Logiciel de gestion intégré: suite opérationnelle – gestion des achats Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Logiciel de gestion informatisé- H.E.C. Agenda Les fonctions de base d’un module de gestion des achats; L’intégration entre les différents modules; Les fonctions de base d’un module de gestion par commandes (Job costing); Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Logiciel de gestion informatisé- H.E.C. Introduction: Durant cette séance, nous allons examiner les différents paramètres reliés à l’utilisation d’un module de gestion des achats; Procéder à la création d’un bon de commande; Procéder à la réception de la commande; Procéder à l’enregistrement de la facture reliée à la réception; Mettre en valeur les différents documents de contrôle internes reliés à la fonction « achat »; Analyser la relation établie entre les différents modules impliqués; Élaborer sur les caractéristiques d’un module de gestion des coûts par commande; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Caractéristiques du module de gestion des achats Généralement, le module de gestion des achats, tout comme celui des commandes de clients, ne contient pas de fichiers maîtres. La raison est que celui-ci sert de lien entre les autres modules, créant ainsi une matrice imbriquant les fichiers maîtres des autres modules Par exemple: l’analyse des achats d’items spécifiques par fournisseur est rendue possible par la conjonction des fichiers maîtres des modules « fournisseurs » et « inventaires », tel qu’illustré ci-après... Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Logiciel de gestion informatisé- H.E.C. Graphique montrant la relation existante entre le croisement des modules de comptes-fournisseur et celui de l’inventaire. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Paramètre d’un module de gestion des achats Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Configuration- module des Achats Un peu comme pour le module des commandes, la configuration d’un module d’achat se fait généralement à deux niveaux, soit: Méthode d’opération du module et son intégration avec les autres modules (spécialement le Grand-livre), comme la permission de commander des items « non-stock », ou encore la méthode d’accumulation des statistiques, etc.; Valeurs par défaut et autres paramètres d’utilisation lors du placement des commandes, tel que modèles de bons d’Achats, coûts supplémentaires; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Information additionnelle- des exemples: Le premier type d’information additionnelle qui peut être nécessaire est l’ajout de coût supplémentaire à l’achat de marchandises, comme par exemple les frais de transport, les frais d’assurance, les frais de courtage, etc. Ces frais peuvent être capitalisé dans le CMV ou encore passé immédiatement à la dépense. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Création d’une commande d’achat Type de bon d’achats Actif: c’est la commande qui prend effet immédiatement; Récurrent: c’est la commande qui revient plusieurs fois; Future: commande qui ne prend effet qu’à une date ultérieure à la date de placement; Ouverte: constitue une commande qui contient un montant maximum, duquel on retranche les montants utilisés; Méthodes de création de bons d’achats Suite à requisitions; À partir de commandes-clients; Basée sur le niveau des stocks; Dans certaines compagnies, les bons de commandes doivent être créés à partir de réquisitions. Une réquisitions constitue simplement un document sur lequel on indique le(s) item(s) ou service(s) dont on a besoin. La requisition ne contient généralement aucunes informations sur le fournisseur, car l’usager qui requiert ce besoin n’a pas accès aux dossiers de fournisseurs. On y retrouvera donc l’item et la quantité, la date de réquisition, l’endroit où le matériel est requis. Dans le cas de commandes d’achats créées à partir de commandes-clients, cette procédure est surtout utilisée par les entreprises qui ne veulent pas conserver un inventaire trop élevé en main, et qui dispose d’un délai de réponse très court de la part de leurs fournisseurs. Les bons d’achats créés à partir des niveaux de stocks tiennent compte des niveaux d’inventaire minimum et maximum, ainsi que des quantités économiques de commande. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Réception suite à une commande d’achat L’étape suivant celle de la commande d’achat est celle de la réception des marchandises commandées. A ce stade du processus d’achat, la marchandise ainsi reçue sera inscrite dans les registres de la compagnie, même si la facture n’est toujours pas enregistrée. Il arrive parfois que la quantité reçue est différente de la quantité commandée. Il est donc important de bien effectuer la vérification des items avant de signer le bon de réception. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Enregistrement d’une facture La dernière étape du processus d’achat est l’enregistrement de la facture des biens inscrits sur le bon de réception. La vérification portera ici sur le montant inscrit sur le bon d’achat versus celui inscrit sur la facture reçue du fournisseur. Dans le cas où il y aura une différence, l’ajustement se fera sur le montant ainsi déterminé. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Les documents de contrôles internes reliés aux achats Nous avons vu les principales étapes constituant le processus des achats. Il est essentiel d’instaurer certains contrôles internes afin de s’assurer que les biens de l’entreprise sont protégés contre les risques de fraude ou d’erreurs commis par les différents intervenants. Pour assurer un suivi efficace, il est généralement recommandé d’avoir différentes personnes pour s’occuper des bons d’achats, de la réception des marchandise et de l’enregistrement des quantités reçues. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Les documents de contrôles internes reliés aux achats- suite Le chemin emprunté par les documents du service des achats suit généralement la voie suivante: Le bon d’achat est acheminé vers le fournisseur pour que celui-ci ait une preuve tangible de notre approbation; Le bon de réception, une fois vérifiée les quantités reçues, devrait être comparé au bon d’achat afin de s’assurer que les quantité y apparaissant concordent entre elles. Tout écart devrait être justifié; Lorsque la facture est reçue, il faut s’assurer que le prix unitaire qui y est inscrit correspond au prix négocié par l’acheteur. Dans le cas contraire, une explication du fournisseur sera nécessaire pour justifié l’écart en question. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

La relation entre les différents modules impliqués Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Logiciel de gestion informatisé- H.E.C. Relation entre un modules achats, inventaires et comptes-payables Gestion des achats Information / items Gestion des commandes Contrôle de l’inventaire Information / fournisseurs Comptes-payable Services bancaires Comptes-recevable Dans un système ERP, peu importe l’endroit où l’information est saisie, celle-ci sera toujours accessible par les différents intervenants impliqués dans les processus d’entreprise. Dans le cas de la partie ACHAT. Les trois modules impliqués sont: Inventaire / Achats / Payables. La relation entre les modules inventaire et achat consiste à transférer les informations sur les items au niveau du module des achats, de telle sorte que l’acheteur n’a pas à quitter le module d’achat pour consulter le module d’inventaire. De la même manière, l’information des fournisseurs sera accesible à partir du module des achats, ainsi que du module inventaire. Grand livre Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

GESTION DES COUTS PAR PROJETS (ou des couts par commandes) Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Gestion des coûts par commande: un aperçu Les caractéristiques d'une fabrication sur commande est que les matières premières, les étapes de fabrication, la main-d'oeuvre utilisée et l'absorbtion des frais généraux peut variée d'une commande à une autre, rendant ainsi le suivi des coûts problématique, en plus du coût total de la commande (ou des coûts unitaires des produits ainsi obtenus); Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

FONCTIONNALITÉS DU MODULE en quoi consiste le module de gestion du coût par commande: à créer des projets dans lesquels on peut cumuler des coûts, que ce soit au niveau de matériel (inventaire), de frais de main d'oeuvre (payroll), d‘équipement, ou encore de frais généraux encourus (comptes payable) qui doivent être rattaché à un projet; à faire un suivi sur l'avancement des coûts engagés par rapport aux coûts prévus initialement, et ainsi mieux répartir les ressources financières de l'entreprise. à avoir une idée plus précise sur les coûts d'un projet et ainsi apporter un jugement adéquat sur le montant à refacturer aux clients, et ainsi éviter de se retrouver avec une sous-facturation. Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Fichier maitre d’un module de coûts par commande le fichier maitre d’un module de gestion de coût par commande est la fiche de commande par elle-même; l'information qui y est contenue consiste à définir les éléments suivants: méthode de comptabilisation de la commande: complet / avancement des travaux / facturation directe; le traitement des charges et éléments qui s'y rapportent; les phases et les catégories (si nécessaires) des étapes de la fabrication; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Types de transactions d’un module de coûts par commande Le type de transactions qu’on y retrouve consiste en les processus d’une fabrication par commande, c’est-à-dire: Assignation du matériel utilisé à l’intérieur d’une commande; Assignation du temps de main-d’oeuvre employés pour l’accomplissements des processus de fabrication; Assignation des biens / équipements utilisés dans le cadre du processus de fabrication; Imputation des frais directs et indirects rattachés à la réalisation de la commande; Procédures de reconnaissance des transactions à inscrire au grand-livre, ainsi que de la facturation à inscrire dans la fiche du client pour qui la commande a été lancée; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Relations aves les modules des suites opérationnelle et financières Un module de gestion des commandes devrait être en mesure de relier les fichiers maitres de tous les modules de gestions intégrées, que ce soit pour l’aspect financier ou l’aspect opérationnel; Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Relation entre un modules achats, inventaires et comptes-payables Gestion des coûts par commandes Gestion des achats Gestion des commandes Contrôle de l’inventaire Information / items Information / items Gestion de la paie Information / clients Information / fournisseurs Comptes-payable Services bancaires Comptes-recevable Le module de gestion des coûts par commande puise son information autant dans les comptes recevables que payables, l’inventaire, ainsi que la facturation et les commandes d’achats, sans oublier l’acheminement des transactions vers le grand-livre. Grand livre Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.

Logiciel de gestion informatisé- H.E.C. Sommaire Modules de gestion des achats, ses caractéristiques et le type de transactions que l’on y retrouve; Module de gestion des coûts par commande, ses caractéristique et le type de transactions qui s’y rattachent... Logiciel de gestion informatisé- H.E.C.