Pôle Finances & achats Direction des Finances Enjeux informationnels et organisationnels 07/10/2015

L’Université de Bordeaux en quelques chiffres L’université de Bordeaux, c’est : ➔ étudiants dont étrangers et 1900 doctorants ➔ personnels, dont 2900 E/C 2700 BIATSS ➔ 980 personnels hébergés ➔ 4 collèges de formation regroupant 19 unités de formation et 5 instituts ➔ 3 IUT, 1 ESPE ➔ 35 mentions de licence, 61 spécialités de licence pro, 18 spécialités de DUT, plus de 210 spécialités de master, 115 diplômes nationaux en santé et plus de 330 autres diplômes ➔ 8 écoles doctorales ➔ 3 départements de recherche, plus de 70 laboratoires labellisés ➔ 560 M€ de budget ➔ m² de locaux Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Etude sur les coûts de formation L’Université Claude Bernard – Lyon 1 Université pluridisciplinaire Sciences, Technologie et Santé  étudiants  personnels  Budget : 403 M€  13 composantes  69 unités de recherche  13 sites géographiques  m2 3

Structuration direction des finances au sein de l’UB DGS Pôle finances et achats Direction des achats Direction des finances Service budget Service masse salariale Plateformes de proximité Pôle RHDS Pôle pilotage et aide à la stratégie Direction des services comptables Direction des systèmes d’information Collèges (formation) Services centraux Départements (recherche) Instituts et écoles

Structuration direction des finances au sein de l’UB Direction des finances Service budget 6 personnes Service masse salariale 3 personnes Plateformes de proximité 29 personnes Equipes à fort niveau d’expertise Equipes en relation directe avec les composantes Maîtrise technique et niveau de soutien des plateformes Elabore les outils et consolide les remontées des plateformes Maîtrise des dossiers de chaque composante Chaque gestionnaire suit un portefeuille de structures d’un domaine spécifique

Structuration direction des finances au sein de l’UB Budget : pilotage des actes budgétaires, consolidations et synthèses Contrôle de gestion : contrôle de cohérence des données budgétaires, analyses récurrentes et ponctuelles, élaboration des états et maquettes. Qualité : élaboration et révision des procédures à caractère budgétaire et financier, plan de formation environnement budgétaire et financier Gestion de projet : communication interne, référent DF mode projet GBCP, CICF, suivi spécifique IA Référent S.I. : suivi de l’évolution des outils, plan de formation aux outils, attribution et mise à jour des droits sur les briques finances de Cocktail, construction des requêtes Service budget Contrôle de gestion : analyse masse salariale, définition des règles de déversement Déversement de la paie : contrôle de l’application des règles de déversement, formation aux bonnes pratiques, déversement et opérations rectificatives Service Masse salariale

Interactions organisationnelles : exemples Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre Direction des finances Pôle RH Pilotage de la masse salariale Pilotage des emplois Pôle pilotage et aide à la stratégie Contrôle de gestion et contrôle interne Reporting financier Modèles économiques Reporting IdEx Pôle Recherche, innovation, partenariats Porte les Investissement s d’Avenir

Calendrier budgétaire et dialogue de gestion

Calendrier dialogue de gestion et débat d’orientation budgétaire Juin Dialogue de gestion : dialogue opérationnel entre DF et composantes. Point sur l’exécution depuis le début de l’exercice, mise en relation avec n-1 et perspectives second semestre. Préparation du débat d’orientation budgétaire Juillet Débat d’orientation budgétaire (commission des moyens + CA) Lettre de cadrage Septembre Conférences budgétaires composantes // gouvernance, DF, RH, patrimoine, pilotage HCC. Dialogues axés sur la construction du budget n+1 Préparation de la répartition des grandes masses selon les orientations de la lettre de cadrage (dotation Etat) Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre Maquette issue du S.I. via B.O.

Calendrier dialogue de gestion et débat d’orientation budgétaire Octobre Vote des grandes masses (commission des moyens + CA) Préparation du budget par les composantes et saisie Novembre Présentation et vote des conseils de composantes sur leur budget Présentation des grandes masses CR et CFVU Contrôle du budget par la DF + rapport et annexes Septembre Présentation au Rectorat Vote par le CA Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre Maquette Excel en support. Rapproche -ment maquettes / saisie Données rapport via B.O.

Configuration du système d’information Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre PGI Cocktail Briques finances Briques RH Brique scolarité Business Object Entrepôt de données "Infocentre" gfc : consultation dynamique directe Requêtes de contrôle et reporting MS / RH Apogée Winpaie SGSE (HCC) ETL Talend Business Object

Travail réalisé sur les exports B.O. ➔ L’ensemble du personnel a accès aux données du S.I. financier via des exports types paramétrés dans Business Object ➔ La gestion des exports se fait à deux niveaux : ›DSI : préparation des univers ›DF : préparation des requêtes ➔ Harmonisation des éléments exportés : ›définition des objets (« dépense payée ») ›limitation du nombre de requêtes au strict besoin ›Limiter les retraitements ›Mise en œuvre de restitutions pluriannuelles ➔ Favoriser les exports Excel au détriment des pdf ➔ Automatiser des maquettes de reporting ➔ Avantage de cette configuration : grâce au PGI, B.O. pointe sur des clés uniques (particulièrement vrai pour les requêtes RH). Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Reporting ➔ En direction de la gouvernance de l’établissement ›Points de situation mensuels ›Suivi MS mensuel ›Analyses spécifiques (IdEx, Opération Campus, ressources propres…) ›Compte de gestion ➔ En direction des composantes ›Dialogue budgétaire de printemps ›Dialogue budgétaire d’automne ›Etats disponibles au fil de l’eau ›Points mensuels vers les structures fédératrices (collèges, dépt) ➔ Internes à la direction des finances et au pôle Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Pilotage masse salariale et reporting ➔ L’utilisation d’un infocentre permet de massifier et historiser les données ➔ Des maquettes auto- matiques donnent une synthèse des éléments, elles sont complétées des analyses (travail conjoint RH / DF) ➔ Edition après chaque déversement ➔ Les principaux éléments sont repris dans un tableau de bord adressé à la gouvernance Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Les tableaux de bord spécifiques ➔ Répondent aux problématiques de la gouvernance ➔ Livret de quelques pages permettant d’appréhender rapidement les principaux indicateurs ➔ Suivi réparti sur différents agents mis en responsabilité Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Maquettes dialogue budgétaire ➔ Document de 4 / 5 pages servant de support au dialogue budgétaire de printemps et d’automne ➔ Maquette type alimentée en automatique (tableaux, graphiques, ratios) par le service budget ➔ complétée des commentaires des personnes suivant les structures concernées au sein des services de proximité de la DF ➔ Le souhait à terme est de permettre aux composantes de pouvoir extraire elles- même ces tableaux Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

Gestion des opérations pluriannuelles Renseigne une fiche Excel de programmation (pas d’accès à l’outil de gestion des conventions dans les composantes) Transmet l’ensemble des éléments justificatifs à la DF Inscrit le budget de l’exercice en B.I. ou B.R. Composante Contrôle / valide Saisit dans le PGI Cocktail les éléments de la convention (éléments contractuels, partenaires, programmation financière, évènements) DF Exécute le projet en rattachant les dépenses à la convention (code convention pour les commandes, missions ou recrutements) Suit l’exécution du projet à l’aide des exports B.O. (exports annuels ou pluriannuels) Composante En cai sse me nts rat tac hé s à la co nv ent ion à l’ai de du co de co nv ent ion Comptable Synthèse de l’exécution du projet grâce à un état B.O. spécifique Titres émis en fin d’exercice à l’avancement DF Connaitre le régime budgétaire et financier de l'Université - 11 décembre

De l’usage du reporting vers la comptabilité analytique Etude sur les coûts de formation 19

1.Les formations, par code étape APOGEE, consolidés selon ensuite différents niveaux de regroupements : 2.La période de référence : l’année universitaire 2013 – 2014 Soit le budget de l’année civile La clé de répartition usuelle : Le nombre d’étudiants en inscriptions principales et secondes Etude sur les coûts de formation Le cadrage : les objets de coûts 1/2 20

4.Les sources d’information :  APOGEE : Les effectifs et les codes étapes  SIFAC : Les charges de fonctionnement, MS, amortissement  WINPAIE : La masse salariale des agents UCBL  GASEL : La répartition des charges d’enseignement validées par les directeurs de composantes  FORMATIC : Les charges de fonctionnement de FC et alternance (hors IUT)  Etude : Le recensement par site du nombre de salles d’enseignement avec les surfaces utiles concernées Etude sur les coûts de formation Le cadrage 2/2 21

1 – La masse salariale La masse salariale liée aux enseignants-chercheurs et enseignants, valorisée au titre de la formation La masse salariale des personnels non enseignants ou BIATSS : a)La masse salariale des fonctions soutiens b)La masse salariale des fonctions supports c)La masse salariale des personnels documentation 22 Etude sur les coûts de formation Le périmètre de charges 1/3

2 – Les charges de fonctionnement 2.1 – Les charges de fonctionnement dites pédagogiques, qui correspondent aux dépenses de fonctionnement courant supportées par les composantes. 2.2 – Les charges de fonctionnement portées par le service FOCAL au titre de la formation continue et de l’alternance. 2.3 – Les charges liées à l’entretien des locaux, soit le coût de viabilisation et d’utilisation des locaux d’enseignement. 23 Etude sur les coûts de formation Le périmètre de charges 2/3

3 – Les charges d’amortissement 3.1 – L’amortissement des matériels pédagogiques acquis par l’UCBL au titre des appels d’offres lancés par le CEVU au profit des composantes. 3.2 – L’amortissement des matériels pédagogiques acquis par l’UCBL et financés par les composantes / services communs / services centraux ainsi que l’amortissement des travaux immobiliers au titre des formations proposées par l’UCBL. 24 Etude sur les coûts de formation Le périmètre de charges 3/3

 Licence 1 ère année : € / étudiant  Licence 2 ème année : € / étudiant  Licence 3 ème année : € / étudiant  Au total 27 millions d’euros pour les étudiants de licences Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en licence par année 25

 Biochimie : €  Biologie : €  Chimie : €  GE-GP : €  Informatique : €  Maths : €  MASS : €  Mécanique : €  Physique : €  Sciences de la terre : € Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en licence STS par mention / an 26

 L1 STAPS : €  L2 STAPS : €  L3 STAPS : € Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en licence STAPS 27 Licence STAPS : € / étudiant

Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en DUT par département 28 DUT : € / étudiant

Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en master 29

Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant en sciences et techniques de réadaptation 30

 Diplôme d’Etat de pharmacien : €  DEUST : €  Actuariat : 1 ère année : € 2 ème année : € 3 ème année : €  Cursus préparatoire licence : €  Préparation agrégation : €  Master cohabilité (ENS) : €  DU (tous confondus) : € Etude sur les coûts de formation Le coût d’un étudiant… 31

 Informatique : 168 €  STAPS : 196 €  OSU : 175 €  ESPE : 217 €  Chimie : 268 €  Biologie : 335 €  Physique : 380 €  ….. Etude sur les coûts de formation Le coût d’une heure d’enseignement…. 32

 Dossiers d’habilitation en orthophonie et orthoptie  Evaluation du coût d’inscription des étudiants de CPGE en licence  Evaluation du coût d’une formation en partenariat international dans le cadre de la récente charte FPI : master informatique avec le Maroc  Demande de financement dans le cadre d’un projet européen pour le master BIPN  Evaluation du coût d’inscription des étudiants de l’ICLy en master MEEF à l’UCBL.  Accréditation et soutenabilité de l’offre de formation  Tarification FC Etude sur les coûts de formation Les usages 33