Expérience des Amitiés d’Armor Réflexions croisées sur l’évaluation Assemblée Régionale FEHAP– Le 13 décembre 2013

Une association du Finistère EHPAD Foyer d’Accueil Médicalisé Centre d’Accueil de Jour TC Foyers de Jeunes Travailleurs Multi-accueil 0 à 6 ans SSIAD Alzheimer (ESA) Plateforme de Répit Direction Générale Lannilis Porspoder Le Conquet Plougonvelin Gouesnou Guipavas Brest Quimper

Des échéances en matière d’Evaluation Autorisation de fonctionnement avant 2002 Fin Autorisation fonctionnement janvier ans 2 janvier 2014 Une Evaluation Interne avant 02/01/2014 Sauf Résidence Le Penty : N=2003 ; EI avant N+12 ; EE avant N+13

L’EVALUATION INTERNE Vers une amélioration continue de la Qualité …

C’est l’analyse de l’adéquation de la réponse aux besoins et attentes des usagers Pilotage en continu Plan d’amélioration

Méthodologie de l’évaluation interne 1 Engagement de la Direction Générale (2007) Nomination du Coordonnateur Qualité au sein de l’association Constitution du comité de Pilotage Associatif Choix de référentiels : Choix de référentiels : Application du référentiel Angélique pour les EHPAD, Construction d’un référentiel pour le champ du Handicap, Construction d’un référentiel pour le secteur jeunesse, Construction d’un référentiel pour le SSIAD

Méthodologie de l’évaluation interne 2 Lancement de la démarche auprès des personnels Lancement de la démarche auprès des personnels Session de travail avec le Comité de Suivi au niveau des résidences Le Directeur de l’établissement ou du service est responsable de la mise en œuvre de la démarche qualité. Un Comité de suivi est mis en place dans chaque établissement, présidé par le Directeur, il est garant du bon déroulement de la démarche et comprend : - Le Directeur de l’établissement - La directrice Qualité Communication Innovation (coordonnatrice au niveau associatif) - Les deux cadres : IDE Responsable Soin et Responsable Hôtelier - Les représentants du personnel Rencontre avec les salariés

Méthodologie de l’évaluation interne 3 Constitution des groupes de travail et Autodiagnostic Des groupes de travail multidisciplinaires ont été constitué sur la base du volontariat ou bien sur désignation permettant d’intégrer et d’impliquer au maximum toutes les catégories de métiers ainsi que les usagers (CVS) et d’autres partenaires dans les diagnostics d’auto-évaluation. En moyenne, les groupes sont constitués de 5 à 6 personnes et se réunissent pour des durées de 1h00 à 1h30 sur des thèmes définis dans le référentiel. Plan d’améliorations Rédaction d’un rapport synthétique selon le modèle de l’ANESM pour transmission aux autorités de tutelle.

L’EVALUATION EXTERNE Une démarche de progrès…

Sélection des organismes habilités Mise en concurrence de 4 organismes habilités par l’ANESM Critères de sélection Critères de sélection Implantation dans le grand ouest Garantir une totale objectivité de l’évaluateur Sentir la « fibre » de l’évaluateur Références en formation / conseil et notoriété dans le secteur social et médico-social voire sanitaire / Expérience d’évaluation externe Précisions sur le pilotage et la méthodologie (ex. entretiens avec des professionnels, des usagers, des familles, des partenaires extérieurs…) Capacité à faire l’évaluation de l’ensemble de l’association sur une période définie Prise en compte des spécificités et contraintes de l’établissement Pertinence des coûts

Le choix d’un organisme habilité Fondé en 2001, DCFE, dirigé par Mme Hélène Mac MAHON, intervient au sein des organisations du secteur social et médico-social de la région Bretagne : Secteur de l'accompagnement social Secteur de l'aide à domicile Secteur de l'insertion sociale et professionnelle Secteur Personnes Agées Secteur Personnes Handicapées Secteur de la Protection de l'enfance

Le déploiement de la démarche en 2012 I - Phase initiale – Phase de concertation et de préparation du projet évaluatif Un comité de pilotage associatif Constitution d’un comité de pilotage ayant pour fonction de co-définir et valider le questionnement évaluatif et l’organisation de la passation de ces démarches au sein des établissements et services concernés.  5 réunions de 3h

L’échéancier de la démarche SecteursStructuresRapport d’Evaluation Externe Janvier 2012Début des travaux Janvier / Février Comités de Pilotage associatif Février / Mars 2012Secteur jeunesse : 3 FJTremise des 3 rapports Avril 2012SSIAD et Portage de Repasremise des 2 rapports Avril Comité de Pilotage associatif Mai 2012 à Janvier 2013Secteur PA/PH Secteur Petite enfance : Multi-accueil Evaluation de la Direction Générale Remise de 14 rapports : 10 EHPAD + 1 FAM + 1 CAJ 1 Multi-accueil 1 siège Février Comité de Pilotage associatif Mars 2013Fin des travaux

Le déploiement de la démarche en 2012 II - Phase 2 : Mise en œuvre des démarches d’évaluation externe Un groupe de suivi Constitution d’un groupe de suivi animé sur la base du questionnement évaluatif  3 réunions de 2h Des consultations Usagers Constitution d’un échantillon représentatif des personnes bénéficiant des prestations du service  4 à 10 séances de 45 min.

Le déploiement de la démarche en 2012 II - Phase 2 : Mise en œuvre des démarches d’évaluation externe Des consultations Professionnels Constitution d’un échantillon représentatif des qualifications  4 à 10 séances de 45 min. Consultation de la documentation institutionnelle Mise à disposition des référentiels institutionnels et autres documents structurant/présentant l’activité de la structure et Visite de l’établissement par un professionnel (non cadre) de la structure  Consultation à DCFE + Visite de la structure

Le déploiement de la démarche en 2012 III - Phase 3 : du pré-rapport au rapport final Emission d’un pré-rapport pour chaque établissement ou service, Réalisation d’un débat contradictoire Finalisation du rapport d’évaluation et transmission au directeur général, accompagné d’un second rapport faisant un compte rendu anonyme des entretiens ainsi que du modèle abrégé. Echange final avec le DG, la directrice Qualité et le directeur d’établissement Envoi des rapports d’évaluation : Au président de l’association aux Autorités ayant délivré les autorisations, Consultation du rapport restant dans l’établissement, consultable par toutes les parties prenante de la démarche (CVS, usagers, professionnels..).

Le déploiement de la démarche en 2012 IV- Phase 4 : Plan d’actions Prises en compte des préconisations émises le cas échéant Suivi des actions mises en œuvre