Comité technique du 30/03/2012 Point d'étape sur l'assistance de la DISI Ouest

Page 2 Assistance de proximité : constats issus des travaux des groupes de travail Besoin de définir précisément le périmètre des missions des CID et des SIL – Pour celles qui sont à la frontière des deux catégories d'assistance de proximité : gestion des serveurs bureautiques, intervention sur les réseaux ; travaux des directions locales – Pour celles qui relèvent de missions spécifiques non arrêtées par la note d'organisation de l'assistance : gestion des Intranets locaux, téléphonie mobile et nomadisme, Besoin d'uniformiser les compétences de chacune des filières sur les outils et méthodes de l'autre filière – Organiser le transfert de compétences entre équipes – Acquérir les connaissances du poste de travail et matériels/logiciels de l'autre filière – Identifier les référents formateurs internes à la DISI – Identifier les bonnes pratiques et les partager

Page 3 Besoin d'une identification des équipes délocalisées à une structure unique Besoin de planification des activités et de pilotage et reporting des activités – Pour les déploiements nationaux – Pour les déploiements locaux – Pour l'organisation et le suivi des interventions et déplacements Identification des circuits de l'information et de la saisine des équipes de proximité Mise en place d'une gouvernance et d'une comitologie adaptée – Aux besoins métiers des équipes de l'assistance – Aux besoins de pilotage et de reporting des responsables de CID et SIL, d'ESI et direction de la DISI – Aux besoins d'information des directions locales et bureaux métiers de la centrale, sans redondance de saisie pour la production d'indicateurs Assistance de proximité : constats issus des travaux des groupes de travail

Page 4 Périmètre des CID et SIL – Les orientations de la note d'organisation sont respectées – Uniformité des périmètres d'attributions pour les compétences en marge de la note cadre :  Travaux de câblage et interventions sur les réseaux et serveurs : – Champ de compétences du SIL – Travaux concertés entre le SIL et la CID – Intervention de la CID sous le pilotage du SIL (incidents ou travaux planifiés) – Travaux planifiés avec les directions locales, SIL, CID et le pôle pilotage de la DISI  Opérations de sauvegarde de données sur serveurs : – Champ de compétence du SIL (avec contractualisation éventuelle avec la CID)  Administration des Intranets locaux et téléphonie mobile : compétence de la CID, selon les accords avec les directions locales, sujet lié aux ressources Assistance de proximité : principales décisions arrêtées

Page 5 Assistance de proximité : principales décisions arrêtées – La fiche signalétique de tous les ESI est validée par SI2A : elle est annexée à la note cadre pour tenir compte de certaines spécificités locales  Elle prévoit la prise en charge de la téléphonie, de la gestion des Intranets  Elle permet de répartir les responsabilités et rôles dans la gestion du matériel informatique  Elle précise les modalités d'organisation des relations entre l'ESI, les équipes d'assistance et la direction locale : support de planification annexé à la note, les coordonnées des interlocuteurs Le périmétrage des attributions des équipes CID et SIL nécessite cohésion et concertation de ces acteurs, et la planification de leurs travaux avec les commanditaires

Page 6 Assistance de proximité : principales décisions arrêtées Formations, transferts de compétences et mutualisation des bonnes pratiques – Mettre en place des formations locales avec des référents formateurs sur les outils de l'assistance et le poste de travail, en complément des actions de formations nationales – Identifier les besoins de formation et les référents formateurs – Partager la documentation métier sur une base unique réservée à l'assistance Méthode de planification retenue – Deux niveaux de d'organisation de l'activité de l'assistance :  Les interventions des équipes locales et déplacements, dans un outil agenda  Les plans de déploiement nationaux et travaux des directions locales, avec un tableau échangé avec la direction locale

Page 7 Pilotage et comitologie – Circuit de l'information et des décisions de gestion  Point d'entrée unique de l'information descendante : le pôle pilotage de la DISI Ouest (via les balfs DISI, ESI et CID/SIL)  Notes de maintenances de la Direction générale : le caractère urgent nécessite une saisine directe des CID et SIL avec information des équipes de direction ESI et DISI  Point d'entrée des Directions locales pour toute demande de programmation de travaux, de développement d'outil local, … : le responsable d'ESI, les responsables CID et SIL, la DISI  Réunions de partage des actions à mettre en œuvre et bilans des activités : – Audios / visios hebdomadaires entre le responsable de l'assistance de l'ESI et le responsable de la CID locale et son adjoint, par CID – Visios mensuelles plénières par département, entre le responsable CID, son adjoint, les membres de la CID, 1 représentant SIL, le RRA, le responsable ESI, un membre du service logistique de la direction locale, – Réunion semestrielle entre tous les membres de l'assistance de proximité, les responsables d'ESI et la DISI Assistance de proximité : principales décisions arrêtées

Page 8 Assistance de proximité : principales décisions arrêtées – Les résultats de la synthèse des groupes de travail ont été adressés à l'ensemble des participants – Ils détaillent les éléments identifiés par le GT – Les travaux de périmétrage de la DISI Ouest et d'autres DISI ont fait l'objet d'un recueil par SI2A qui en a produit un tableau de répartition des compétences – La DISI Ouest a formalisé la gouvernance de l'assistance conformément aux travaux du groupe de travail et à la note d'organisation de l'assistance de proximité  La gouvernance est nécessaire à la bonne répartition des ressources suivant les priorités et enjeux. Elle permet l'amélioration des compétences, la reconnaissance et la valorisation du travail des équipes, et de créer une identité de l'assistance au sein de la DISI.