Le processus de contrôle dans la fonction publique Séance du 4 février 2013 Professeur Eric Champagne École d’études politiques Gestion dans le secteur public PAP 2027

Quatre grandes fonctions de la gestion 2 Planification Organisation et mise en œuvre Contrôle et reddition de compte Amlioration et innovation

Objectifs de la séance 1.Définir le contrôle et présenter les différentes formes de contrôle 2.Illustrer le contrôle dans le contexte de la gestion publique 3

Définition et formes de contrôle

Définition de la notion de « contrôle » Fonction de la gestion ayant pour but: ? 5

À quoi sert le contrôle? 1.Moyen de savoir ce qui se passe dans une organisation 2.Déterminer si les résultats sont atteints 3.Moyen de limiter l’arbitraire de la fonction publique (protéger les ressources de l’organisation) 4.Avoir un effet sur l’organisation et ses membres dans le but d’optimiser les organisations 5.Permet aux gestionnaires d’être plus efficaces et plus efficients (motiver et responsabiliser) 6

Trois phases de contrôle Contrôle préventif: orienter les activités pour qu’elles débouchent sur les résultats souhaités (description de poste; normes de performance, etc.) Contrôle continu: permet de surveiller les activités au cours de la phase de mise en oeuvre Contrôle rétroactif: s’effectue après que l’on a réalisé les plans et pris connaissance des résultats obtenus 7

Typologies des contrôles 1.Contrôles automatiques vs aléatoires 2.Contrôles internes vs externes 3.Contrôles a priori vs a posteriori 8

Contrôles automatiques vs aléatoires Automatiques Contrôle généralisé, prédéterminé (procédure) Contrôle des horaires de travail; des dépenses de l’organisation; des appels longue distance; etc. Plus acceptables pour les employés mais alourdissent la bureaucratie Aléatoires Arbitraire et décision cas par cas (événementiel) Quand on soupçonne un problème ou au hasard Enquêtes spéciales, enquêtes sur l’impôt; vérificateur général; protecteur du citoyen; etc. Souvent stressant, cause de désagrément 9

Contrôles internes vs externes Externes Vérifications indépendantes à l’organisation (vérificateurs ou évaluateurs externes) Met l’accent sur les résultats antérieurs (fin d’un cycle) Rapports budgétaires ou rapports de vérification externes à l’organisation Internes Contrôle continu fait par les membres de l’organisation (cadres ou vérificateurs/évaluateurs internes) Met l’accent sur les procédures de contrôle permettant de corriger la situation en cours de route Signatures d’autorisation, tableau de bord, etc. 10

Contrôles a priori vs a posteriori A priori Effectué avant le projet Approche préventive Servent à éviter des erreurs, des fraudes et réduire les dépenses Contrôles bureaucratiques/ opérationnel Ex. demande d’approbation ou d’autorisation écrite A posteriori On indique à l’avance ce qui sera contrôlé et comment Comptes à rendre: sur quoi, comment, par qui, ou? Écart entre normes de rendement et résultat Ex. Évaluation de programme ou contrôle surprise 11

Contrôles administratifs ou parlementaires (politiques) Administratifs Par les organisations de l’administration publique Ex. bureau du vérificateur général Parlementaire (politique) Par les élus Ex. La Chambre des communes et le Sénat 12

Deux notions clés 1.Responsabilité: se sentir ou être responsable des résultats 2.Imputabilité: rendre des comptes sur l’atteinte des objectifs et sur l’utilisation des ressources (reddition de compte) 13 Normes de performance Conséquences possibles Influence les comportements Optimise les organisations

Le contrôle dans le contexte de la gestion publique

Pluralité des moyens de contrôle Par nature, il y aura toujours des individus pour contourner les règles ou les lois Parfois, c’est pour le bien commun (quand le statuquo empêche le progrès); souvent, c’est pour un gain individuel (mauvaise gouvernance) – les valeurs publiques sont importantes S’il existe une variété de moyens de contrôle aujourd’hui, c’est pour réduire le risque de mauvaise gouvernance La création de tous ces mécanisme est cumulatif… et il y a toujours un risque d’alourdissement de la bureaucratie 15

Principaux moyens de contrôles Contrôle des opérations Contrôle financier Vérification (interne/externe) Évaluation de programme Contrôle budgétaire 16

Contrôle des opérations 1.Sert à évaluer le rendement dans divers secteurs d’une organisation – sert aussi à évaluer l’efficacité des gestionnaires 2.Contrôle des RH: l’évaluation périodique du rendement des employés (indique les faiblesses et les actions à prendre – comportement, formation, réaffectation, congédiement, etc.) 3.Le suivi: contrôle continu des activités et des progrès réalisés par l’organisation. Correction continue des écarts (tableau de bord) 17

Contrôle financier 1.Fait par des comptables à divers niveaux de l’organisation ou à la fin d’un exercice par des comptables externes 2.Analyse continue du rendement financier de l’entreprise (autoriser les dépenses et vérifier si on a les liquidités pour effectuer les dépenses) 3.États financiers à des périodes prédéterminées (mensuel, trimestriel, annuel) 18

Vérification externe 1.Effectuée par vérificateurs externes (privés) 2.Effectuée par organisations gouvernementales indépendantes (Vérificateur général; Conseil du Trésor; etc.) 3.Contrôle législatif par les élus (comités parlementaires, commissions de l’Assemblée Nationale, Conseil des ministres, etc.) 4.On vérifie quoi? la conformité avec les lois et procédures, l’efficience, la gestion (opérations, finances, etc.) 19

Vérification interne 1.Effectuée par les cadres ou les vérificateurs internes (donc publics) d’une unité ou d’un ministère 2.Procédures de contrôle automatiques 3.Application des lois et des procédures 4.Contrôle des opérations et financier sont de bons exemple… 20

Évaluation de programme 1.Évaluation indépendante (faite par des évaluateurs externes privés) 2.On évalue le rendement a posteriori (à la fin d’un cycle d’un programme) 3.On évalue: la performance organisationnelle, le rendement par rapport aux cibles, l’adéquation entre résultats et besoins, l’efficience, la pertinence, etc. 4.Risques politiques: prouver l’inefficacité ou l’inutilité du programme; élimination du programme ou réduction des ressources, etc. 21

Contrôle budgétaire Mécanisme de contrôle a priori et a posteriori effectué par le SCT et les parlementaires (élus) Le SCT a la responsabilité d’approuver les crédits (présentations au Secrétariat du Conseil du Trésor de cadres de mesure du rendement pour l’obtention des crédits; politiques de vérification et d’évaluation…) Le Parlement a un droit de regard sur les plans de dépenses du gouvernement fédéral par l’examen des budgets des dépenses et l’adoption des projets de loi de crédits et d’autres lois Il peut aussi effectuer un examen des dépenses a posteriori par l’entremise des travaux des différents comités permanents de la Chambre des communes et du Sénat. Comités parlementaires ont la possibilité d’étudier les Rapports sur les plans et les priorités et les Rapports sur le rendement des ministères et organismes qui relèvent de leur mandat. 22

Le contrôle comme outil d’apprentissage 1.Le contrôle n’est pas uniquement un outil de gestion coercitif (outil de gendarme versus outil de guidage) 2.Le contrôle (vérification et évaluation) doit être utilisé comme outil d’apprentissage pour les membres de l’organisation 3.Le meilleur contrôle est celui qui est intégré à la gestion et qui sert à tirer des leçons pour améliorer l’organisation de manière continue 23

Exemple: Mécanismes de contrôles des dépenses du gouvernement fédéral Année fiscale: débute le 30 mars et se termine le 1 avril Contrôle administratif interne à priori: – Contrôle financier par les cadres et les responsables des finances des ministères sur une base régulière (tout au long de l’année) – Examen des dépenses (justifier les programmes et les budgets nécessaires) – Secrétariat du conseil du Trésor et ministères Contrôle parlementaire externe à priori: – Étude du budget principal des dépenses (plans et priorités proposées sur un base annuelle) – Par les élus de la Chambre via divers comités de la Chambre des communes - étudie les propositions de dépenses et pose des questions – Sept jours désignés à la chambre pour interroger les ministres et attirer l’attention des médias et du public sur le plan financier du gouvernement 24

Exemple: Mécanismes de contrôles des dépenses du gouvernement fédéral Contrôle administratif interne à postériori: – Bureau du contrôleur général – Vérification interne – gestion financière et vérification internes des opérations financières – contrôle budgétaire. – Le contrôleur général surveille les dépenses du gouvernement et s’assure que les normes et procédures sont respectées. Il fournit un bilan des comptes publics à la fin de l’année. Contrôle administratif externe à postériori – Bureau du vérificateur général – Vérification indépendante des états financiers des ministères et des organismes relevant du gouvernement fédéral – Il effectue aussi des vérification sur la conformité et l’optimisation de la gestion (qualité de la gestion, des procédures et des coûts-bénéfice) – Il transmet au parlement les résultats de ses vérifications pour favoriser la reddition de compte 25

Exemple: Mécanismes de contrôles des dépenses du gouvernement fédéral Contrôle administratif interne à priori et à postériori – Directeur parlementaire du budget – A pour mandat de présenter au Parlement une analyse indépendante sur l’état des finances de la nation, le budget des dépenses, ainsi que les tendances de l’économie nationale; de faire des estimations des coûts des propositions de dépenses (ex. F35) Contrôle parlementaire externe à postériori – Analyse des rapports sur le rendement des ministères – Analyse des rapports sur les comptes publics – Analyse des rapports du vérificateur général 26