Administration 3 pôles Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016

Plan de présentation Les métiers de l’administration Organigramme Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Les métiers de l’administration Organigramme Les personnes de l’administration La RA L’assistante de direction et responsable du pôle RH Le Pôle Gestion Financière avec une actualité récente chargée Le Pôle Communication Bilan d’une actualité récente En conclusion 07/05/2018

Les métiers support de l’administration Services administratifs : 9 personnes (dont la RA) BAP J (Gestion technique et Scientifique) ; - le responsable administratif : 1 agent équivalent 1 ETPT - Pôle gestion financière : 4 agents équivalent à 3.5 ETPT - Pôle RH : 1 agent aidé par 1 gestionnaire équivalent à 1,5 ETPT BAP F (communication) - 2 agents aidés par Vera (CDI Association Moriond) équivalent à 2,5 ETPT Travaille en liaison étroite avec les tutelles P6/P7 malgré la DGGf CNRS/IN2P3 Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Tutelles : Pour mémoire, nous sommes en DGGf CNRS, pour l’UPMC depuis le 22 mars 2010 et pour Paris-Diderot depuis 2012 07/05/2018

Les personnes de l’Administration Evelyne Souad Hager Magali Bernard Véronique Laurence Isabelle Vera Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Voilà le trombinoscope 07/05/2018

Organigramme 07/05/2018 Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 La documentation : Depuis le départ non remplacé de la documentaliste, Laurent Le Guillou assume seul les activités de la bibliothèque en tant que chargé de mission « Bibliothèque » Vera est employé comme CDI de l’Association Moriond, qui est hébergée par le labo. Vera accepte d’apporter une aide ponctuelle qui s’apparente plus à du bénévolat et cela dépend de sa bonne volonté… Autrement dit, elle n’est pas obligée 07/05/2018

La Responsable Administrative Rôle de supervision et de facilitateur en cas de difficultés rencontrées sur les dossiers concernant : le budget et la gestion financière en liaison avec le pôle GF – travail sur GESLAB, sur WEBCONTRAT les RH en liaison avec Magali – travail sur SIRHUS la communication avec le pôle Com’ Suivi particulier avec le Directeur et Magali de demandes plus spécifiques de nos tutelles notamment pour : - le dialogue de gestion, - l’EAOM, - le renouvellement du contrat quinquennal, - Et toutes demandes spécifiques de nos tutelles,… Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 07/05/2018

Assistante de direction et responsable du Pôle RH Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 1/ Activités visibles par le labo Secrétariat Organisation des réunions comme le conseil scientifique et le conseil du laboratoire Etablissement d’attestation diverses et suivi des réservation de l’amphi b) RH Suivi administratif du personnel permanent et non permanent (CDD, pré-doc, post-docs stagiaires…) Suivi des congés sur AGATE et entrée des données sur RESEDA Pour ce faire, Magali Carlosse est aidée par Hager Baalouchi 2/ Activités non visibles par le labo Préparation du Contrat quinquennal, de l’EAOM Mise à jour des données de personnels Réalisation de tableaux, de statistiques et assure le suivi des indicateurs RH Agate, Reseda, etc… Travailler sur RESEDA cette année a été très pénible Le suivi des personnels temporaires est très lourd surtout quand l’information de l’arrivée de stagiaires n’est pas suffisamment anticipée Pour recruter des pré-docs, des post-doc, ces CDD CR et ITA, le rôle de l’administration est important même si cela n’est jamais mentionné dans vos slides. 07/05/2018

Pôle de gestion financière LES ACTIVITES DU PÔLE Responsable : V. Criart-Joisin Le pôle se compose de 4 personnes Mission : assure les actes de gestion financière dans le respect des techniques, réglementation comptable et procédures demandées par nos tutelles. 1/ Activités visibles par le Laboratoire : Elaboration et suivi Budget Engagement et suivi des achats Gestion et traitement des missions Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Outils de gestion : GesLab, Facturation centralisée, Simbad, Webcontrat, etc… 07/05/2018

Pôle de gestion financière LES ACTIVITES DU PÔLE 2/ Activités non visibles par le laboratoire mais demandées, voire exigées par nos tutelles : Contrôle de l'éligibilité des dépenses et envoi des justificatifs aux tutelles dans le respect des délais (ANR, contrats européens, contrats Régions, autres..) Suivi de l'inventaire comptable, Vérification de la cohérence des comptes entre GESLAB et BFC (ECCU mensuellement) Gestion des situations de litige avec les interlocuteurs externes (gestionnaires des tutelles, fournisseurs… Pour la carte achat CNRS (6) rapprochement transaction et commande dans ROP/contrôle sur plate-forme BNP Paribas/Conservation des pièces pour le contrôle a posteriori Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 07/05/2018

Faits marquants – changements conduits par la tutelle 1/ Mise en place de la GBCP (Gestion Budgétaire Comptable Publique) Une révolution dans notre méthodologie de travail Des marques à trouver encore 2/ Mise en place de la dématérialisation de la chaîne des dépenses : Achats en ligne encouragés avec l’attribution de la carte d’achat Carte nominative  6 cartes nominatives au LPNHE Facilite les achats sur internet Facilite les achats directs Mais les gestionnaires ont l’obligation de passer une commande sur GESLAB et les dépenses sur carte d’achat sont suivies mensuellement par les gestionnaires et la DR - Service central du traitement de la dépense à Nancy : énorme changement dans la méthode de travail WEBCONTRAT : Nouvelles modalités de notifications des RP – Mise en place pénible cette année Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Je profite du rappel de ces derniers changements subis dans nos métiers supports de l’administration pour évoquer une particularité des services de l’administration. Nous sommes rattachés au labo mais aussi à des directions fonctionnelles qui interviennent directement dans nos métiers : - au niveau de l’organisation de notre travail (administration de l’IN2P3, services de la DR et les directions du CNRS : DRH, DCIF, DDAI… Ex : GESLAB, WEBCONTRAT, RESEDA,... - au niveau de l’évaluation de nos compétences (via les concours et les avancement au choix) 07/05/2018

Pôle Communication Responsable : Isabelle Cossin Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Responsable : Isabelle Cossin Actions visibles du laboratoire - Organisation matérielle et logistique de manifestations comme la Fête de la science, la biennale, les Master-Classes, les JJC, PIF, Moriond, Blois, - Coordination éditoriale : rapport d’activité, multimédia, Web, expositions Actions non visibles du laboratoire Coordination éditoriale avec l’IN2P3 et le CNRS Recherche de partenariat technique & financier (par exemple en répondant aux appels à projets: DIM-ACAV de la Région IDF) Participation au développement du métier dans des réseaux de compétences 07/05/2018

Pôle Communication 1/ Les activités de Vera de Sa Varanda : - Organisation des sessions des Rencontres de Moriond ; - Gestion administrative et comptable de l’association ; - Suivi et mise en page des proceedings des rencontres ; - Gestion du café pour les machines ILLY de la cafétéria du laboratoire. 2/ Les activités de Laurence Marquet : Organisation matérielle et logistique : - des conférences, des séminaires, - des Master-classes, - de la fête de la science, - de l’animation scientifique pour les enfants du personnel à la fin de l’année Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Vera a un statut de CDI de l’association « Moriond » qui est hébergée par le labo. Vera apporte donc une aide au pôle Com’ qui relève du bénévolat lié à la bonne volonté d’une personne, donc son action n’a rien d’obligatoire sauf à vouloir être solidaire avec le labo 07/05/2018

Responsabilités dans des missions d’intérêt général au delà du laboratoire  Isabelle COSSIN : - Responsable de l'animation du réseau des communicants des laboratoires del'IN2P3qui coordonne les actions de communication nationales. - Membre du comité de pilotage pour la mise en place du réseau Com'on ! des acteurs de la Communication du CNRS. - Responsable du chantier FORMATION du réseau Com’on ! - Expert auprès de l'observatoire des métiers pour l’analyse des profils de poste demandés en NOEMI BAP F métier communication.   Véronique JOISIN : - Formatrice dans le cadre de la GBCP et du dispositif du traitement dématérialisé des factures Evelyne MEPHANE : - Présidente du réseau des Administrateurs de la DR2 - Expert auprès de l’Observatoire des Métiers pour la relecture des profils de concours et des fiches métiers BAP J - Présidente et membre de jurys de concours internes et externes CNRS et UPMC Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 07/05/2018

Bilan Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Surcroît de travail engendré par les évolutions métiers et aussi par la mise en place par la tutelle : - d’une nouvelle réglementation (GBCP) - de nouveaux outils (AGATE et GESLAB rénové, RESEDA, WEBCONTRAT, ….) Cela nous a contraint à une nouvelle organisation métier imposée par le CNRS Surcroît de travail engendré par l’organisation interne au labo : Le départ de Franck non remplacé a contraint à répartir la fonction courrier sur les personnes qui travaillent à la gestion, à la Com’ et les services généraux Le courrier : Les agents concernés ont fait contre mauvaise fortune bon cœur, mais le report de tâches sur des effectifs amoindris et donc fragilisés n’est pas une solution durable. Je rappelle que l’offre de postes en BAP J est abondante en région parisienne tant au CNRS que dans d’autres administrations. Je fais en sorte que les gestionnaires soient bien au labo pour qu’ils veuillent y rester… Dans les autres unités de la DR2 , il existe un turn over important des gestionnaires 07/05/2018

EN CONCLUSION L’ administration gère les moyens financiers et humains du laboratoire dans un cadre règlementaire contraint, en fonction des exigences et recommandations de nos tutelles IN2P3 – CNRS-PARIS B – UPMC – PARIS-DIDEROT. La conjoncture est difficile et les gestionnaires font face avec difficulté à un surcroît de travail certain. Mon souci est de maintenir a minima les forces existantes. Nous ne pourrons y réussir qu’avec votre aide, votre compréhension et votre soutien Evelyne MEPHANE LPNHE Paris Biennale - Pise Du 3 au 7 octobre 2016 Souci de maintien des effectifs avec les nouveaux contrats obtenus, ANR et contrat région. Si un ERC était accordé au labo, je crains que l’administration ne puisse absorber un tel surcroît de travail. 07/05/2018