le développement d’un tel instrument de classification automatisée

52 Exemple de description de fonction niveau A Réglementation méthodologie de pondération 9 descriptions détaillées des familles de fonctions 17 versions adaptées du point de vue du contenu des catégories de métiers Template fonctions exemplatives en NL et en FR En annexe

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