1 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA CONTEXTE : art 135 LSF nomination de deux commissaires aux comptes pour les établissement publics établissant des comptes consolidés certification des comptes individuels et consolidés de l’exercice : mission de diagnostic du cabinet Mazars audit des comptes 2006 de l’INRIA objectif : mesurer le caractère certifiable des comptes de l’INRIA 2009 : pré-certification des comptes par le cabinet Mazars audit des comptes 2009 de l’INRIA définition du périmètre de la consolidation

2 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA DEFINITION DE LA NOTION D’AUDIT DES COMPTES DEFINITION DE LA NOTION D’AUDIT DES COMPTES : audit par sondage des éléments probants justifiant les données contenues dans les comptes audit apprécie : principes comptables suivis estimations significatives retenues pour l’arrêté des comptes présentation d’ensemble

3 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA MODALITES DE L’AUDIT DES COMPTES MODALITES DE L’AUDIT DES COMPTES : Examen du CIC sur l’environnement comptable = procédures liées à l’établissement des comptes ordonnateur : engagement, liquidation, mandatement, titrage, établissement du budget et du compte administratif comptable : paiement des dépenses, encaissement des recettes, établissement du compte financier

4 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA MODALITES DE L’ AUDIT DES COMPTES MODALITES DE L’ AUDIT DES COMPTES : Examen du CIC sur les comptes eux-mêmes : bilan : gestion des immobilisations et stocks, recouvrement des créances, suivi de la trésorerie, paiement des fournisseurs, suivi des subventions résultat : contrats et conventions de recherche, suivi des rémunérations, gestion des achats, missions engagements hors bilan : accords, conventions avec des tiers…

5 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Approche mise en œuvre à l’INRIA pour la revue de certificabilité : revue du contrôle interne comptable (CIC) : examen global à la DAF et l’AC examen de l’application du dispositif de contrôle interne à Nancy et Rocquencourt revue des procédures concourant à l’élaboration des états financiers au Centre de Rocquencourt revue des comptes 2006 à l’AC revue des règles et méthodes comptables examen des procédures d’arrêté des comptes revue de la justification et de la documentation des comptes examen critique de l’information financière

6 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Synthèse du diagnostic Synthèse du diagnostic : revue du contrôle interne comptable (CIC) : Contrôles orientés sur : aspects réglementaires, aspects budgétaires flux de trésorerie Faiblesses importantes du CIC : déficit des guides de procédures (comptables, financier, immobilisations, RH) procédures pas appliquées systématiquement et/ou non homogènes comptabilité analytique naissante (peu de contrôle des activités) postes sur fonctions financières et/ou de gestion vacants plateforme du SI en cours de stabilisation : anomalies, retards dans la production et la justification des états financiers => revue des états financiers 2006

7 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Synthèse du diagnostic Synthèse du diagnostic : revue des procédures concourant à l’élaboration des états financiers Les procédures ne permettent pas de couvrir de façon satisfaisante :  le principe de séparation des exercices (subvention, recettes, dépenses…)  la réalité et la correcte évaluation des actifs  l’exhaustivité des dépenses  la valorisation des recettes (subvention et chiffre d’affaires sur contrat)  l’évaluation des créances  l’évaluation des risques liés aux contrats  l’identification et le recensement des engagements

8 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Synthèse du diagnostic Synthèse du diagnostic : revue des états financiers :  bilan et compte de résultat conforme aux règles en vigueur  référentiel comptable doit être rendu conforme à l’instruction M91 et au PCG sur les règles et méthodes de comptabilisation des subventions  annexe doit être revisitée pour être conforme aux mentions obligatoires de la M91 et du PCG

9 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Conclusion du diagnostic Conclusion du diagnostic sur la « certificabilité » :  les principes comptables eux-mêmes  l’information financière  la fiabilité des comptes en raison de la faiblesse du CIC Importance cumulée des réserves =>refus de certification

10 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA Les actions prioritaires à mener Les actions prioritaires à mener : les immobilisations les subventions/recettes/avances le respect du principe de séparation des exercices dépenses/personnel processus d’arrêté des comptes L’optimisation du contrôle de gestion contrôler la cohérence avec les informations comptables La concertation des services Définition et respect d’un calendrier commun de clôture Réunions de préparation des comptes entre l’AC, les services ordonnateurs, la direction juridique et des ressources humaines sur les thèmes des provisions, des risques, des immobilisations, des dépréciations des créances Revues de cohérence partagée de l’information financière (comptes, annexe, rapports des services, budget…)

11 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 1° actions prioritaires sur les immobilisations réaliser l’inventaire physique remise à plat des procédures immobilisations : mise en service, sortie, biens de faible valeur… rapprochement inventaire/état de l’actif comptable suivi des immobilisations financées par des subventions formation du personnel

12 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 2° actions prioritaires sur les subventions/recettes/avances revoir les règles de comptabilisation des subventions et avances mise en place suivi périodique des créances clients provisionner les créances anciennes et/ou douteuses rédiger, revoir les procédures de suivi des contrats : document type de suivi d’affaires procédure de suivi des contrats industriels suivi des contrats en cours de rédaction ou de signature sensibiliser les gestionnaires à la notion de suivi analytique des contrats et de marge par contrat sensibiliser les gestionnaires au rattachement des dépenses par contrat pour les contrats européens : rendre l’établissement mensuel de la feuille de temps effectif contrôle mensuel par contrat de l’intégralité des temps du personnel travaillant sur ces contrats

13 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 3° actions prioritaires sur le respect du principe de séparation des exercices Sensibiliser l’intégralité des agents (chefs de projet, d’équipe, gestionnaires de dépenses et de recettes) au principe de séparation des exercices RAPPELS : les dépenses et les recettes ne doivent pas être rattachées à un exercice donné en fonction du budget disponible, tout retard dans la transmission des documents est susceptible d’avoir un impact sur le respect du principe de séparation des exercices et donc de fausser les comptes

14 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 4° actions prioritaires sur les dépenses/personnel Dépenses : suivi des réceptions non comptabilisées en dehors des périodes d’arrêté suivi des factures validées mais non comptabilisées contrôle par sondage (hebdomadaire ou mensuel) des contrôles effectués par le gestionnaire de frais de mission

15 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 4° actions prioritaires sur les dépenses/personnel Personnel : procédure paie nationale suivi intégré de la masse salariale contrôle mensuel systématique en liaison avec AC du cadrage des données de paie et des données comptables sensibiliser le personnel (chefs de projet ou d’équipe) sur l’importance de transmettre immédiatement au SRH les données de paie (démission, contrat, maladie) au sein de la cellule RH : contrôle effectif des éléments de paie saisis avant transmission à l’AC

16 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA 5° actions prioritaires sur le processus d’arrêté des comptes Respect des délais de clôture : instaurer des clôtures intermédiaires bloquer la saisie des données des agents ne relevant pas de l’AC une fois la date butoir atteinte Procédures et outils : outils et procédure présentant les activités de contrôle à réaliser par l’AC procédure de modification du plan de compte (ajout, suppression de comptes) procédure de préparation du contenu de l’annexe en amont de l’arrêté Contrôle des opérations de clôture Contrôle par sondage de la régularité des enregistrements comptables Constitution d’un dossier de clôture (analyse de certains comptes, tableaux de variation des immobilisations et provisions par exemple)

17 Mesure de la certificabilité des comptes de l’INRIA CONCLUSION CONCLUSION : ne dépendent pas uniquement de la DAF et l’AC La qualité de l’information financière et la certification des comptes ne dépendent pas uniquement de la DAF et l’AC. Les enjeux et les risques en matière de qualité des comptes : sont en amont des opérations comptables dépendent de la qualité des contrôles processus métiers et fonctionnels Le projet de certification : mobilisation large nécessite une mobilisation large au sein de l’INRIA a de nombreuses implications a de nombreuses implications : comptable, procédures, contrôle interne, SI, formation, communication.