Projet informatique FFBA – chantier Associations Présentation du rôle attendu des BA concernant l’utilisation du logiciel Passerelle par leurs associations partenaires Janvier 2011 – version 1.1 1

Objet et destinataires du document Objet du document Ce document présente le rôle attendu des BA relatif à l’utilisation de Passerelle par leurs associations partenaires, dans le cadre du projet de modernisation informatique des associations distribuant l’aide alimentaire. Les BA seront effectivement sollicitées pour accompagner leurs associations partenaires lors de la prise en main de Passerelle (assistance, formation, etc.) et après le déploiement du logiciel. Destinataires du document Ce document s’adresse aux équipes des BA responsables des relations avec les associations.

Référentiel de produits Glossaire Voici une liste de termes utilisés dans ce document qui méritent qu’on en précise la définition : VIF Logiciel de gestion de stocks utilisé par les BA à partir de 2010 ; Remplace l’ancien système GFBA Passerelle Outil de gestion des stocks et des bénéficiaires utilisé par les associations à partir de 2010. Il leur sera fourni par la FFBA qui coordonne l’achat / les développements du logiciel. Extranet Site internet privé avec accès sécurisé permettant aux BA et à la FFBA de télécharger des documents et de valider les indicateurs Etat transmis par les associations. BL Bon d’enlèvement ou de livraison : document au format papier et électronique remis et envoyé électroniquement par la BA à l’association après distribution des produits. Référentiel de produits Liste de tous les produits structurée en 3 niveaux (familles, sous-familles, articles), commun aux BA et aux associations partenaires. Les associations pourront également créer leurs propres articles ; ces nouveaux articles seront obligatoirement rattachés à une famille et une sous-famille existantes. Indicateurs Etat Indicateurs d’activité remis par les associations partenaires à leur BA de rattachement Ils concernent les volumes distribués, les bénéficiaires et le fonctionnement de l’association Ils sont remis à la BA soit via Passerelle soit manuellement (par fax, mail, …) Ces indicateurs permettent à l’Etat de mieux appréhender la réalité du terrain. Par ailleurs, ils justifient auprès de l’Etat l’activité des associations têtes de Réseau et sont donc utiles pour l’affectation des produits PEAD et PNAA.

Origine du projet : l’Etat a débloqué une enveloppe budgétaire pour permettre la modernisation informatique des associations distribuant l’aide alimentaire Passerelle est au service des associations et facilite la gestion des stocks et celle des bénéficiaires Passerelle permet aux associations : De gérer simplement la liste de leurs bénéficiaires De réaliser une gestion de stock simplifiée mais précise, notamment sur les produits du PEAD / PNAA sur lesquels elles peuvent être contrôlées D’assurer, le plus longtemps possible, le suivi de la traçabilité des produits De suivre la distribution, soit au global, soit par bénéficiaire De disposer de l’ensemble des informations dans un seul et même outil, de réaliser des rapports statistiques et d’envoyer les indicateurs demandés par l’Etat Passerelle remplace définitivement l’ancien outil GPSto Stock L’Etat subventionne ce logiciel qui lui permettra notamment de mieux appréhender la réalité du terrain La connaissance de l’Etat concernant l’aide alimentaire est très limitée à ce jour : Quel est le nombre de bénéficiaires de l’aide en France ? Quel est le volume de l’aide distribuée ? Combien de personnes se mobilisent pour distribuer l’aide alimentaire ? L’Etat demande donc aux Associations de lui remonter quelques indicateurs à caractère général et non nominatifs (volumes distribués, etc). Cette remontée d’informations est possible et plus simple via Passerelle. Une fois consolidés, ces « indicateurs Etat » permettront à l’Etat d’adapter et/ou de modifier son action et de justifier la pérennisation du PEAD auprès de l’Union Européenne

Les BA sont sollicitées pour proposer Passerelle à leurs associations partenaires Les BA ont développé des relations privilégiées avec les associations Elles sont donc les mieux placées pour leur proposer Passerelle … … d’autant que la FFBA ne peut pas centraliser le déploiement dans 4500 structures  L’objectif est d’équiper le plus d’associations possibles Quelles associations solliciter en priorité ? Celles qui ont les plus gros volumes Celles qui ont des ressources suffisantes et adéquates pour utiliser le logiciel Celles avec qui vous avez des relations privilégiées et qui pourront témoigner favorablement auprès d’autres associations partenaires. La FFBA fournit tous les éléments à la BA pour qu’elle puisse proposer le logiciel aux associations Un kit de déploiement est fourni aux BA, et inclut : Le guide utilisateur. L’argumentaire (quel intérêt de s’équiper de Passerelle?) Le canevas de formation La checklist pour installer Passerelle Le guide de paramétrage (3 modèles) Le questionnaire pour mieux connaitre la situation et les souhaits des asso. La convention informatique Le formulaire de déclaration CNIL (pour une déclaration papier ou électronique) Un exemple de planning de déploiement (à utiliser par la BA pour organiser le déploiement chez ses associations partenaires). Passerelle et VIF fonctionnement indépendamment l’un de l’autre : il n’est donc pas nécessaire d’attendre que la BA soit équipée de VIF pour déployer Passerelle

Gestion des bénéficiaires Gestion des bénéficiaires Il est important que les BA connaissent bien l’organisation et les contraintes de leurs partenaires avant de commencer la formation détaillée Le mode d’utilisation de Passerelle dépend beaucoup de sujets d’organisation Or, le mode d’organisation des associations partenaires est très hétérogène Gestion des stocks Où sont stockés les produits ? Les produits sortis sont-ils enregistrés lors de la distribution ? Sinon, est-ce faisable ? Gestion des bénéficiaires Qui inscrit les bénéficiaires aujourd’hui ? (CCAS ? bénévoles ?) Gestion des bénéficiaires Si les bénéficiaires sont inscrits, leurs passages sont-ils enregistrés par l’association ? Quel est la forme de la participation demandée (forfaitaire ? Au produit ?) Interroger les associations via un questionnaire parait donc nécessaire Pour se concentrer sur les fonctionnalités utiles à l’association lors de la formation Pour trouver le meilleur mode d’utilisation du logiciel Le kit de déploiement contient une liste de questions permettant à la BA de mieux comprendre l’organisation / les contraintes de l’association

Aide à l’installation et au lancement de Passerelle Les BA devront être présentes auprès de chacune de leurs associations lors de l’installation et de la prise en main de Passerelle La présence de la BA lors de cette phase est importante car une installation ou une prise en main ratée peut être un motif de rejet de Passerelle par les partenaires Aide à l’installation et au lancement de Passerelle Il est primordial que la BA assiste l’association lors de cette phase pour : Réussir l’installation (~15 minutes) : utilisation d’un CD d’installation Paramétrer Passerelle (~20 minutes) Créer les comptes utilisateurs (~10 minutes) Installer les éventuels périphériques (20 minutes) Formation Passerelle est simple d’utilisation mais il est quand même nécessaire que la BA organise des sessions de présentation générale du logiciel, et des sessions de formation pour en expliquer le fonctionnement exact. Il est recommandé de faire des séances individuelles pour la formation. La FFBA fournit un kit de formation (format powerpoint) que les BA pourront utiliser Des documents devront être laissés aux associations, à la fin de la formation (ex : guide d’utilisation, checklist, modèle de déclaration CNIL) Assistance Tout ne pourra pas être vu en formation ; la BA doit donc s’engager à être disponible pour répondre aux questions et problèmes soulevés par les associations. Si nécessaire, la BA pourra faire appel à la FFBA.

Les BA doivent valider les indicateurs Etat transmis par leurs partenaires avant qu’ils ne soient envoyés à la FFBA et à l’Etat Les indicateurs Etat sont remontés aux BA tous les trimestres par les associations, soit via Passerelle, soit via des moyens traditionnels (courrier, e-mail, fax, téléphone) La validation des indicateurs par les BA est un impératif Les indicateurs Etat remontés par les associations correspondent à du déclaratif Un contrôle de cohérence doit donc être réalisé par la BA qui a la meilleure connaissance des associations. Si la BA le juge nécessaire, elle peut modifier ces indicateurs avant de les valider, avec l’accord des associations concernées. Les BA doivent également relancer les associations retardataires Les indicateurs doivent être remontés par les associations avant une date limite (fin du trimestre + 4 semaines), afin de figer le rapport final transmis à l’Etat. Les BA ont elles-mêmes un temps limité pour valider les indicateurs Etat (fin du trimestre + 6 semaines). L’extranet : moyen mis à disposition des BA pour valider les indicateurs Etat L’extranet des BA comprend une section « validation des indicateurs Etat » Une page de synthèse permet de visualiser rapidement : Les associations qui ont envoyé leurs indicateurs et celles qui ne l’ont pas encore fait Les associations dont les indicateurs reçus ont été validés / non validés L’extranet permet de modifier / valider les indicateurs Etat reçus de Passerelle et de saisir les indicateurs Etat reçus par courrier, e-mail,… Les indicateurs Etat envoyés par Passerelle sont déjà saisis ; on évite ainsi à la BA de gérer des exemplaires papier et une saisie manuelle très chronophage

ANNEXES Dans l’extranet, les BA ont accès à quelques statistiques concernant leurs associations partenaires Ces statistiques permettent aux BA de connaître le niveau d’équipement de leurs associations et d’utilisation de l’extranet, ainsi que le % de remontée des indicateurs Etat Indicateurs Nb. % Total des associations équipées du logiciel (source VIF) Nombre d’associations de catégorie 1 (et 2) Total des associations Indicateurs T1 10 T2 10 T3 10 T4 10 Année 2010 Nombre d’associations s’étant connectées à l’interface de gestion via leur logiciel Nombre d’associations ayant remonté les indicateurs Etat (via le logiciel ou manuellement) Nombre d’associations avec indicateurs Etat validés

ANNEXES Planning de validation des indicateurs Etat par les BA et les associations Janv. Fev. Mars Avril Mai Juin Juillet Août Sept. Oct. Nov. Déc. Janvier Traitement des données dans l’outil par les associations Données T1 Données T2 Données T3 Données T4 Données T1 Validation des indicateurs Etat par les Asso et BA 28/01 28/04 28/07 28/10 28/01 Valid. T4 + année Valid. T1 Valid. T2 Valid. T3 Valid. T4 + année 11/02 11/02 12/05 11/08 11/11 Valid. T4 + année Valid. T1 Valid. T2 Valid. T3 Valid. T4 + année Délai de validation pour les associations (4 semaines) Délai de validation pour les BA (6 semaines)