La norme ISO et la gestion documentaire La création et la mise en œuvre d'un outil informatique

Norme ISO au CSSS de Saint-Jérôme Plus de 1700 documents produits Ils sont écrits, approuvés, distribués! Et maintenant,qu'allons nous faire?

Des documents vivants! Donc, des documents qui doivent être : La réponse aux questions du quotidien Toujours maintenus à jour Lus par les personnes concernées avec signatures Approuvés par les personnes autorisées avec signatures

Dispendieuse Gère le calendrier de mise à jour Gère la consultation informatisée Gère les registres d'approbation et de lecture Aucunes ne répondaient à cette question fondamentale: qui doit lire quoi? Les solutions informatiques existantes

Un vendredi soir, Dr Levreault a dit : "Ne crains rien Monique, une fin de semaine et c'est fait"

Le résultat Version « 0 » sur MS Access 2 semaines de programmation à une personne Utilisable seulement par des « usagers avertis » Version « 1 » sur SQL Server 6 mois de mise en place par une équipe Utilisée par tout le personnel du labo

La version « 0 » pouvait déjà faire 2 choses Générer un profil de lectures pour chaque employé Intégrer dans un document des informations de plusieurs sources

Profils de lectures des employés La méthode "huile de bras" Pour chaque employé une liste de documents pertinents 120 employés, 1700 documents, 200,000 combinaisons! Maintenance: un cauchemar!  1 nouvel employé: 1700 entrées à faire  1 nouveau document: 120 entrées à faire

La solution: entendue dans une phrase de tous les jours Julie! Elle peut aller aux ensemencements, elle a été formée! Profils de lectures des employés

Les formations Une liste de toutes nos formations Pour chaque formation, une liste de documents dont la lecture est essentielle pour cette formation.

Le personnel Une liste de tous les membres de notre personnel Pour chaque employé, la liste de ses formations

Les listes de lectures Pour un employé, on connaît ses formations donc,on peut connaître les documents qu'il aura à lire

La maintenance Un nouveau document? L'associer aux formations pertinentes Produire automatiquement une liste de personnes ayant à le lire.

La maintenance La mutation d'un employé? On ajoute les formations pertinentes à sa liste On retire les formations devenues inactives Produire automatiquement sa nouvelle liste de lecture

La maintenance Une nouvelle version? Approbation finale (signature informatisée) Produire automatiquement les avis de lectures

Le document une fusion de trois sources d'information La liste des versions, avec les signataires, dans la base de données Le corps du texte en MS Word La liste des modifications par rapport à la version précédente dans la base de données

Passage de la version « 0 » à la version « 1 » Programmation - Saisie des données - Formation Une escouade tactique La secrétaire Le programmeur Le concepteur La chargée de projet Le pilote du logiciel

La méthode de travail La secrétaire fait la saisie dans la version « 0 » –des documents existants –de la liste des employés –des formations –des associations personne/formation

La méthode de travail La chargée de projet garde le cap sur les échéanciers et qui doit faire quoi Le pilote du logiciel teste le code au fur et à mesure de sa production Le programmeur... programme Le concepteur s'assure que le logiciel reste conforme à sa vision

Le déploiement En deux étapes Les coordonnateurs techniques Tous les membres du personnel Le programmeur Déploie l'application et ouvre les accès Corrige les bogues au fur et à mesure Le pilote Forme le personnel Caractérise les bogues et les soumet au programmeur

Le post déploiement Processus continu, nouveaux bogues sont toujours mis à jour Les professionnels doivent y croire et l'utiliser! Préparation du cahier de charge pour la version 2

Le futur Adaptation du logiciel à d'autres secteurs du CSSS

Le futur Intégration aux produits Soft"x" Alerte de la gestion documentaire distribuée par Soft"x" Appel de la gestion documentaire à partir de Soft"x"

Le futur Formation pour une personne  Date d'entrée en vigueur  Date de péremption Pont vers un logiciel de gestion de la formation des employés.

Comment s'assurer que la modification d'une information se retrouve dans tous les documents concernés? En gérant la notion de documents parents/enfants Encore mieux, en ne répétant pas en incorporant! Le futur

L'atomisation des documents Chaque document iso aura  Une section prélèvement  Une section traitement initial du spécimen  Une section contrôle de qualité  Une section sur le protocole d'envoi le cas échéant

L'atomisation des documents Guides de prélèvements Protocoles de contrôle de qualité Protocoles de réception Protocoles d'envois extérieurs Agrégats des sections correspondantes des documents ISO }

Remerciements Mme Monique Janelle Directrice par intérim du laboratoire Chargée qualité au décollage du projet

Remerciements M Mathieu Programmeur

Remerciements Mme Nathalie Forget Pilote Soft « x » Chargée de projet gestion documentaire

Remerciements M Sébastien Gourd Responsable qualité Pilote gestion documentaire

Remerciements Mme Ginette Coté Secrétaire médicale Aujourd’hui retraitée!