Comment remplir le CERFA

Sommaire 1- Page de gardePage de garde 2- Informations pratiquesInformations pratiques 3- Demande de subventionDemande de subvention Présentation de votre association 2 - Budget prévisionnel de l’association Description de l’action Budget prévisionnel de l’action Annexe au budget prévisionnel 4- Attestation sur l’honneur 5- Pièces à joindre au dossier

1 - Page de garde 1 – Mettre le nom entier de la structure Nom exact indiqué sur le RIB/RIP fourni 2 – Donner un nom à votre action 3 – Cocher : « première demande » si l’action n’a jamais été financée par le contrat de ville « renouvellement… » si l’action a déjà été financée par le contrat de ville (y compris si l’action a été interrompue) 4 – Penser à remplir chaque fiche 5 – Pour déposer votre dossier: Impératif: 2 exemplaires papier à adresser au service politique de la ville + 1 exemplaire numérique

2 – Informations pratiques 1 – Le numéro de SIRET est indispensable: il doit être bon et complet 2 – L’attestation sur l’honneur : la signature doit être un original, si le signataire n’est pas le représentant légal le pouvoir doit être impérativement fourni Le montant de subvention à indiquer est celle demandée à l’État 3 – Pièces à joindre : en l’absence d’une pièce indispensable, le dossier ne sera pas instruit 4 – Compte-rendu financier de l’action : Dans tous les cas : il est à fournir au plus tard 6 mois après l’année d’exercice de l’action. En absence de bilan le remboursement des subventions peut être exigé. Dans le cas d’un renouvellement de subvention : le bilan fait partie des pièces à fournir. Si l’action n’est pas terminée, un bilan intermédiaire est exigé. 1 – Le numéro de SIRET est indispensable: il doit être bon et complet 2 – L’attestation sur l’honneur : la signature doit être un original, si le signataire n’est pas le représentant légal le pouvoir doit être impérativement fourni Le montant de subvention à indiquer est celle demandée à l’État 3 – Pièces à joindre : en l’absence d’une pièce indispensable, le dossier ne sera pas instruit 4 – Compte-rendu financier de l’action : Dans tous les cas : il est à fournir au plus tard 6 mois après l’année d’exercice de l’action. En absence de bilan le remboursement des subventions peut être exigé. Dans le cas d’un renouvellement de subvention : le bilan fait partie des pièces à fournir. Si l’action n’est pas terminée, un bilan intermédiaire est exigé.

3 – Demande de subvention Présentation de votre association (1/3) 1 – Vous devez attacher une grande attention à l’identification de votre structure 2 – Le nom à reporter est celui indiqué sur votre RIB/RIP, le sigle ou nom d’usage est la ligne suivante 3 – L’objet de l’association est celui déclaré dans les statuts de l’association 4 – Adresses : les notifications de subventions ou invitations sont adressées à l’adresse que vous indiquez, il vous appartient de faire connaitre tout changement en cours d’année (idem: courriel, téléphone) 5 – le numéro de SIRET est indispensable et ne doit pas comporter d’erreur: 14 chiffres

3 – Demande de subvention Présentation de votre association (2/3) 1 – Indiquer l’identité du représentant légal de la structure, (le plus souvent le-a président-e pour une association). 2 – La personne chargée du dossier de subvention est celle qui pourra être contactée pour des précisions complémentaires sur l’aspect administratif du dossier NB: Ne pas oublier de communiquer les éventuels changements pour assurer la continuité du suivi des actions.

3 – Demande de subvention Présentation de votre association (3/3) 1 – L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel d’un extrait de sa déclaration. 2 – Une association loi 1901 déclarée peut être reconnue d’utilité publique, par décret en Conseil d’État. 3 – Une association doit avoir un commissaire au compte notamment lorsqu’elle perçoit de plus de € de dons ou subvention au cours d'une même année 1 – L’association acquiert la capacité juridique seulement le jour où elle est rendue publique par une mention au Journal officiel d’un extrait de sa déclaration. 2 – Une association loi 1901 déclarée peut être reconnue d’utilité publique, par décret en Conseil d’État. 3 – Une association doit avoir un commissaire au compte notamment lorsqu’elle perçoit plus de € de dons ou subvention au cours d'une même année

3 – Demande de subvention 2 - Budget prévisionnel de l’association 1 – Selon le format de votre demande Si vous remplissez la demande de subvention en.dot : Remplir les champs directement, le calcul se fait automatiquement Si vous remplissez la demande de subvention en.doc : penser à remplir le.xls qui contient les 3 budgets à remplir et calcule automatiquement 2 – Le montant des demandes se remplit automatiquement 3 – Les cellules grisées ou colorées se calculent automatiquement 4 – En cas de report : Indiquer le montant dans le budget prévisionnel de l’association (penser à l’indiquer dans les charges au bilan de l’action pour l’année passée). NB : le report doit faire l’objet d’une autorisation expresse des financeurs par le biais d’une demande écrite.

3 – Demande de subvention Description de l’action (1/7) 1 – Le nom de l’action doit être le même que celui indiqué en page de garde 2 – Coordonnées de la personne référente qui met en œuvre l’action. 3 – Choisir le bon statut de l’action dans la liste déroulante, et indiquer l’année de création de l’action

3 – Demande de subvention Description de l’action (2/7) 1 – Choisir les orientations et objectifs du contrat de ville auxquelles répond principalement l’action. Possibilité de cocher un seul ou plusieurs objectifs du contrat de ville en fonction des objectifs visés par l’action NB: Ne pas sélectionner des objectifs qui seraient impactés à la marge par l’action

3 – Demande de subvention Description de l’action (3/7) 1 – Les constats indiqués ici sont propres au territoire ciblé par l’action. Quels manques, difficultés, besoins particuliers au territoire / aux habitants sont à l’origine de la proposition d’action qui est faite ? Pourquoi cette proposition ? 2 – Qui est à l’origine de ces constats ? 3 – Les objectifs déclinés ici doivent : Répondre aux besoins indiqués plus haut Être précis et indiquer à quelle situation il est souhaité d’arriver (pas de généralités type « améliorer le vivre-ensemble ») Être définis dans l’espace, le temps et le contenu NB : Les objectifs ne sont pas des actions : ex: « organiser des ateliers… » n’est pas un objectif mais un moyen. L’objectif pourrait être « Former XX habitants du quartier XX en 2017 à XX » 1 – Les constats indiqués ici sont propres au territoire ciblé par l’action. Quels manques, difficultés, besoins particuliers au territoire / aux habitants sont à l’origine de la proposition d’action qui est faite ? Pourquoi cette proposition ? 2 – Qui est à l’origine de ces constats ? 3 – Les objectifs déclinés ici doivent : Répondre aux besoins indiqués plus haut Être précis et indiquer à quelle situation il est souhaité d’arriver (pas de généralités type « améliorer le vivre-ensemble ») Être définis dans l’espace, le temps et le contenu NB : Les objectifs ne sont pas des actions : ex: « organiser des ateliers… » n’est pas un objectif mais un moyen. L’objectif pourrait être « Former XX habitants du quartier XX en 2017 à XX »

3 – Demande de subvention Description de l’action (4/7) 1 – Les résultats attendus de l’action doivent être soigneusement définis. Ils sont la base de l’évaluation de l’action en N+1 2 – Pour définir un véritable résultat, suivre le moyen mémo-technique rappelé ici : le SMART Exemples de résultats évaluables : « Les charges d’électricité des familles les plus précaires des immeubles XX, YY, ZZ, sont réduites de 20% en 2017 » (quantitatif) « Les activités sportives estivales proposées en 2017 ont permis aux femmes du quartier XX de tester des sports traditionnellement masculin » (qualitatif) NB: vos interlocuteurs LMM et État sont à votre disposition pour vous aider à formuler votre projet.

3 – Demande de subvention Description de l’action (5/7) 1 – Ici commence la présentation du contenu de l’action: les moyens de répondre aux objectifs et résultats attendus. 2 – Public cible : une jauge de bénéficiaire est indispensable, il est possible de viser un public spécifique dans le quartier prioritaire. NB : les habitants des quartiers prioritaires doivent être la cible principale de l’action. 3 – Présentation du contenu : Les modalités d’actions et moyens mis en œuvre doivent répondre aux objectifs et résultats attendus. Indiquer dans la colonne du milieu le contenu de l’action : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Moyen? NB : Si vous souhaitez aller très précisément dans le détail de l’action ou l’articulation avec un autre projet…, vous pouvez fournir une annexe à votre demande. Néanmoins celle-ci ne vous dispense pas de remplir la question 3.f. 1 – Ici commence la présentation du contenu de l’action : les moyens de répondre aux objectifs et résultats attendus. 2 – Public cible : une jauge de bénéficiaire est indispensable, il est possible de viser un public spécifique dans le quartier prioritaire. NB : les habitants des quartiers prioritaires doivent être la cible principale de l’action. 3 – Présentation du contenu : Les modalités d’actions et moyens mis en œuvre doivent répondre aux objectifs et résultats attendus. Indiquer dans la colonne du milieu le contenu de l’action : Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Moyen? NB : Si vous souhaitez aller très précisément dans le détail de l’action ou l’articulation avec un autre projet…, vous pouvez fournir une annexe à votre demande. Néanmoins celle-ci ne vous dispense pas de remplir la question 3.f.

3 – Demande de subvention Description de l’action (6/7) 1 – Spécificités des projets contrats de ville : Les subventions du contrat de ville sont des crédits qui viennent compléter les crédits de droit commun (ex: subventions de fonctionnement pour les associations) pour pallier spécifiquement aux difficultés des habitants des quartiers prioritaires. En quoi les subventions demandées pour l’action au contrat de ville bénéficient spécifiquement aux habitants des quartiers prioritaires? 2 – Le contrat de ville encourage la mise en place d’actions partenariales : qui sont vos partenaires et quel est leur rôle dans l’action. 3 – Indiquer ici les indicateurs qui vous permettront d’évaluer l’atteinte de vos résultats attendus (les mêmes que déclinés plus haut) et la manière dont vous comptez les renseigner

3 – Demande de subvention Description de l’action (7/7) 1 – Si l’action est une demande de renouvellement, vous référer à votre bilan d’action N-1 pour indiquer les améliorations que vous apportez en année N 2 – Utiliser cet encart pour préciser ce qui vous semble utile

3 – Demande de subvention Budget prévisionnel de l’action 1 – Selon le format de votre demande Si vous remplissez la demande de subvention en.dot : Remplir les champs directement, le calcul se fait automatiquement Si vous remplissez la demande de subvention en.doc : penser à remplir le.xls qui contient les 3 budgets à remplir et calcule automatiquement 2 – Les cellules grisées ou colorées se calculent automatiquement 3 – En cas de report : Indiquer le montant dans le budget prévisionnel de l’association (penser à l’indiquer dans les charges au bilan de l’action pour l’année passée). NB : le report doit faire l’objet d’une autorisation expresse des financeurs par le biais d’une demande écrite.

3 – Demande de subvention Annexe au budget prévisionnel 1 – Préciser les modalités de calcul qui vous ont conduit à valoriser le montant indiqué (ex: coût de X% du temps de travail du secrétariat ou X% du coût de l’énergie sur la durée de l’action…) 2 – Détailler la nature des contributions volontaires (ex: mise à disposition de salles) et leurs modalités de calcul (ex: X heures de bénévolat à 10€/h) ….

4 – Attestation sur l’honneur 1 – Toutes les cases doivent être cochées 2 – Indiquer ici le montant de subvention demandé à l’État uniquement 3 – Indiquer vos coordonnées bancaires (le nom doit être exactement le même que sur le RIB/RIP fourni) 4 – La signature doit être un original : Soit de la main du représentant légal Soit de la personne ayant le pouvoir donné par le représentant légal (dans ce cas le pouvoir doit être joint aux pièces justificatives). NB : remplir les coordonnées bancaires ici ne dispense pas de fournir un RIB/RIP. Il doit faire partie des pièces à fournir pour chaque demande et tous les ans, même s’il n’a pas changé.

5 – Pièces à joindre au dossier 1 – Vous référer à ce que vous avez indiquez en page de garde. 2 – Quelle que soit votre situation vous devez fournir à minima : Ce dossier dûment complété La composition du bureau avec les fonctions et du conseil d’administration Le RIB/RIP de l’association Le bilan financier de l’action au plus tard dans les 6 mois suivant l’année d’exercice de l’action. Le rapport d’activité de l’association NB : Si le dossier n’est pas signé par le représentant légal, le pouvoir doit être joint impérativement au dossier

Sommaire - Bilan 6 - Bilan financier de l’action Compte-rendu financier de l’action Annexe au compte-rendu financier de l’action 6.3 – Bilan qualitatif de l’action

6 – Bilan financier de l’action 1 – Que votre action soit nouvelle ou qu’il s’agisse d’un renouvellement, vous avez l’obligation légale de fournir le compte- rendu financier de l’action. À défaut, il vous sera demandé de rembourser la subvention perçue, que l’action ait bien eu lieu ou non 2 – Délais : pour une subvention accordée pour l’exercice 2016 de l’association, le bilan définitif doit être fourni en juin Dans le cas où l’action ne serait pas terminée (ex: action sur calendrier scolaire) et que vous souhaitiez déposer une nouvelle demande de subvention vous devez impérativement fournir un bilan intermédiaire. NB: Le bilan intermédiaire n’exempte pas de réaliser le bilan financier à la clôture de l’action.

6.1 – Compte-rendu financier de l’action 1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Reporter dans les colonnes « prévisions » les montants figurants au budget prévisionnel de l’action dans la demande de subvention 3 – Reporter dans les colonnes « Réalisation » les charges et produits effectivement réalisées/obtenues 4 – Les lignes grisées et les lignes totales se calculent automatiquement 5 – Dans le cas où l’intégralité des subventions obtenues n’aient pas été dépensées : indiquer le montant non utilisé face au « Reliquat ». Si vous souhaiter l’utiliser l’année suivante, indiquer ce même montant en « Report » NB: Il vous faut obtenir une autorisation expresse de chaque financeur pour le report. 1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Reporter dans les colonnes « prévisions » les montants figurants au budget prévisionnel de l’action dans la demande de subvention 3 – Reporter dans les colonnes « Réalisation » les charges et produits effectivement réalisées/obtenues 4 – Les lignes grisées et les lignes totales se calculent automatiquement 5 – Dans le cas où l’intégralité des subventions obtenues n’aient pas été dépensées : indiquer le montant non utilisé face au « Reliquat ». Si vous souhaiter l’utiliser l’année suivante, indiquer ce même montant en « Report » NB: Il vous faut obtenir une autorisation expresse de chaque financeur pour le report.

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action 1 – Préciser les modalités de calcul qui vous ont conduit à valoriser le montant indiqué (ex: coût de X% du temps de travail du secrétariat ou X% du coût de l’énergie sur la durée de l’action…) 2 – Exemple: au-delà de 10% d’écart entre prévu et réalisé indiquer les raisons de ce décalage. 3 – Détailler la nature des contributions volontaires (ex: mise à disposition de salles) et leurs modalités de calcul (ex: X heures de bénévolat à 10€/h) ….

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (1/7) 1 – Indiquer le nom exact de l’action ayant fait l’objet de la demande de subvention 2 – Évaluation de la réalisation de l’action : cette partie vise à évaluer si l’action conduite est conforme à l’action présentée dans la demande de subvention. Elle porte sur : 1.le type d’action menée 2.la typologie du public 3.Le secteur de résidence des bénéficiaires (impératif pour bénéficier des crédits politique de la ville)

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (2/7) 4.Le lieu de réalisation de l’action 5.La date / durée de mise en œuvre de l’action 6.Les ressources humaines impliquées 7.Le contenu précis de l’action : Pour vous aider dans la rédaction, vous pouvez vous appuyer sur ces questions « Quoi? Qui? Où? Quand? Comment? Pourquoi? Moyen? » NB: Il ne s’agit pas ici d’évaluer les résultats de l’action mais les conditions de sa réalisation.

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (3/7) 8.Les outils de communication utilisés 9.Les difficultés rencontrées

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (4/7) 1 – Évaluation des résultats de l’action : cette partie vise à évaluer si les résultats attendus définis dans la demande de subvention ont été atteints. Il s’agit de mesurer l’évolution entre la situation de départ et la situation d’arrivée. 2 - Vous devez étayer votre réponse à l’aide des indicateurs quantitatifs et qualitatifs que vous avez préalablement définis NB: pour plus d’informations sur l’évaluation, vous reporter au support d’aide à l’évaluation.

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (5/7) 1 - Il s’agit ici d’évaluer les « effets » (positifs ou négatifs, ils dépendent également d’autres évènements que l’action) que vous percevez ou non sur le quartier/les habitants 2 – Dressez en quelques mots les points forts et les points faibles que vous avez repérés dans la réalisation de votre action 3 – Dans le cas d’une reconduction: vous devez préciser ici ce que vous avez mis en place pour pallier aux difficultés passées.

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (6/7) 1 – Les actions subventionnées par le contrat de ville visent une maximisation du partenariat : indiquer ici qui ont été vos partenaires et le rôle qu’ils ont effectivement eu dans l’action mise en œuvre 2 – Indiquer les points forts/faibles de vos partenariats 3 – Vous devez préciser ici en quoi les crédits contrat de ville reçus vous ont permis d’œuvrer en faveur des habitants des quartiers, au-delà de vos missions classiques. NB: Vous devez porter une attention particulière à cette question qui est le cœur de l’implication des financeurs

6.2 – Annexe au compte-rendu financier de l’action (7/7) 1 – La participation des habitants est essentielle dans la mise en œuvre du contrat de ville. Cette partie vise à évaluer leur degré d’implication dans votre action 2 – Vous pouvez indiquer ici tout ce qui vous semblera utile. NB: vous pouvez si vous le souhaitez nous faire parvenir d’autres bilans en annexe, mais celui-ci est indispensable. En l’absence de ce bilan à échéance, le remboursement des subventions vous sera demandé.