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Guide pour lélection des représentant-e-s des locataires au conseil dadministration des offices dhabitation Janvier 2013 FLHLMQ 1.

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1 Guide pour lélection des représentant-e-s des locataires au conseil dadministration des offices dhabitation Janvier 2013 FLHLMQ 1

2 Il y aura élection de deux représentant-e-s des locataires au CA des offices entre le 1 er janvier et le 30 avril 2013 dans chacun des 542 offices dhabitation du Québec. Le mandat des représentant-e-s des locataires est de trois ans. FLHLMQ 2

3 Lart de la Loi de la SHQ stipule «quau moins deux des administrateurs sont élus parmi lensemble des locataires de loffice au cours dune assemblée de locataires tenue à cette fin selon des modalités déterminées par ces derniers.» Il revient donc aux associations de locataires ou au comité consultatif des résidant-e-s (CCR) dorganiser la tenue dune assemblée générale délection où tous les locataires sont invités à présenter leur candidature et à voter. Dans les offices de plus de 500 logements, le CCR peut agir comme collège électoral. Il nest alors pas obligatoire de convoquer tous les locataires pour voter mais ceux-ci ont le droit de soumettre leur candidature pour lélection. Lassemblée délection FLHLMQ 3

4 La composition du conseil dadministration de loffice Un nombre fixe de 5 à 9 représentant-e-s sur le conseil; Les locataires ont obligatoirement au moins deux sièges au CA; Il y a aussi des représentant-e-s de la municipalité et des groupes socio- économiques; Les administrateurs sont égaux en droit peu importe leur provenance. FLHLMQ 4

5 La composition du conseil dadministration de loffice Tous et toutes sont personnellement responsables des décisions et des actions qui sont collectivement décidées en CA; Le conseil dadministration doit sacquitter des tâches avec honnêteté, transparence et équité dans sa mission; Le conseil dadministration doit sassurer doffrir de bons services aux locataires, de garantir le bon état des immeubles et dassurer une saine gestion. FLHLMQ 5

6 Le rôle et les responsabilités du conseil dadministration IMPORTANT Le conseil dadministration gère loffice dans le respect des lois, des règlements et des budgets alloués par la Société dhabitation du Québec, dont il est le mandataire; Le conseil dadministration na quun seul employé quil engage et supervise : le directeur ou la directrice; Le conseil dadministration na aucun pouvoir décisionnel à lextérieur des réunions; Le directeur ou la directrice a comme mandat de mettre en œuvre les décisions prises par le conseil dadministration. FLHLMQ 6

7 Les principales responsabilités du conseil dadministration Se réunir régulièrement pour prendre collectivement les décisions administratives à la bonne gestion de loffice dhabitation; Être attentif aux besoins du milieu et aux attentes des locataires, notamment en respectant leur droit dêtre consultés sur les questions importantes; Se fixer des objectifs, des priorités et un plan daction annuel. FLHLMQ 7

8 Les principales responsabilités du conseil dadministration Adopter des politiques et des orientations notamment sur les services offerts; Adopter les budgets et en exercer le contrôle; Évaluer les résultats obtenus et superviser le travail du directeur; Adopter des règlements de régie interne pour assurer le bon fonctionnement du conseil dadministration; De sassurer du respect du code de déontologie des dirigeants et des administrateurs dun office dhabitation édicté par la SHQ. FLHLMQ 8

9 Les pouvoirs des membres du conseil dadministration Être élu-e à titre de président-e, vice-président-e, secrétaire ou trésorier-ère du conseil dadministration; Obtenir, lors des réunions du CA, toutes les informations nécessaires pour prendre des décisions éclairées, notamment avoir accès à tous les documents; Formuler des propositions qui, si elles sont adoptées, deviendront les priorités daction, les politiques et les orientations de loffice; Siéger doffice au comité consultatif de résidants et de résidantes (CCR)dans le cas des deux locataires; Au besoin, inscrire sa dissidence au procès-verbal; Au besoin, se plaindre sil y a non-respect du code de déontologie auprès du président ou de la présidente du CA de loffice et au président-directeur-général de la Société dhabitation du Québec qui est responsable de lapplication du code. FLHLMQ 9

10 La place des deux représentant-e-s des locataires Saviez-vous que… La présence des deux locataires au conseil dadministration permet de faire connaître aux autres membres du CA le point de vue, les besoins et les propositions de ceux et celles qui habitent les HLM. LAssemblée nationale du Québec a décidé de réserver deux sièges aux locataires sur le CA des offices parce que les résidants et résidantes ont une connaissance directe de la situation qui se vit au quotidien dans les habitations. Le principal atout des deux locataires est leur capacité à être représentatifs des intérêts de lensemble des résidants et résidantes des HLM, des logements PSL, des immeubles Accès- Logis et LAQ dont loffice est propriétaire. FLHLMQ 10

11 La place des deux représentant-e-s des locataires Saviez-vous que… Larticle 58.4 de la loi sur la Société dhabitation du Québec oblige les offices à mettre en place un comité de consultatif de résidants et de résidantes (CCR). Le comité consultatif doit être composé des représentant-e-s des diverses associations de locataires reconnues par loffice et des deux locataires élu-e-s au CA de loffice. Le CCR a pour mandat démettre des avis au conseil dadministration afin que celui-ci prenne des décisions éclairées en toute connaissance des besoins exprimés par les locataires. Rien ninterdit aux locataires élu-e-s au CA de loffice dassumer également la présidence du comité exécutif ou dune association de locataires. FLHLMQ 11

12 La place des deux représentant-e-s des locataires Saviez-vous que… Dans les offices ou il ny a pas de CCR ou dassociation, les deux locataires au CA peuvent tenir des assemblées pour informer et consulter ceux et celles qui les ont élu-e-s. En participant aux réunions du CCR, les représentant-e-s des locataires ont un contact direct avec les autres résidants et résidantes, ce qui leur servira de source de motivation et dinspiration. Les réunions du CA de loffice se déroulent selon le respect des règles contenues dans le Code de déontologie des dirigeants et administrateurs dun office dhabitation du Québec. FLHLMQ 12

13 Le code de déontologie des dirigeants et administrateurs dun office dhabitation Le code de déontologie sapplique à tous les administrateurs. Devoirs : Agir avec intégrité, transparence et impartialité; Participer avec assiduité aux réunions du conseil dadministration; Respecter la confidentialité des informations nominatives, le secret des délibérations et les huis-clos. FLHLMQ 13

14 Le code de déontologie des dirigeants et administrateurs dun office dhabitation Devoirs: Ne pas se placer en conflits dintérêts personnels; Ne pas faire de favoritisme à légard de locataires en particulier; Gérer les fonds avec transparence et efficience. FLHLMQ 14

15 Le code de déontologie des dirigeants et administrateurs dun office dhabitation Droits : Obtenir tous les renseignements nécessaires à la prise dune décision éclairée ; Veiller à ce que les locataires soient traités avec dignité par les autres administrateurs et le directeur ; Se prononcer sur toutes les questions touchant globalement les locataires ; Faire rapport à ceux qui nous ont élus ou nommés ; Privilégier le règlement à lamiable des conflits entre les locataires et entre loffice et les locataires ; Demander au directeur ou à la directrice de rendre compte de son travail régulièrement au CA. FLHLMQ 15

16 Le code de déontologie des dirigeants et administrateurs dun office dhabitation Veiller à ce que le/la directeur-trice soit disponible et à lécoute des besoins des locataires; Inscrire sa dissidence au procès-verbal de la réunion et de se plaindre au président ou à la présidente de loffice et au PDG de la SHQ en cas de violation du code. La version complète et officielle du code de déontologie est disponible sur le site de la SHQ au tologie_des_administrateurs_et_des_dirigeants_de_la_shq.html tologie_des_administrateurs_et_des_dirigeants_de_la_shq.html FLHLMQ 16

17 Les qualités requises pour bien représenter les locataires Être à lécoute des besoins des locataires et vouloir défendre les intérêts de lensemble et non pas ses intérêts personnels; Être à lécoute des besoins des locataires et vouloir défendre les intérêts de lensemble et non pas ses intérêts personnels; Être crédible et respectueux dans lexpression de ses idées pour développer de bonnes relations avec les autres membres du conseil dadministration. Être crédible et respectueux dans lexpression de ses idées pour développer de bonnes relations avec les autres membres du conseil dadministration. FLHLMQ 17

18 Si vous désirez plus dinformations: Procurez-vous le Guide pour lélection des représentante-s des locataires au conseil dadministration des offices dhabitation. Il est disponible auprès de votre association de locataires, au bureau de votre office ou au Il est disponible auprès de votre association de locataires, au bureau de votre office ou au FLHLMQ 18


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