Vie Associative et Evènementiel Alfortville

La relation Usager à Alfortville 2 enjeux forts  Simplifier le parcours de l’Usager Simplifier le fonctionnement de notre Administration  1 principe  Le numérique est un catalyseur, pas une fin en soi

NOTRE RECETTE DE LA MODERNISATION L’action publique se modernise en douceur  L’usager avant tout Un management participatif Les outils savent se faire oublier Une nouvelle gouvernance   

   Le Projet Les acteurs Le service Vie Associative Les acteurs de l’évènementiel Le service des Sports   Des synergies tant dans leurs fonctionnements que dans leurs besoins

 Le Projet Les étapes du projet Phase 1 : se réapproprier nos modes de gestion Une étape de diagnostic et d’analyse du fonctionnement Des propositions d’organisation concertée Un cahier des charges pour acquérir une solution logicielle et favoriser son intégration dans notre SI : une urbanisation progressive Une mise en œuvre progressive

Où en est-on Une base contact permettant d’identifier nos associations Nos partenaires institutionnels Nos fournisseurs Mettant en cohérence leurs représentant et ces Personnes Morales En lien avec le référentiel Ban

Pour le service vie Associative Une fiche pour chaque association Des bilans d’activités Avec Leurs représentants Leur convention et leur demande de subvention (en lien avec Civil Net finances) Leur demande et suivi d’évènements, de réservations de sites ou de matériels, de reprographie Les coûts associés

Pour le service des sports Gestion des équipements sportifs, du matériel associés (avec gestion du stock et des opérations de maintenance et commission de sécurité) Gestion du planning du service avec prise en compte depuis CiVil Net Rh des congés et absences Des équipements en fonction des demandes des Usagers (Associations ou autres)

Pour l’évènementiel Saisie et suivi des évènements avec demande de réservation d’équipement de matériel en lien avec une gestion de stock De support et de diffusion en terme de communication Et le suivi en terme de coûts (Agents, Coktails, Communications)

 Le Projet Les étapes du projet Phase 2 : Un parcours multicanal Usager revisité pour les associations d’une part Faire et suivre ses demandes en ligne depuis la plateforme MonAlfortville Définir le rôle du Pôle Relation Usager dans ce cadre Intégrer l’ensemble des canaux, notamment le courrier Elargir le périmètre à l’ensemble des acteurs de l’évènementiel d’autre part Définir les circuits de traitement pour préparer et gérer un évènement La Communication Le Protocole Les services ressources Et les circuits de validation (Elus, Dg)

 Le Projet Les étapes du projet Phase 3 : Le Patrimoine et les données Les données Projet de Référentiel unique Rh, finance et Patrimoine Se réapproprier nos données Des SI cohérents parlant le même langage Des tableaux de bords de suivi de nos activités et de nos offres de services publics et un module BI La gestion du Patrimoine Un outil commun et unique pour l’ensemble des acteurs Un outil paramétrable et souple Un outil ouvert Un référentiel unique pour l’ensemble des acteurs

MERCI