Présentation du projet SAGESS Direction de l’enseignement 24 mars 2016

1.Contexte du projet 2.Principes directeurs 3.Solution retenue 4.Clientèle cible 5.Calendrier de déploiement 6.Principaux bénéfices 7.Impacts et enjeux 8.Stratégie de formation 9.Structure de soutien 10.Prochaines étapes Agenda de la rencontre

1. Contexte de SAGESS Mieux s’outiller pour répondre à un volume de stages à la hausse: stages à planifier annuellement la taille des cohortes et le nombre de stages a doublé en sept ans Faciliter la communication entre et avec des milieux stages qui se diversifient 17 CIUSSS et plus de 300 autres milieux de taille et nature diverses Mieux répondre aux besoins des ressources dispersées et très mobiles 3500 professeurs et superviseurs 3500 étudiants Diminuer une complexité des pratiques, des règles, des systèmes, des structures et une terminologie qui diffèrent d’un programme de formation à un autre Prévenir des enjeux technologiques et répondre aux exigences d’agrément 11 systèmes informatiques, manque d’uniformité des systèmes existants technologie fragile et désuète

 Assurer une mei l leure prise de décision en ayant accès à des données fiables et consolidées en temps réel  Répondre à l’évolution des programmes de formation  Réduire le nombre de systèmes de gestion  Centraliser les informations et simplifier leur circulation  Augmenter la productivité par une revue des processus et par le choix d’une solution adaptée aux besoins réels  Uniformiser les pratiques et façons de faire Agrément Amélioration et efficacité 2. Principes directeurs

3. Solution retenue >Solution développée pour répondre aux exigences d’agréments >Solution la plus complète actuellement sur le marché canadien >Couvre un large éventail des activités liées à la gestion de stages >Universités Canadiennes qui utilisent MedSIS >Toronto >Alberta >McMaster Fournisseur Solution technologique

Résidence Ergothérapie Orthophonie ❷ Étudiants et Résidents ❶ Programmes UdeM ❸ Milieux de stages Directions de l’enseignement 4. Clientèle cible Superviseurs + de 7000 personnes visées Physiothérapie

Évaluation Grilles de stages BD milieux superviseurs étudiants Viendra remplacer le portail en évaluation Juillet Octobre Capacité (Résidence) Janvier Grilles de stages (Résidence) Avril Capacité (SS) Stages à options (Externat) AoûtSeptembre Résidence SS * Externat Légende Programme de Nutrition en janvier 2017 Accès en Mai Juillet Recommandations (Résidence) Immunisation (Tous) Alertes (Tous) Requis (Tous) 5. Calendrier de déploiement 2017 lectureécriture 2016 Assignation Automatique (Résidence) Janvier 2018

> Accès mobile (téléphones intelligents et tablettes) > Outil convivial, facile d’utilisation et performant >Envoi d’un courriel au superviseur (rappel et suivi) et accès à la fiche d’évaluation sans login (délai d’expiration) > Permet d’avoir de multiples évaluateurs >Centralisation et standardisation des données sur tous les stagiaires, les milieux et les superviseurs >Données disponibles en temps réel AgrémentAmélioration et efficacité Principes directeurs 6. Principaux bénéfices – Module évaluation

1. Une association du responsable de l’évaluation et de l’étudiant est requise en début de processus : i.e. avant d’envoyer l’évaluation par courriel ou d’imprimer la fiche. 2. L’adresse de courrier électronique des superviseurs (médecins) sera requise si ils souhaitent évaluer en ligne et faire une utilisation optimale du système. 3. Souhaite t-on prendre un virage électronique pour l’évaluation des externes et des résidents ? De quelle façon s’y prendre ? 7. Impacts et enjeux

8. Stratégie de formation Publics ciblesDatesMoyens  Superutilisateurs Semaine du 30 maiFormation en salle 1 journée à l’UdeM  Personnel de soutien à l’enseignement (incluant les secrétaires des UMF et les secrétaires de programmes) Semaines du 6 au 17 juin (10 plages seront offertes) Formation en salle 1 /2 journée À l’UdeM  Superviseurs JuilletCapsules d’autoformation ( environ 10 minutes)  Étudiants JuilletCapsules d’autoformation ( environ 10 minutes) N.B. Des guides d’utilisateurs seront également disponibles pour les différents publics cibles

9. Structure de soutien Niveau 1 Superutilisateur dans le milieu ↓ Personne ressource pour ses collègues de la direction de l’enseignement et de l’UMF, pour les étudiants / résidents et les superviseurs du milieu. Profil :  Leader de changement  Aime les technologiques  Habiletés relationnelles et de communication À identifier Niveau 2 Responsable support technique et service client ↓ Karine Saladin Membre de l’équipe de projet et employée permanente de la Faculté de médecine, qui a la responsabilité de soutenir les superutilisateurs et les utilisateurs finaux lors du déploiement et en post- déploiement Niveau 3

10. Prochaines étapes 1. Analyse d’impacts avec un groupe de validation des milieux (CHUSJ, CHUM, HMR, Sacré-coeur, CIUSSS-MCQ) 31 mars 2. Lancement du Site web du Projet SAGESSDébut Avril 3. Identification de superutilisateurs et inscription à la formation 15 avril 4. Présentation du projet et des activités reliées au premier déploiement 12 et 19 avril 5. Atelier de validation (tests utilisateurs)Début mai 6. Diffusion de la FormationDu 30 mai au 17 juin 7. Communications aux superviseurs, aux étudiants et aux responsables dans les milieux de stages Début juin

Annick Bélisle Chef de projet – volet gestion du changement et des communications Ahmad Qazi Directeur de projet par intérim et Chef de projet – Volet fonctionnel Nos coordonnées

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