Chief Information Officer Dr. Thierry Vermeeren Chief Information Officer La gestion des processus [BPM] en pratique Simplification administrative, e-gov et lisibilité 22/06/2005 Le Forem ‘05 © Dr Thierry Vermeeren

repères Lisbonne ... l’agenda du changement 2010 “Improve employability and reduce skill gaps … with Europe-wide job banks” [Normalisation] “Improve placement capabilities and enhance mobility of workers” [Virtualisation] “Provide a straightforward acces to information about jobs and training” [Guichet Unique] “Interconnect information systems at European level” [Interopérabilité] Repères Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

orientations FACTEURS INTERNES SERVICE PUBLIC ANALYSE DU MARCHÉ GESTIONNAIRE DE RÉSEAU CRÉATEUR DE STANDARDS ACTEUR PHYSIQUE ET VIRTUEL (CLICK & MORTAR) ORIENTATION EUROPÉENNE FACTEURS EXTERNES OIT 181 (FIN DU MONOPOLE) NOUVEAUX ENTRANTS MONDIALISATION TECHNOLOGIE (e-, m-, …) MARCHÉ MIXTE EURES STRATÉGIE PORTFOLIO SERVICES NORMES GRH ANALYSE DE COMPÉTENCES WORKFLOW SOCIAL SUIVI DES AIDES SOCIALES PLACE DE MARCHÉ EURES OPÉRATION

bpmquoi [Le BPM est une approche organisationnelle qui englobe la totalité du cycle de vie des processus] Modélisation, informatisation et déploiement Exécution, supervision Optimisation, gestion du changement Archivage, historisation des documents Au-delà du projet, c’est une approche complète s’appliquant à des contenus et des processus spécifiques visant à améliorer l’efficience Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

bpmquoi2 Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

bpmpourquoi SAG Complexité et évolutivité croissantes de l’activité Compression importante du temps Nouveaux modes de collaboration et de participation Attentes plus importantes des clients Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

bpmqui Source: Gartner 2004 Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

bpmforem = 3 dimensions Procédures efficaces Outils de work flow performants Outils métiers adéquats Objectif = Réduction des pertes de temps, d’énergie et donc de ressources au profit d’une concentration sur les métiers cœur du FOREM Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

bpmforem2 [Lancement d’un projet pilote de BPM pour Tester – Montrer - Convaincre] FCS1 (pilote) = coût + délais + intégration technologique avec solutions métiers existantes + caractère autonome de la procédure FCS2 (éducation) = besoin concret + processus coeur métier FCS3 (management) = impact + gestion du changement + maîtrise Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

gide [GIDE = Gestion Intégrée de demandes d’engagement] Le Forem a choisi une approche Top-Down Les projets européens (FSE, …) auxquels Le Forem participe répondent à des règles légales strictes La mise en oeuvre se fait par un ensemble d’intervenants nombreux et dispersés L’approbation par le management et le suivi sont des facteurs critiques Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

gide2 [Principe du cercle vertueux ISO 9001:2000] La version 2000 de la norme ISO incite les organisations à une approche processus dans leur démarche qualité FLUX Automatiser Rationaliser et optimiser Assurer la cohérence et le suivi Analyser Validation des bons d’engagement Auditer Tout au long de la procédure Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

gide3 [Méthodologie d’amélioration des processus] Analyse du contenant Analyse des étapes du flux + approfondir les étapes de validation Définition des groupes cibles et de leur rôle (sécurité) Proposition d’amélioration des modèles existants Gestion documentaire =organisation des répertoires de classement Définition des règles d’encodage Détermination de l’échantillon Quelle DR? Quel Directeur? Quels Chefs de Projet? Fréquence d’utilisation Compétences TIC Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

gide4 Avant … après … un processus optimisé! Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

screenshot1 Garantie du respect des procédures

screenshot2 Envoi automatique d ’un accusé de réception Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

screenshot3 Accès rapide par e-form

leçonsapprises Les problèmes ne sont pas toujours où l’on croit (processus vs organisationnel) Importance de la formalisation des procèdures (différence entre “données flux” et “données contenu”) Nécessité de veille des acteurs et des produits Importance de la gestion du changement et de la formation continue des agents Travailler par étape car la nature des besoins évolue dans le temps Amélioration du travail rapidemment visible grâce à la simplicité de mise en oeuvre et au gain de rigueur Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

conclusions [Le BPM a permis :] Aligner les choix stratégiques du Forem et la mise en oeuvre opérationnelle du SI Accélérer les processus décisionnels Réduire les erreurs et simplifier les procédures Automatiser, rationaliser et optimiser les processus en gérant les flux entre agents et SI Accroître les performances des processus, réduire le temps de traitement et améliorer la productivité Assurer le strict respect des procédures Repères ENJEUX Vision Modernisation Action Conclusion Forem 2010

La gestion des processus en pratique Vous avez des questions ??? La gestion des processus en pratique Joignez moi à thierry.vermeeren@forem.be ou N’hésitez pas à demander ... 14/06/2005 Le Forem ‘05 © Dr Thierry Vermeeren