GTPA – 23 avril 2009 / page 1 Yaël GRANGE-LAVIGNE HR-SPS-OP Procédure des voyages officiels  Nouveautés  Retrait des cartes Hertz et Europcar  Formulaire.

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1 GTPA – 23 avril 2009 / page 1 Yaël GRANGE-LAVIGNE HR-SPS-OP Procédure des voyages officiels  Nouveautés  Retrait des cartes Hertz et Europcar  Formulaire unique d’autorisation de voyage

2 GTPA – 23 avril 2009 / page 2 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels   Nouvelle version de la procédure disponible : http://admin-eguide.web.cern.ch/admin- eguide/voyage/proc_voy_off_fr.asphttp://admin-eguide.web.cern.ch/admin- eguide/voyage/proc_voy_off_fr.asp   Lien sur la liste des nouveaux types de voyages   Définition de l’indemnité de subsistance   Procédure pour les voyages aux Etats-Unis   Rôle de l’agence de voyage Carlson Wagonlit   Rôle du secrétariat (de groupe ou de département)   Précisions concernant l’utilisation du véhicule privé   Saisie du claim “Voyages Officiels” : guides et démo  Rappel : le bénéficiaire doit avoir un enregistrement valide dans la base de données

3 GTPA – 23 avril 2009 / page 3 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels Procédure “full credit voucher” de l’agence de voyages  Informer le voyageur que l’empreinte de sa CB peut être demandée par le loueur. Analyse de la procédure par le Service des claims  pas de contrôle rigoureux des tarifs appliqués  cartes peu utilisées dans les départements  suivi de la facturation plus difficile Où en sommes-nous avec le retrait des cartes ?

4 GTPA – 23 avril 2009 / page 4 Nouveautés Retrait des cartes Hertz et Europcar Formulaire unique d’autorisation de voyage Procédure des voyages officiels Objectifs d’un formulaire unique :  Intégrer la nouvelle liste des types de voyage  Uniformiser la demande de voyage, en conformité avec le Règlement du personnel  S’assurer que le membre du personnel soit informé des conditions de son voyage avant son départ (en particulier si la subsistance est réduite)  Formaliser les autorisations requises, notamment pour les missions hors des Etats membres  Faciliter l’organisation du voyage par le secrétariat et le traitement du claim de voyage officiel Projet de demande d’autorisation de voyage