Administration et services généraux Perspectives et activités futures Journées du LAPP - Morzine 2008

L’environnement du service administratif du LAPP et de l’administration du CNRS en général est un domaine très contraint qui laisse peut de place au développement d’une stratégie au sens propre du terme. Nous avons donc plus envisagé les évolutions et l’avenir du service 28 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL

Impact de l’évolution du paysage de la recherche sur l’administration du CNRS Fort développement des financements de projets sur appel d’offres : Multiplication des sources et chasse aux projets. 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL3

Impact de l’évolution du paysage de la recherche sur l’administration du CNRS => Recrutement de CDD de plus en plus nombreux => alourdissement et complexification de la gestion administrative, jongler avec différents financement (augmentation du coût des post-doc pas assumé jusqu’au bout par le CNRS) => Gestion financière plus complexe : une OTP par contrat à justifier, mouvement entre partenaires ANR nécessite une convention… => il faut aller chercher les financements : les chercheurs doivent avoir l’information, ils font souvent du travail administratif par nécessité car ils remplissent le dossier de A à Z, pour la partie scientifique et administrative (dommage). => baisse de la dotation annuelle (les crédits vont à l’ANR…) => Impact sur la technicité nécessaire au service administratif. 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL4

Evolutions de « l’organisme CNRS » Valérie P. nous donne son avis sur le rapport d’Aubert remis le 14/04/08 Merci à Filip G. et Laurent F. qui ont rendu possible la réalisation de cette page. 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL5

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL6 Rééquilibrer le partenariat CNRS Université (renforcement des universités dans le domaine de la recherche) : concrètement le partenariat se traduit par UMR, RTRA, pôle de recherche et enseignement supérieur… Pour que le partenariat soit efficace : 1) Harmonisation de la gestion des RH => harmonisation des règles, des rémunérations… Le mouvement est lancé : une BAP J « Gestion et pilotage » vient d’être créée en fusionnant la H (EPST) et la I (Université) …

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL7 2. Simplification du fonctionnement des UMR : 2 tutelles maximum pour chaque UMR => cela ne concerne pas le LAPP confier un mandat de gestion unique à une des tutelles des UMR, l’hébergeur. => nous sommes dans des locaux CNRS, le financement est majoritairement CNRS, donc pas de changement a priori pour le LAPP. Uniquement perte de la possibilité de passer des commandes universités. En revanche, au niveau national, un grand nombre de labo est hébergé par l’université => les DR vont perdre la gestion de nombreuses unités. Quelles conséquences ?

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL8 Impact de la nouvelle organisation en instituts ? Rôle de l’université, organisation ? Avant 2005 l’IN2P3 faisait office de délégation régionale pour le LAPP

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL9 Poursuite des évolutions en cours : Mise en place de deux systèmes d’informations au CNRS : BFC et SIRHUS BFC : Pour l’application de la LOLF et du NCBC mise en place de la BFC avec à terme le remplacement de XLAB dans les labos par un « bout de BFC ». => On peut espérer moins de problèmes entre les labos et les DR (rejets…)

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL10 SIRHUS : doit couvrir l’ensemble des fonctionnalités relatives à la gestion des RH Le système sera ouvert aux responsables d’unités de recherche puis aux personnels travaillant dans les unités. En 2009, de nouvelles fonctionnalités clés pour le suivi des carrières des IT sont mises en service avec : le dossier annuel le classement des agents promouvables. Au quotidien, Sirhus doit aussi permettre : De consulter les données administratives autorisées de tous les agents CNRS et à terme des agents non CNRS de l’unité par le directeur ; La dématérialisation de certains actes : renseigner l’attestation de reprise de fonction et le procès verbal d’installation. De saisir des données au plus près de l’acteur concerné. Par exemple, pour les données personnelles (changement d'adresse, de RIB...), c'est l'agent qui devra réaliser la mise à jour des informations.

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL11 Certification des comptes en 2008 Mise en œuvre de l’audit comptable et financier des unités de recherche : abandon d’un contrôle a priori systématique des pièces comptables, audit triennal dirigé par l’agent comptable secondaire.

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL12 Contrat de service : évolutions dans les relations unité / DR ? Des Contrats de Service seront mis en place entre les Délégations Régionales et les Directeurs d’unité. Ces contrats s’appuieront sur le CONTRAT CADRE signé le 15 mai 08 entre le DG du CNRS et le Secrétaire Général. Ce contrat cadre engage l’ensemble de l’établissement dans le développement d'une démarche qualité interne pour les services d'appui à la recherche en lien avec les attentes majeures des unités (ressources humaines, finances, systèmes d'information, conseils juridiques, achats, valorisation et accompagnement des projets). Mis en place dans le contexte de la LOLF dans une logique d’objectifs et de résultats, et d’une gestion par la performance.

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL13 Contrat de service : évolutions dans les relations unité / DR ? Points principaux : 8 engagements majeurs contractualisés : notamment engagement budgétaire : la dotation annuelle des unités sera notifiée en janvier. fonctions « clés » (postes) de l’unité seront à annexer au contrat de service et définies par les directeurs d’unité. Ces postes « clés » seront validés par le département scientifique.  ils seront prioritaires pour le recrutement en cas de vacance. Pas de calendrier prévu par le CNRS pour la mise en œuvre de ces contrats entre les DR et les directeurs d’unité.

Forum des gestionnaires 9 juin engagements au service de la recherche 1.Nous mettons à votre disposition les services dont vous avez besoin à chaque étape de la vie de l’unité ; 2.Nous veillons à assurer la continuité des fonctions et des compétences prioritaires ; 3.Nous mettons à votre disposition les moyens financiers dès le début de l’année ; 4.Nous contribuons au succès de vos projets nationaux et européens ; 5.Nous nous mobilisons pour des achats rapides, sûrs, économes et adaptés ; 6.Nous vous assurons conseil, assistance et continuité de service pour l’utilisation du système d’information national ; 7.Nous assurons le développement des compétences des gestionnaires de l’unité ; 8.Nous sommes à votre écoute pour améliorer la qualité des services que nous vous apportons.

Evolutions de l’organisme CNRS 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL15 Carte achat : besoins multiples et diversifiés en matière d’achat. La grande majorité des achats sont de faible montant (parallèlement un effort de rationalisation et de regroupement des plus grosses commandes s’impose) Toutes les unités devraient avoir leur carte fin La carte achat équivaut à une carte de crédit adossée sur le compte au Trésor du CNRS. Elle permet d’effectuer directement des achats sur internet ou des achats de proximité de faible montant.

Contexte local : CIPHEA Augmentation du nombre de VE avec le développement de CIPHEA : Impact sur la charge de travail, gestion de situations très hétérogènes : financement divers, situation des visiteurs (CDD, per diem, frais de mission…), formalités pour titres de séjour… 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL16

Contexte local : Projet « Maison de la Mécatronique » Un bâtiment d’environ m2 SHON – Affectataire final : Université de Savoie m2 SHON seront mis à disposition du CNRS, soit 20 bureaux, 4 laboratoires, 1 hall de montage et 1 salle informatique conséquente. Une partie des m2 autres sera utilisée par l’université de Savoie (POLYTECH). développement des surfaces disponibles pour le LAPP. Impact faible sur les SG car le bâtiment sera université, donc seulement une convention d’hébergement à appliquer. 17

Projet « Maison de la Mécatronique » EAOM - 1er septembre

Objectifs Développement service « achats » : Respect réglementation et efficacité des achats : interface services, admi : collaboration en amont. Le code des Marchés publics n’est plus applicable pour les achats du laboratoire ; ce qui ne veut pas dire qu’il n’y a plus de règles. La méthode de détermination des seuils est identique (nomenclature, UF) Améliorer l’assistance lors des dépôts de projet (recherche, dépôt, justifications…) si besoin ? Visibilité et lisibilité du service admi : communication du service admi (présentation des fonctions, informations…), Organigramme… Etre associé en amont pour éviter les blocages ultérieurs. 8 & 9 septembre L. BERT-ERBOUL19