La Division de la gestion de documents et des archives Pour une mémoire d’utilité courante et historique

Plan de la présentation La Division de la gestion de documents et des archives (DGDA) et la gestion de documents à l’Université de Montréal Les outils offerts pour gérer les documents administratifs Système officiel de classification Calendrier de conservation des documents SyGED

La DGDA – Notre mandat Gestion de l’ensemble des documents administratifs de l’Université dans les bureaux sur les serveurs institutionnels de l’UdeM dans la boîte de courriels dans les magasins d’archives Gestion des fonds d’archives historiques de l’Université d’origine externe (professeurs, associations étudiantes, syndicats, etc.)

La DGDA – Nos services Élaboration d’outils mis à la disposition des unités pour la gestion de leurs documents actifs Système officiel de classification (SOC) Calendrier de conservation des documents Logiciel pour la gestion, la conservation et le repérage de documents numériques et analogique (SyGED) Programme de formation Intervention dans les unités Mise en place des outils pour les gestion des documents actifs Conseil et suivi

La DGDA – Nos services Transferts de documents (près de 37 000 boîtes) Rappels (emprunts) de documents Élimination avec certificat de confidentialité Numérisation sérielle de masse Référence (salle de consultation au Pavillon Roger- Gaudry, local E-619) www.archiv.umontreal.ca

Le Système officiel de classification Caractéristiques : Conçu pour organiser les documents numériques, qu’il s’agissent de documents bureautiques (PDF, Word, Excel, etc.) ou de courriels, ainsi que les documents papier Comprend 12 séries décrivant les mandats et grandes activités de l’Université Structure logique qui va des activités plus générales aux activités plus spécifiques Comprend un système de cotation composé de chiffres pour ordonner les rubriques de façon logique

Le Système officiel de classification Portée : S’applique aux documents et aux dossiers administratifs de l’Université Objectifs : Faciliter les prises de décision et le travail quotidien et diminuer l’impact de la mobilité du personnel Se conformer à la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Réaliser des économies d’espace (virtuel et physique) et d’équipements de stockage et de conservation

SOC simplifié en fonction de besoins spécifiques 8

Calendrier de conservation des documents Calendrier de conservation Instrument de gestion qui regroupe l’ensemble des règles de conservation […] des documents institutionnels de l’Université DGDA. Politique sur la gestion de documents et des archives. Règle de conservation Norme établissant la durée de conservation des documents, les unités qui en sont responsables, leur support de conservation, leur cheminement, leur traitement depuis leur création jusqu’à leur élimination ou leur versement aux archives historiques

Calendrier de conservation des documents Quelques règles à connaître Règle 0116 - Contrat, entente, convention (UdeM, DGDA) Règle 0038 - Procès-verbal (UdeM, DGDA) Règle 0131 - Dossier séance (UdeM, DGDA) Règle 0098 - Personnel administratif - Dossier individuel (UdeM, DGDA) Règle 0904 - Griefs, discipline, différends (UdeM, DGDA) Règle 0894 - Budget (UdeM, DGDA) Règle 0738 - Pièces justificatives (UdeM, DGDA) Règle 0030 - Publications internes (UdeM, DGDA)

Transfert et rappel de documents Transfert de document Procédure de transfert des documents Rappels de documents Rappel ou réactivation de document Formulaire de rappel en ligne Élimination confidentielle des documents Élimination des copies secondaires et du papier rebut Procédure de transfert des documents à faire éliminer

Le logiciel SyGED Logiciel commercial à interface Web permettant une gestion intégrée des documents numériques et papier : Organisation, classement et stockage des documents numériques (courriels, fichiers bureautiques et documents numérisés) et papier à l’aide du SOC Dépôt de documents numériques dans un environnement sécurisé permettant d’assurer leur intégrité et leur protection; intégration avec la suite Microsoft Office Création de fiches d’information sur les dossiers papier en vue de les repérer Repérage des documents et des dossiers, avec notamment la recherche plein texte des documents numériques 12

Le logiciel SyGED Application du calendrier de conservation simplifiée et davantage automatisée Intégration de la numérisation sérielle de masse Production d’étiquettes et de listes pour les dossiers papier 13

Aperçu de SyGED https://www.hippocampe.umontreal.ca/SyGED/ 14

Programme de formation Deux cours sont offerts au personnel de bureau ainsi qu’aux cadres et professionnels, en collaboration avec la Direction des ressources humaines : Bien classer et archiver ses documents Mieux gérer ses documents numériques et ses courriels Des formations personnalisées sont également offertes aux unités qui en font la demande 15

Aide-conseil en matière de gestion des documents numériques (GDN) 16

Étapes d’implantation d’un programme de gestion de documents à l’UdeM ÉTAPES D’IMPLANTATION DE SyGED RÔLE DGDA – UNITÉ Présentation du projet à l’unité et signature d’une entente DGDA + unité pour la signature de l’entente Étude des besoins DGDA Formation du personnel (SOC et Calendrier de conservation des documents) Élagage - application du Calendrier de conservation des documents Unité + supervision DGDA Organisation des fichiers et des répertoires informatiques selon les séries du SOC2 - Serveur Formation du personnel (SyGED) Configuration de SyGED pour l’unité Transfert de séries de documents identifiés dans SyGED Inventaire des documents papier et attribution de la cote Transfert de l’information vers SyGED et validation Production des étiquettes et rangement des dossiers papier selon l'ordre des cotes Unité Tenue à jour du système de gestion de documents Unité + conseil DGDA

Questions?