L’Accompagnement à la Gestion Associative 2017 Les adhérents de l’ACEPP mutualisent leurs ressources … L’Accompagnement à la Gestion Associative 2017 La gestion au service du projet Vie associative Dialogue social – ressources humaines Gestion prévisionnelle Paie Compta Facturation www.aga-acepp.fr

Soutenir et accompagner les acteurs associatifs à assurer leurs fonctions de gestionnaire et d’employeur Renforcer la technicité des associations Aider à la prise de décision Garantir la continuité et la fiabilité de la gestion Pourquoi ? «  Accepter la présidence d’un Établissement d’Accueil de Jeunes Enfants, c’est devenir du jour au lendemain : employeur, gestionnaire, garant d’une qualité d’accueil des enfants et de la place des parents, tout cela en respectant le code du travail, la réglementation et législation Petite enfance, les démarches administratives… » Pour qui ? Le Service Accompagnement à la Gestion Associative (SAGA) est destiné aux acteurs associatifs adhérents à l’ACEPP Bénévoles Salariés en poste de direction et/ou administratif En complémentarité avec votre expert comptable et/ou commissaire aux comptes . Nouveau en 2017 : nous sommes en mesure de vous proposer un cabinet avec des tarifs négociés. En 2016 , c’est plus de 200 associations qui sont accompagnées pour la comptabilité et plus de 1500 fiches de paies qui sont faites tous les mois.

Les différents accompagnements proposés Comment ? «  … il est important que les parents élus en tant qu’administrateurs de l’association et employeurs gardent la main et le pouvoir de décision en ayant toutes les clés de compréhension et d’analyse nécessaires ». Les différents accompagnements proposés Dans le cadre de la mutualisation les accompagnements suivants sont proposés : Accompagnement « vie associative » Accompagnement « dialogue social – ressources humaines » Accompagnement « gestion prévisionnelle » Accompagnement « Paie » Accompagnement « Compta » Un logiciel de facturation partagé Chaque fédération a mis en place des accompagnements avec des formes différentes. Ainsi les deux premiers points sont généralement faits dans le cadre de formation. L’accompagnement est local mais les méthodes et outils sont communs et mutualisés au niveau national. Cela permet notamment en cas de difficultés rencontrées d’être en mesure de proposer une solution de substitution temporaire dans les mêmes conditions.

Accompagnement « compta » Appui et conseil sur l’organisation d’une comptabilité Saisies des données comptables avec l’accès au site dédié aga-web - www.aga-acepp.fr Tous les documents accessibles en permanence via le site dédié Appui technique pour la réalisation des « états financiers » (compte de résultat, Bilan …) Aide à l’élaboration des documents de bilan « CAF » et autres partenaires financiers En fonction du niveau d’investissement des bénévoles ou des salariés, l’accompagnement peut prendre des niveaux différents qui seront ajustés en fonction de chacun. Nouveau – un partenariat avec un cabinet d’expert comptable Pour les associations qui le souhaitent, nous pouvons la mettre en relation avec un cabinet d’expert comptable qui intègrera parfaitement les éléments de la comptabilité pour assumer sa mission de révision comptable et la réalisation des documents comptables comme le bilan financier. Une tarification spécifique pour le réseau vous sera proposée, Accompagnement « gestion prévisionnelle » Aide à la préparation et à l’élaboration d’un budget prévisionnel en lien avec le projet associatif Mise en place des outils de suivi du budget prévisionnel Aide à la communication sur l’évolution du budget. Aide à l’élaboration et au suivi d’un plan de trésorerie

Un logiciel partagé de comptabilité et de suivi des paies Accompagnement « paie » Appuis et conseils en lien avec le droit du travail et la Convention Collective ALISFA Etablissement des bulletins de salaires Etablissement des différentes déclarations de charges sociales mensuelles, trimestrielles et annuelles Tous les documents accessibles en permanence via le site dédié Un logiciel partagé de comptabilité et de suivi des paies Le site dédié www.aga-acepp.fr Aller découvrir les possibilités du logiciel avec un dossier DEMO A tout moment, chaque personne autorisée peut aller consulter, modifier, faire des extractions de comptabilité (suite à une formation adaptée en fonction des besoins) Un logiciel professionnel reconnu par les experts comptables et les commissaires aux comptes – Quadratus du groupe CEGID. Les logiciels et les dossiers sont hébergés sur un serveur ACEPP Nationale.

La facturation avec Bel Ami Un logiciel développé par VIP qui a fait ses preuves depuis près de 15 ans. Un logiciel adapté au fonctionnement d’une association Un cout raisonnable Des développements envisagés (portail famille en 2016…) Un hébergement sur serveur Acepp Un serveur ACEPP dédié pour assurer l’accès au logiciel de plusieurs ordinateurs – sécurité et accessibilité possible aussi bien de la maison pour un bénévole que du bureau de l’association ou de la crèche La mise à jour des logiciels automatique Une sauvegarde automatique Un accompagnement et une maintenance facilités Des liens avec les logiciels de comptabilité (Quadratus – AGA Web) Des couts partagés et limités pour les adhérents

L’équipement informatique La facturation avec Bel Ami Une maintenance Deux niveaux Par des accompagnateurs Acepp qui connaissent le fonctionnement de vos associations Par les techniciens VIP concept, auteurs du logiciel L’équipement informatique Pour l’utilisation du logiciel : Un ordinateur simple avec une liaison internet ADSL suffit. L’accès au logiciel est fait dans le cadre d’une liaison sécurisée via le réseau internet Pour les associations qui n’ont pas de lien internet, une version locale peut être envisagée. Pour le pointage des enfants ou des salariés Un PC tout en 1 tactile ou Une tablette windows

Quelques fonctionnalités La facturation avec Bel Ami Quelques fonctionnalités Gestion du nombre de places Possibilités de paramétrer en fonction : Nombre de places variable par jour de la semaine Dans la journée selon horaire Gestion des tarifs En fonction de l’organisation propre à l’association, possibilités de paramétrer pour respecter : Le barème CNAF La PAJE Selon un barème propre à l’association Des suppléments Les adhésions … Statistiques Calcul du taux de fréquentation réel et prévisionnel, taux de facturation Ventilation par commune, par mode d’accueil, par régime social Ventilation des absences par mois et type d’absence Etat pour la déclaration SIEJ Nombreux tableaux et graphiques Finances Règlements chèque; espèce; cesu; avec édition des bordereaux de remise Prélèvement automatique (format SEPA) Gestion des impayés avec relance par courrier ou mel Pour le trésor public, édition et création des fichiers comptables (ROLMRE, PESV2) Interface comptable avec AGA-WEB (Quadratus) (export automatique des écritures)

La facturation avec Bel Ami Les dossiers « famille » fiche individuelle complète Etablissement des contrats (journées fixes et variables) Autorisations Cahier de liaison Attestation fiscale En 2016 portail famille  Inscription des enfants Saisie directe des présences et réservations (selon un planning préétabli; plusieurs périodes d’accueil …) mais aussi des absences Visualisation des possibilités d’accueil par horaires, communes, groupes Planning journalier papier et écran Liste des présences journalières ou sur période Saisie directe par les familles des arrivées et départs sur écran tactile Dossier d’inscription Préinscription et gestion des critères d’attribution Suivi des dossiers d’adhésion Liste d’attentes Facturation Création des factures en automatique ou libre Régularisation automatique des mois antérieurs sur la nouvelle facture Calcul de la facture de régularisation suite à la résiliation du contrat Edition globale et sélective des factures Envoi des factures par mel Bordereau nominatif CAF et états de synthèse Facturation aux entreprises (accueil de leurs salariés)

Des coûts ajustés aux mieux Coût pour l’accompagnement « compta » Nous vous invitons à vous rapprochez de votre relais local car celui-ci est adapté en fonction du contexte local et de vos attentes. Il varie de 0,3% à 1,5 % du budget de l’association Coût pour l’accompagnement « paie » Nous vous invitons à vous rapprochez de votre relais local car celui-ci est adapté en fonction du contexte local (aides financières locales…) . Le cout varie de 10 € à 20 € la fiche de paie. Accès au logiciel partagé « comptabilité et suivi des paies » 18 € par mois si l’association est suivie par une fédération 19 € par mois si l’association est autonome (uniquement la partie comptabilité) Il est à prévoir entre une journée et deux jours de formation pour le paramétrage et la prise en main du logiciel (prise en charge possible par votre OPCA – Uniformation)

Service d’Accompagnement à la Gestion Associative Coût pour l’accompagnement « gestion prévisionnelle » Nous vous invitons à vous rapprochez de votre relais local car celui-ci est adapté en fonction du contexte local et de vos attentes. Coût pour le logiciel de facturation Bel Ami - Acepp Acquisition du logiciel avec formation, paramétrage sur site et maintenance la première année : 2600 € TTC Possibilité de faire des devis, factures qui distinguent logiciel; formation; maintenance La formation dispensée est dans le cadre de la formation continue – prise en charge possible par votre OPCA - Uniformation Possibilité de prise en charge partielle de la CAF Tarif micro crèche : nous contacter Maintenance (à partir de la deuxième année ou pour les associations déjà propriétaires du logiciel) : 30 € TTC par mois avec hébergement sur serveur Acepp 27 € TTC par mois sans hébergement sur serveur Acepp Uniquement pour les adhérents Acepp à jour de leur adhésion. Service d’Accompagnement à la Gestion Associative Contact national Philippe DUPUY philippe.dupuy@acepp.asso.fr

Les fédérations en réseau Service d’Accompagnement à la Gestion Associative Contact national Philippe DUPUY philippe.dupuy@acepp.asso.fr Les fédérations en réseau Janvier 2017