Gestion des investissements à EDSC 19 janvier 2017

Planification des investissements Gestion des investissements Bien des mots viennent à l’esprit quand on pense à la gestion des investissements. Durant les dernières années, au cours desquelles nous avons renforcé et amélioré notre portefeuille d’investissements, nous avons dû « investir » du temps et des ressources dans chacun de ces secteurs. Aujourd’hui, nous examinerons plus en détail quatre secteurs : la planification des investissements, la gestion des investissements, les systèmes et outils et les résultats et bénéfices. Résultats et bénéfices Systèmes et outils

Planification des investissements à EDSC La mission d’EDSC, y compris le Programme du travail et Service Canada, est de bâtir un Canada plus fort et plus concurrentiel, d’aider les Canadiennes et les Canadiens à faire les bons choix afin que leur vie soit plus productive et gratifiante, et d’améliorer leur qualité de vie. Nous concevons et mettons en œuvre certains des programmes et des services du gouvernement parmi les plus connus, notamment : la Sécurité de la vieillesse; le Régime de pensions du Canada; l’assurance-emploi; les prêts et bourses du Canada aux étudiants; le Programme canadien pour l’épargne-études; le Programme de protection des salariés; les services de passeport; le service fédéral de médiation et de conciliation. Nous cherchons constamment à améliorer notre façon d’exécuter nos programmes et services, et les investissements dans les projets sont l’un des principaux moyens qu’utilise notre ministère pour y arriver.

Planification des investissements à EDSC Partenaires d’investissement Le cadre d’investissement a pour but d’assurer l’efficacité de l’évaluation, de la sélection et de la priorisation des investissements. Les directions générales suivantes sont responsables du processus de planification des investissements ou y jouent un rôle de soutien : Direction générale du dirigeant principal des finances (DGDPF) Direction générale de l’innovation, de l’information et de la technologie (DGIIT) Direction générale de la politique stratégique et des services (DGPSS) Direction générale de la transformation et de la gestion intégrée des services (DGTGIS) Services juridiques Finances TI Stratégie Transformation Juridique

Planification des investissements à EDSC Plan d’investissement À EDSC, la planification des investissements a pour intrant et extrant la planification ministérielle. Priorités du gouvernement du Canada Politique du SCT Risques ministériels Cadre stratégique et plans ministériels Politique d’investissement Conseils et rapports sur les investissements Rapports, rendement, bénéfices continus et leçons apprises Perturbations et attentes Plan pluriannuel de la DGTGIS Établissement des priorités (point de contrôle 0) Établissement des priorités (point de contrôle 1) Équilibre (portefeuille de projets) Stratégie d’investissement Rétroaction des clients Tendances externes (analyse de l’environnement) Analyse des investissements Plan d’investissement Innovation Planification ministérielle Planification des investissements DGDPF – Unité de la planification des investissements

Planification des investissements à EDSC Catégories d’investissement Programme politique Proposition qui vise à respecter une exigence stratégique ou législative qui découle d’un engagement du gouvernement du Canada. Voici quelques exemples : changements à une loi pertinente, changements aux politiques du Conseil du Trésor, élément du discours du Trône, Budget fédéral, lettres de mandat des ministères, sujet d’une annonce ministérielle ou engagement dans le plan des résultats ministériels. Réponse aux risques Proposition qui vise à gérer un risque important pour l’intégrité et la réputation du gouvernement du Canada. Voici quelques exemples : risque que le ministère ne puisse pas réaliser son mandat, risque d’une atteinte importante à la protection des renseignements personnels, risque sérieux d’embarras public. Transformation stratégique Proposition qui vise à adopter directement une stratégie ministérielle. Voici quelques exemples : projets qui visent directement à réaliser la stratégie de service, la stratégie de gestion de l’information, la stratégie de ressources humaines. Amélioration opérationnelle Proposition qui vise à saisir une occasion ou à résoudre un problème en lien avec les activités courantes. Voici quelques exemples : possibilité de tirer profit d’un nouveau type de technologie, solution visant à éliminer les tâches manuelles qui demandent du temps, occasion de simplifier un processus très complexe. Objectif 2020 est une bonne mesure des types d’innovations attendues. Gestion du cycle de vie Proposition qui vise à entretenir régulièrement ou à remplacer/retirer des outils ou des biens qui ont atteint la fin de leur vie utile. Ce type de proposition ne pose pas un risque important, contrairement à une proposition de réponse aux risques. Voici quelques exemples : retrait d’un système qui a atteint la fin de sa durée de vie utile et qui doit être éliminé, mise à niveau de routine sur un système jugé pertinent, remplacement d’un système essentiel qui n’est plus supporté par le fabricant.

Évaluation des investissements Critères d’investissement Avant que les investissements ne deviennent des projets, des initiatives ou des biens, les propositions d’investissements sont classées en fonction de différents critères, comme les suivants : Harmonisation à la stratégie (cadre stratégique) Harmonisation à l’architecture Architecture future des opérations et des systèmes Criticité Programme politique ou réponse aux risques Urgence Nécessité d’exécuter le projet rapidement Faisabilité Réussite d’un projet semblable, p. ex. Coûts-bénéfices et rendement Économie/évitement de coûts Niveau de risque Si l’investissement est effectué Capacité Disponibilité des ressources

Processus d’admission des investissements

Cadre de gestion de projet d’investissement Gouvernance Rôles et responsabilités Outils et produits livrables Les cadres de projet et de programme fournissent des détails sur la gouvernance, les rôles et responsabilités, ainsi que sur les outils et les produits livrables. Il s’agit du document qui explique clairement les diagrammes du cycle de vie des projets. Activités

Outils de gestion des projets d’investissement Étape 0 Admission des investissements Étape 1 Justification Étape 2 Initiation Étape 3 Planification Étape 4 Exécution Étape 5 Clôture Proposition d’investissement Analyse de rentabilisation Charte de projet Plan de gestion de projet (final) Formulaire d’approbation du déploiement Rapport de clôture de projet Rapport sur les leçons apprises Guide des petits projets et des projets mineurs Feuille d’établissement des coûts Plan de gestion de projet (préliminaire) Portée Calendrier Coûts Intégration Risques Ressources Qualité Changement Approvisionnement Déploiement Réalisation des bénéfices Feuille d’établissement des coûts Feuille d’établissement des coûts (version finale) Stratégie de localisation des ressources Rapport d’acceptation Feuille d’établissement des coûts ECRP (préliminaire) Exigences générales Guide de contrôle du changement Calendrier de l’étape 2 ECRP Guide de gestion des risques Demande d’immobilisation en cours Feuille d’établissement des coûts Calendrier des étapes 3 à 5 Guide de gestion des enjeux Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée Exigences détaillées Guide d’analyse de rentabilisation Guide de demande de changement Calendrier des étapes 4 et 5 Présentation au CT (au besoin) Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (au besoin) 13 outils pt de contrôle Guide d’approvisionnement Présentation au CT (au besoin) 14 outils de soutien 9 guides Guide des exigences générales Guide de gestion du changement (GCO)

Systèmes et outils L’intégration de la technologie constitue un outil essentiel aux personnes et aux processus qui soutiennent la gestion des investissements. La Solution d’information de gestion de projet (SIGP) est constituée de deux systèmes : 1. 2. 3. Données sur la gestion de l’information de projet Donées financières relatives au projet Rapports SIGP

Centre de projets – exemple Centre de projets = couche présentation dans la base de données Utilisation de filtres, exportation dans Excel Aide à la décision Page de détails du projet Données essentielles du Tableau de bord de la direction

MS Project Pro 2010 – Planification de projets

Centre de projets – dépôt de connaissances

RAPPORT DE LA SIGP

Rapports Nouveaux rapports dans l’Aide à la décision Tableau de bord de la direction pour les projets Rapport sur les grandes lignes des projets Tableau de bord du portefeuille Rapport récapitulatif sur le portefeuille Aperçu du projet Tableau de bord du portefeuille de projets Rapport sur les glissements de jalon par direction générale Rapport sur les étapes de la direction générale Rapport sur les demandes de changement Rapport du portefeuille sur l’évolution des indicateurs Rapport sur les jalons par direction générale Rapport du portefeuille par catégorie d’investissement Rapport sur les étapes du portefeuille Rapport de projet hebdomadaire Rapport sur les exceptions à l’étape

Tableau de bord de la direction pour les projets d’EDSC Public : CGPI, SMA Description : récapitulation ponctuelle de l’état du projet à l’intention des comités de gouvernance Objectif : présenter un compte rendu trimestriel de l’état du projet; ne doit pas servir de rapport sur l’état du projet, car il s’agit seulement d’un aperçu du projet.

Rapport sur les jalons par DG d’EDSC Public cible : directeurs, BGPO, gestionnaires de projet Description : tous les jalons pour tous les projets, par direction générale Objectif : présenter l’état de livraison des jalons identifiés pour tout le portefeuille de la DG

Tableau de bord du portefeuille d’EDSC Public cible : CGPI, SMA, bureaux du portefeuille du Ministère ou de la direction générale, CGF Description : récapitulation de tous les projets en cours, par ministère ou direction générale Objectif : donner un aperçu des renseignements essentiels des projets de tout le portefeuille, y compris les indicateurs

Rapport récapitulatif sur le portefeuille d’EDSC Public : directeurs, comités directeurs, BGPDG Description : récapitulation de l’état du portefeuille de projets Objectif : présenter l’état des projets, les principaux indicateurs, par calendrier, risques et enjeux

Rapports d’EDSC

Formulaires en ligne Structure et saisie automatique Les champs sont remplis avec les données d’autres livrables (rapports, tableaux de bord, gouvernance, etc.) Admission des investissements Analyse de rentabilisation Charte de projet Les données saisies dans les champs du formulaire d’admission sont transférées dans l’analyse de rentabilisation. Les données saisies dans les champs de l’analyse de rentabilisation sont transférées dans la charte de projet. 20 champs (auto) 35 champs (auto) Exemples Contexte opérationnel Objectifs de projet Capacités 48 champs +/-70 champs Moins de saisie Plus d’uniformité Termes standards Automatisation Centralisation

GESTION DE PORTEFEUILLE OPÉRATIONS ET RÉALISATION DES BÉNÉFICES Prochaines étapes Nos travaux se poursuivent : Cade d’assurance de projet Gestion des exigences Réalisation des bénéfices Modèles de développement des compétences et collaboration avec la DGSRH pour la livraison de cheminements de carrière en gestion de projet Dépassement continu des limites de l’automatisation et livraison de nouvelles versions de la SIGP; amélioration en cours de la priorisation des investissements et de la gestion du portefeuille de projets Macro-influences Réalisation des bénéfices : stratégique GESTION DE PORTEFEUILLE STRATÉGIE Identification, planification et priorisation de l’optimisation des bénéfices. Réalisation des bénéfices : tactique et opérationnel GESTION DE PROGRAMME Planification, gestion et livraison des bénéfices, dont profils des bénéfices détaillés et identification des intervenants. GESTION DE PROJET Création des extrants de projet pour concevoir des capacités opérationnelles nouvelles ou modifiées. Récolte des bénéfices : opérationnel OPÉRATIONS ET RÉALISATION DES BÉNÉFICES Récolte et réalisation des bénéfices par l’instauration des nouvelles capacités. Établissement de la planification initiale de nouveaux éléments de mesure et indicateurs de rendement clés.

Collaboration EDSC préside actuellement la Communauté de pratique interministérielle sur la planification des investissements et la gestion de projet (CdP PI/GP) formée en 2011 Objectif : Favoriser l’intégration de la planification des investissements à la gestion de projet organisationnel au sein du gouvernement du Canada grâce : à la mise en commun de l’expérience et des connaissances parmi les ministères et organismes fédéraux; à l’établissement et à la mise en commun des pratiques exemplaires organisationnelles en matière de planification des investissements et de gestion de projet; à l’acquisition d’expérience et à l’apprentissage de leçons auprès des ministères spécialisés en gestion de projet, comme le MDN, la GRC et l’ARC; à la collaboration avec les collectivités fonctionnelles et les cercles d’apprentissage; aux plus de 40 ministères membres et aux 2 associés membres : le PMI et le Collège Algonquin; aux plus de 150 personnes membres. au sous-groupe de travail : Gestion de projet et développement des compétences (GPDC).

Q U E S T I O N S