Groupe d’élaboration des normes financières et comptables Synthèse des travaux

GEN – Le point de départ Passage de l’UCBL aux RCE Déploiement de l’outil SIFAC Audit de la fonction financière et comptable Démarche qualité (amélioration des services) de l’UCBL (12 projets-pilotes dont « gestion des missions » et « gestion de la paye »)

GEN – Une démarche en 5 temps Cinq actions qui s’articulent entre elles Cartographie des processus Rédaction de procédures Déploiement du contrôle interne (CIC + CIB) Introduction à l’audit interne Parachèvement de la démarche par la certification externe 3

L’élaboration des normes financières et comptables consiste à : Groupe d’élaboration des normes financières et comptables GEN – qu’est ce que c’est ? L’élaboration des normes financières et comptables consiste à : établir les cartographies des processus financiers et comptables rédiger les procédures associées créer les autres documents nécessaires : mode d’emploi, formulaire, application web,…

GEN – Une organisation à trois niveaux COMITE DE PILOTAGE : Pilotage, Planification, priorisation Directrice des Services Financiers, Agent Comptable, Contrôleur de gestion, Contrôleur interne GROUPE DE TRAVAIL (+ mini groupes techniques / cycle) : 20 experts de la direction des services financiers, de l’agence comptable, des unités de recherche, de la formation continue, de la direction générale des services, de la Direction OQAPi, etc. COMITE D’UTILISATEURS : 20 utilisateurs impliqués dans la chaine financières (laboratoires, composantes, services administratifs, services centraux…) 5

GEN – Les avantages attendus Réflexion sur l’organisation, sur le mode de fonctionnement (Qui fait quoi ? Comment ?) Améliorer l’efficacité et la fluidité des processus (amélioration des délais, suppression d’étapes inutiles…) Avoir une vision partagée de l’organisation Une clarification des concepts

GEN – Un calendrier ambitieux Janvier : Février : Mars : Avril - Juillet : A partir de Septembre : Janvier : constitution du groupe de travail, du comité d’utilisateurs et définition de 10 cycles (dépenses, recettes, budget, paie, immobilisations, contrats de recherche, trésorerie, états financiers, provisions, comptabilité analytique) Février : choix des porteurs de cycles et constitution des sous- groupes de travail (composés de 4 à 5 personnes à l’intérieur de chaque cycle, soit environ 30 personnes au total) Mars : réalisation des cartographies de processus (environ 25 processus) et validation par le Comité d’Utilisateurs Avril - Juillet : identification et rédaction des procédures A partir de Septembre : déploiement de la démarche 7

GEN – Les concepts Un cycle est un ensemble cohérent de processus et de classes de comptes Un processus est un ensemble de tâches participant d’une même activité, placée sous l’empire de normes juridiques spécifiques, rattachées à un ensemble de comptes principaux, pour produire un résultat commun Une tâche est l’exécution d’un ensemble d’opérations indissociables Les tâches qui s’enchaînent entre elles selon des règles prédéfinies constituent une procédure

GEN – Quelques chiffres… 10 Cycles / 24 cartographies de processus 117 procédures 35 Annexes / 60 formulaires 9

GEN – Des outils de gestion Des outils ont été mis à la disposition du groupe de travail d’élaboration des normes : Espace de travail partagé Modèles de cartographie de processus Modèle de procédure Procédure Excel Visio Une formation d’initiation à la cartographie des processus a été organisée : (OQAPi - DGSA) 10

GEN – Les applications Déploiement du contrôle des frais de mission Un plan de formation des personnels DSF entièrement refondu Préparation à l’inventaire physique 2011 Etc.

GEN – Les suites GEN dédié aux ressources humaines Introduction à l’audit interne Présentation au conseil d’administration de la cartographie des risques et d’un plan d’action pluriannuel Circuit d’amélioration continue des processus du GEN finances 12

Cycle paie Le référentiel de contrôle interne qui décrit les risques et précise les mesures de contrôle interne attendues. La cartographie des risques : outil qui synthétise les risques suivant Leu probabilité des réalisation et leur impact sur l’organisation en cas de réalisation A partir de là on peut hiérarchiser la priorité de traitement de chaque risque Comité de suivi du GEN

Cycle Dépenses Le référentiel de contrôle interne qui décrit les risques et précise les mesures de contrôle interne attendues. La cartographie des risques : outil qui synthétise les risques suivant Leu probabilité des réalisation et leur impact sur l’organisation en cas de réalisation A partir de là on peut hiérarchiser la priorité de traitement de chaque risque Comité de suivi du GEN

Cycle Gestion des contrats de recherche Le référentiel de contrôle interne qui décrit les risques et précise les mesures de contrôle interne attendues. La cartographie des risques : outil qui synthétise les risques suivant Leu probabilité des réalisation et leur impact sur l’organisation en cas de réalisation A partir de là on peut hiérarchiser la priorité de traitement de chaque risque Comité de suivi du GEN

Cycle Immobilisations Le référentiel de contrôle interne qui décrit les risques et précise les mesures de contrôle interne attendues. La cartographie des risques : outil qui synthétise les risques suivant Leu probabilité des réalisation et leur impact sur l’organisation en cas de réalisation A partir de là on peut hiérarchiser la priorité de traitement de chaque risque Comité de suivi du GEN

Bilan des auto évaluations Une démarche constructive et intéressante Intégration des nouveaux intervenants Ouvre la voie à un certain nombre de pistes de réflexion. Le référentiel de contrôle interne qui décrit les risques et précise les mesures de contrôle interne attendues. La cartographie des risques : outil qui synthétise les risques suivant Leu probabilité des réalisation et leur impact sur l’organisation en cas de réalisation A partir de là on peut hiérarchiser la priorité de traitement de chaque risque Comité de suivi du GEN