“Administration” du projet : Gestion documentaire Achats KICK OFF MEETING Orsay, 28/03/12 IN2P3 Les deux infinis Sandrine Pavy-Bernard (LAL) qualite@lal.in2p3.fr “Administration” du projet : Gestion documentaire Achats

Sommaire CONTEXTE D’UN PROJET MULTI-SITES MANAGEMENT DE LA DOCUMENTATION MANAGEMENT DES APPROVISIONNEMENTS

Manager un projet multi-sites = un défi d’organisation ! Déploiement d’une plate-forme GED collaborative Espace de travail virtuel Centralisation et mise à disposition des informations Communication facilitée entre individus et sites DEFI ORGANISATIONNEL = COORDONNER DEFI MANAGERIAL = COLLABORER Mise en place de procédures d’organisation, standards, etc… Management des approvisionnements Procédure d’achats ThomX I-029422 DEFI TECHNIQUE Les 4 défis d’un projet multi-sites DEFI RELATIONNEL

Management de la documentation = EDMS IN2P3  Assurer que chaque acteur du projet accède à une information actualisée, relevante et validée. Logiciel informatique en production à l’IN2P3 depuis 2003 (développé par le CERN) pour gérer, stocker, organiser et contrôler des documents électroniques issus des phases de conception, réalisation et maintenance d’un projet ; Espace de travail collaboratif = partage d’infos maîtrisées et tracées ; Outil de gestion : structure arborescente = organisation du projet. Accès à l’interface Web : https://edms.in2p3.fr/ Site informatif : http://gdt.in2p3.fr/ Administrateur LAL et ThomX : Sandrine.Payv-Bernard@lal.in2p3.fr Support utilisateur : User.Support@cc.in2p3.fr Fonctionnalités : Gestion de documents Gestion de versions Procédures de validation Traçabilité des opérations Gestion d’arborescences, paramétrage et maintenance

https://edms.in2p3.fr/ Déploiement de l’arborescence Accès Public Accès restreint au Groupe Thom X Accès Public Procédure d’achats

Manager les approvisionnements ! METTRE EN PLACE UNE ORGANISATION SIMPLIFIEE POUR PERMETTRE À CHAQUE ACTEUR D’INTERVENIR EFFICACEMENT DANS LE PROCESSUS ACHAT LAL Préparer BESOIN IDENTIFIÉ LABO Développer CONSTITUTION DU DOSSIER TECHN. / ADMIN. Contrôler VALIDATION TECHN., CONTRÔLE DES PIÈCES... Chef de Projet / Admin. LAL Ajuster, Agir LANCEMENT DE LA COMMANDE Admin. LAL Les 4 défis d’un projet multi-sites

Des documents  Procédure pour les achats ThomX (EDMS réf. I-029422) & Documents connexes : Nomenclature des produits ThomX (EDMS réf. I-029489)  ; NOTE ACHATS 2012, LAL (EDMS réf. I-029422) ; FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT OFFRE « FACO » (procédure, annexe 2) ; CCAP (en cours) ; PUMA Formulaire explicité pour ThomX (EDMS réf. I-029462) ; Marché de fourniture en procédure adaptée ; modèle adapté pour ThomX (EDMS réf. I-029470 ; Manuel d’Aide à la rédaction d’un CCTP (EDMS réf. I-029421) ; Schématisation des processus (EDMS réf. I-029748). Les 4 défis d’un projet multi-sites

Pour application : Procédure 1. Objet 2. Domaine d’application 3. references internes et externes à la procedure 3.1. Références externes 3.2. Références internes 4. Terminologie, définitions et abréviations 5. gestion de la procédure 6. PROCESSUS 6.1. Définition du besoin 6.2. Identification de la procédure d’achat adaptée au besoin 6.3. Documentation technique à fournir 6.4. Responsabilités et point de contact 6.5. Schématisation des processus 6.5.1. Liste des processus 6.5.2. Cartographie générale 6.5.3. Schémas des processus ANNEXES Nomenclature des produits ThomX NOTE ACHATS 2012 MARCHE DE FOURNITURES EN PROCEDURE ADAPTÉE Les 4 défis d’un projet multi-sites

6.5.2 Cartographie générale Identification de la procédure adaptée (P1) P1.1 : Elaboration et validation du CCTP P1.2 : Elaboration et validation du CCAP Déroulé de la procédure adéquate P2 : Achat d’un montant compris entre >2000 et < 4 000 €HT P3 : Achat d’un montant compris entre 4 000 et 20 000 €HT P4 : Achat d’un montant supérieur ou égal à 20 000 et inférieur à 130 000 €HT Recette technique et administrative (P5) Les 4 défis d’un projet multi-sites

6.5.3 Schémas des processus Les 4 défis d’un projet multi-sites