LA COMPTABILITE MULTI-OFFICES

Le principe Décret n°2016-1508 du 9 novembre 2016 relatif aux sociétés constituées pour l'exercice de la profession d'huissier : Lorsque la société est titulaire de plusieurs offices, une comptabilité distincte est tenue pour chaque office et la société doit disposer d’un compte destiné à recevoir les fonds détenus pour le compte de tiers par office.

Signature sur les comptes bancaires De principe, seuls les dirigeants ont la signature sur les comptes : Gérant(s), Président, Directeur général, directeur général délégué (selon les pouvoirs et limites définis par les statuts ou le pacte d’associés). S’il n’est pas dirigeant, l’huissier de justice associé, en exercice dans un des offices, doit avoir la signature sur le compte affecté de cet office et doit être détenteur d’une délégation de pouvoir, délivrée par la direction de la société. L’associé en exercice non dirigeant de la société ne peut avoir la signature sur le compte de gestion, que si : Existe un compte de gestion attaché à cet office (pas de signature sur les comptes généraux de la société), La délégation donnée est limitée à un montant relativement faible.

La définition Il n’y a pas de définition juridique générale de la « comptabilité distincte » (rien dans le Plan Comptable Général). Il ne faut pas confondre « comptabilité autonome » et « comptabilité permettant de distinguer les données économiques ». Dès lors, la comptabilité distincte des sociétés multi-offices d’huissier de justice sera définie par ses fonctionnalités devant permettre d’analyser les performances économiques de chaque office et de satisfaire aux obligations de contrôle ordinal.

Les contraintes Un répertoire par étude. Un compte affecté par étude. A minima, un suivi des charges et des produits par étude. En permanence, une vision d’ensemble au niveau de la société, quel que soit le nombre d’études concernées.

Les conséquences La comptabilité distincte d’une étude d’huissier de justice devra permettre l’édition des documents suivants, portant sur les seules écritures de l’étude : Journaux, Balances générale et auxiliaires, Grands livres général et auxiliaires, Balance des dossiers, Tableau de bord, Liste des écritures quotidiennes, Contrôle annuel de comptabilité.  

Les organisations logicielles La comptabilité distincte sera définie selon deux structurations logicielles possibles, le choix étant laissé aux SSII d’opter pour l’une ou l’autre des configurations : Utilisation d’un logiciel unique, permettant la gestion de plusieurs répertoires et comptes affectés, Installation dans chaque étude d’un logiciel, selon sa configuration actuelle, complétée de schémas d’écritures spécifiques au multi-offices et d’une fonction d’agrégation des données.

Logiciel unique gérant toutes les études Avantages : Simplicité de l’agrégation des données de l’ensemble des études, Simplicité des opérations inter-études, Simplicité de la gestion de la société, un seul compte bancaire gestion office pouvant aisément être instauré, Maintenance ne concernant qu’un logiciel et non des sites multiples, Automatisme du Fichier des Ecritures Comptables (FEC). Cette organisation oblige en revanche le logiciel à supporter plusieurs répertoires et plusieurs comptes affectés.

Structure du logiciel unique La distinction entre études sera réalisée par différenciation des journaux. Chaque office détenu par la société sera identifié par deux caractères (par exemple 01 à 99), permettant de sélectionner les éditions souhaitées par office(s). Ainsi, il sera possible de demander l’édition des journaux, balances, grands livres, de l’étude à laquelle aura été rattaché le code 01, ou 02… voire de demander une édition pour plusieurs études correspondant à un groupe (par exemple les études 05 à 07).

Logiciel autonome installé dans chaque étude Cette solution permet de conserver les architectures logicielles actuelles, mais impose la création de nouvelles fonctions, portant essentiellement sur l’agrégation des comptabilités. Le logiciel doit alors comporter une fonction de désignation de la comptabilité « Siège », appelée à recevoir les flux d’agrégation. Les opérations d’agrégation et les écritures de répartition des charges entre les offices devront être automatisées. Un état de contrôle permettra de s’assurer de la concordance de l’ensemble des états (Total des Journaux Généraux des Etudes = Total du Journal Général agrégé). L’agrégation devra pouvoir être relancée en cas de dysfonctionnement.

Les comptes de liaison - Définition Les comptes de liaison permettent, qu’il y ait un ou plusieurs logiciels utilisés, de constater les opérations intéressant simultanément plusieurs études. Les comptes de liaison entre deux études doivent toujours être de solde égal et de sens contraire. Ainsi, lors de l’agrégation des comptabilités, les comptes de liaison s’annulent. Il est proposé d’utiliser deux types de comptes de liaison (organisation similaire à celle du plan comptable associatif (CRC99-01)) : 181 Opérations non liées aux dossiers des clients-mandants – siège social / étude, 185 Opérations liées aux dossiers des clients-mandants – siège social / étude.

Comptes de liaison 185 Les comptes de liaison 185 sont dédiés aux mouvements sécurisés et automatisés liés au fonctionnement des dossiers clients-mandants de la société. Toute intervention manuelle est interdite sur les comptes 185. Pour un même dossier, une société multi-offices pourra faire signifier des actes par différentes études, qu’elles soient de même compétence territoriale ou non. Il ne s’agit pas de débours: Une société ne peut se facturer des débours à elle-même. La même opération ne peut être produit d’acte dans une étude et débours dans l’autre.

Autre écriture-type : liquidation de la TVA Les comptes de TVA collectée et de Taxe forfaitaire sur les actes sont générés automatiquement dans l’environnement comptable de chaque étude de la société multi-offices. Chaque mois, les opérations concourant à l’établissement d’une déclaration CA3 de TVA et TFA sont constatées, alors même qu’une seule déclaration sera établie, regroupant les opérations de toutes les études, et le paiement étant réalisé dans la comptabilité du « Siège ».

Clôture annuelle des comptes Concernant une seule et même société, la clôture annuelle des comptes devra être simultanée pour toutes les études.   Cette procédure ne posera aucune difficulté spécifique si un seul logiciel est utilisé. Si chaque étude dispose de sa propre implantation logicielle, cette dernière devra comporter une fonction obligeant la simultanéité de la clôture pour toutes les entités.

Ouverture annuelle des comptes De même que la clôture des comptes est simultanée pour toutes les entités composant la comptabilité de la société, l’ouverture des comptes du nouvel exercice social sera déclenchée au même moment pour toutes les études, que soit utilisé un seul logiciel ou que chaque office dispose de son propre logiciel.   Là encore, dans ce dernier cas, une fonction logicielle doit assurer cette coordination.

Le Fichier des Ecritures Comptables (FEC) Le fichier des écritures comptables (FEC) est unique et concerne la seule société.  Les écritures sont chronologiquement enregistrées dans le FEC, ce qui implique la nécessité d’intégrer les FEC de toutes les études d’une société multi-offices, dans l’ordre préconisé par les textes fiscaux. BOI-CF-IOR-60-40-20 (20170607) : 410 – Lorsqu’une entreprise reprend dans sa comptabilité les comptabilités de ses différents établissements, il est nécessaire de pouvoir identifier l’origine de chaque écriture en mettant au-delà des premières informations obligatoires un champ supplémentaire correspondant à un code établissement…