Schéma Directeur du numérique Objectifs Démarche Organisation du projet 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

SDN : Présentation au CODIR SDN : Objectifs Identifier les besoins prioritaires des établissements et proposer une réponse adaptée Fonder la vision d’un SI en adéquation avec les orientations stratégiques de l’Université de Toulouse Constituer un outil de programmation et d’organisation de référence pour un développement coordonné du numérique au niveau inter-établissements 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

SDN : Présentation au CODIR SDN : Démarche Démarche en 4 phases Phase 1 Diagnostic partagé 4 mois SDN v0 Phase 2 Objectifs et stratégie 5 mois SDN v1 Phase 3 Plan d’actions 12 mois Optionnel Phase 4 Mise en œuvre Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre 4 mois Synthèse existant Expression des besoins Élaboration SDN (15 mois) 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé (I) Analyse de l’existant Expression des besoins 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé (II) Capitaliser sur les démarches déjà réalisées et ressources existantes Pour les établissements fondateurs Audit RCE des établissements Rapport AERES Cartographie SI de chaque établissement Schéma Directeur SI Pour la COMUE Etude E&Y de 2009 Documents IDEX et opération Campus Document STRATER Rapports activités Pour les associés Cartographie et/ou Schéma directeur, autres )… 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé (III) Périmètre de l’étude Offre numérique (selon architecture composants du numérique) Mécanismes de pilotage, d’évaluation, d’optimisation, d’externalisation Mécanismes de financements, sécurité juridique (production contenus numériques, gestion de données personnelles, …) Politiques des usages, conduite du changement, formation, communication 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé (V) Méthodologie de réalisation d’entretiens Interview de 8 décideurs (entretiens téléphoniques ) Interview des différents acteurs par « groupes métiers» Entretiens spécifiques 2 entretiens avec un groupe d’étudiants (entre 7 et 10) 2 entretiens spécifiques avec des partenaires (2x1H) : Région Grand Toulouse 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé 3 Domaines – 13 groupes métiers PI Gouvernance et stratégie de l’Université RH, vie de personnels hygiène et sécurité Communication interne et externe Finances, achat, marché, comptabilité Patrimoine, développement durable, sécurité des campus, logistique Système d’information ( urbanisation, interopérabilité des SI, référentiels, méthodes et organisation, infrastructure, sécurité SI) Pilotage Métiers PI Formation Développement économique (quartiers numériques, partenariat avec les entreprises, …) Recherche Rayonnement national et international Mise en valeur et diffusion du savoir (thèses, publications de recherche, pédagothèques,…), documentation Vie de l’étudiant Services numériques (outils collaboratifs, nomadisme, prise en compte des nouveaux terminaux ) Support 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé Représentativité dans les groupes métiers Proposition d’organisation des groupes (12 personnes) L’ensemble des membres fondateurs sera représenté dans chaque groupe métiers (6 au moins) 2 membres associés et 1 représentant COMUE Suivi du groupe par un membre de CP ou VP Numérique ( en observateur) 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 1 : Diagnostic partagé (VI) Prestations Livrables Réalisation des entretiens Grilles d’entretien par typologie d’acteurs Restitution thématique des entretiens Rédaction de documents de synthèse Synthèse de l’existant et de son degré d’hétérogénéité décliné par établissement et global Matrice SWOT existant % besoins et projets des acteurs Axes de mutualisation => Durée de la phase 1 : 4 mois 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 2 : Objectifs et stratégie 5 mois 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 2 : Objectifs et Stratégie Définition des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination permettant l’optimisation des politiques numériques des établissements Estimation des coûts et gains potentiels issus de la mutualisation Méthodologie Analyse des grilles des coûts actuels ( remplies en phase 1 par chaque établissement) Analyse des impacts RH (réorganisation, compétences, formations…) Réunion des groupes métiers pour présenter et vérifier les impacts 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 2 : Objectifs et Stratégie Prestations Livrables Etude des axes de mutualisation et des mécanismes de coordination : Coûts et gains issus de la mutualisation Circuit de prise de décision, suivi Changement d’organisation / métiers Présentation synthétique de l’opportunité de mutualisation par axe Rédaction de documents méthodologiques à destination des établissements afin qu’ils élaborent leur stratégie en synergie avec la stratégie commune Documents méthodologiques à destination des établissements Rédaction SDN/UFT v0 Proposition SDN UFT v0 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

SDN : Présentation au CODIR Phase 3 : Plan d’actions 10 mois 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

SDN : Présentation au CODIR Phase 3 : Plan d’actions Construction du plan d’actions avec pour chaque projet : Les modalités de gouvernance, objectifs, calendrier, moyens (financier, humains), modalités d’évaluation, conduite du changement Une feuille de route permettant de s’assurer de la cohérence et de la synchronisation des actions de mutualisation La définition du plan de transformation (continuité des usages, gestion de la transition avec l’existant) Indicateurs d’évaluation de la mise en œuvre de la stratégie numérique (quinquennal) Document méthodologique à destination des équipes 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

SDN : Présentation au CODIR Phase 3 : Plan d’actions Prestations Livrables Plan de mise en œuvre des projets numériques Fiche de mise en œuvre par projet numérique Elaboration d’un guide méthodologique d’accompagnement des actions numériques menées par les établissements Guide méthodologique à destination des équipes projet (conduite du changement) Construction d’une évaluation partagée de la mise en œuvre de la stratégie numérique Description des dispositifs d’évaluation Méthodologie de mise à jour du SDN Proposition de procédures de mise à jour du SDN Schéma directeur du numérique Première version du SDN de l’UFT 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre Diagnostic partagé 15 mois Phase 2 Objectifs et stratégie Phase 3 Plan d’actions Phase 4 Mise en œuvre Construction de la stratégie numérique et mise en œuvre 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Phase 4 : Accompagnement de la mise en oeuvre Prestations Livrables Définition d’une méthode de travail unique pour l’ensemble des projets Document méthodologique de conduite de projet Organisation et réalisation du contrôle de l’avancement des projets durant les 12 premiers mois Fiche méthodologique à destination de la direction de projets Compte-rendu des intervention et fiches de recommandations Durée de la phase 4 : 12 mois 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Organisation du projet Comité Stratégique Les présidents/directeurs des établissements membres fondateurs de l’Université de Toulouse La présidente de l’Université de Toulouse Un président/directeur d’un établissement membre associé Un DGS d’établissement membre fondateur associé (en cours) Un représentant de la CDC (I. Leguay) Un représentant des EPST associé Un représentant du CROUS associé Un représentant du Grand Toulouse associé Un représentant de la région Midi-Pyrénées associé Chargé de mission du numérique Chef de projet SDN 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Organisation du projet Comité de pilotage Le directeur exécutif de la comUE Les DGS des établissements membres fondateurs ou leur représentant Directeurs des départements formation et recherche et du service SIA de la comUE Les représentants des membres fondateurs dans le domaine du numérique Des représentants des membres fondateurs dans le domaine du patrimoine et du développement durable. Un représentant de la Caisse des Dépôts et Consignations Chargé de Mission de Numérique Chef de projet SDN Membres associés 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Organisation du projet Equipe Projet Chef de Projet N. Ricard Membres équipe projet R. Tournier (UT1) JL Chrisment (UT2) S. Larroque (UT3) B.Sor (INP) C. Laur (INSA) L. Dairaine (ISAE) 1 représentant membre associé ?? Périodicité des réunions : 15 jours 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Organisation du projet Notification de Ernst and Young : 12/03 Réunion de cadrage de l’organisation avec Ernst and Young Prévue 27/03 ( fait ) Validation de l’organisation Réunion des DGS du 26/03 : fait Comité de pilotage : (23/04/2014 : en attente de confirmation) Réunion plénière envisagée Pourrait être réalisée quelques jours avant la tenue des réunions En même temps de réunion bureau COMUE (16/05 à valider) 02/04/2014 SDN : Présentation au CODIR

Schéma Directeur du Numérique Planning prévisionnel 05/12/2013 Schéma Directeur du Numérique Planning prévisionnel SDN : Présentation au CODIR 02/04/2014