Plan eComptes au service des finances locales Présentation à la Communauté Germanophone 17/12/2012 Philippe Brognon – Coordinateur général Philippe.brognon@spw.wallonie.be 1

Protocole d’accord entre la Région Wallonne et la Communauté Germanophone Protocole d’accord relatif au transfert du logiciel eComptes développé par le SPW-DGO5 à la Communauté Germanophone.   Par la présente, la Région Wallonne met gratuitement à disposition de la Communauté Germanophone le logiciel eComptes développé par le S.P.W. – DGO5 en vue d’équiper les communes wallonnes d’un outil commun d’analyse et d’édition de rapports à caractère financier et comptable. La Communauté Germanophone s’engage à prendre en charge les opérations d’installation et de maintenance technique de l’environnement informatique nécessaire au bon fonctionnement de l’application eComptes dans les communes de son ressort, selon les spécifications techniques qui lui seront fournies par la DGO5. Les communes germanophones utilisatrices du logiciel pourront bénéficier des mises à jours automatiques du logiciel, via internet, sans frais ni intervention de la DGO5. Si la Communauté Germanophone veut réaliser une version en langue allemande du logiciel, cette adaptation et sa maintenance seront effectuées par ses soins et à ses frais. Il en va de même pour toute adaptation spécifique que la Communauté Germanophone souhaiterait apporter au logiciel. La Région Wallonne reste propriétaire du code source de l’application eComptes et celui-ci ne peut être diffusé à des tiers sans autorisation préalable de la Région Wallonne. Les frais de formation des utilisateurs dans les communes germanophones ainsi que la traduction de la documentation seront à charge de la Communauté Germanophone. En aucun cas la Région Wallonne ne peut être tenue responsable des frais et des problèmes résultant d’un dysfonctionnement du logiciel eComptes. 2

La genèse : 2006 > Idée > amélioration de la visibilité sur les finances locales> gouvernance locale : Mise au point d’une Synthèse des comptes à vocation didactique …. Complexe à remplir manuellement … 2007 > Création d’un logiciel pour générer ce document 2008 > (Reprise du concept par l’administration – création de la cellule eComptes )1ers pilotes et évolution de ce logiciel pour en faire un outil d’aide à l’analyse financière 2009 > Extension à une 2eme vague de pilotes et début du déploiement aux 253 communes et 253 CPAS 2010 > Suite du déploiement et corrections et améliorations progressives des problèmes techniques. Création de la couche applicative DGO5 (réception et traitement des fichiers > Statistiques) 2011 > Stabilisation des applications , poursuite des améliorations, Alimentation de la BNB 2012 > Poursuite amélioration des processus 3 3

Objectifs du plan eComptes en Wallonie AIDE A LA GESTION, en donnant aux communes et aux CPAS un outil d’analyse et d’aide à la gestion permettant de suivre tous les éléments financiers , recettes, dépenses, budget, trésorerie, dette … AIDE A LA COMPREHENSION DES FINANCES LOCALES, tant par les mandataires que par le public, grâce à l’édition de documents clairs et didactiques. SIMPLIFICATION ADMINISTRATIVE, en simplifiant et en automatisant la production de documents et de fichiers à caractère comptable et financier. L’encodage est réduit au strict minimum pour les utilisateurs. Ainsi, quelques minutes suffisent pour réaliser une analyse complète de tous les aspects des finances locales ALIMENTATION NUMERIQUE DES STATISTIQUES et de l’eTUTELLE: Le logiciel produit un fichier standardisé, équivalent numérique des budgets et comptes, qui est transmis à la DGO5 pour alimenter l’eTutelle et mettre à jour en permanence une base de données statistiques sur les pouvoirs locaux

Avis Commission budget ….etc BNB Application eComptes « Statistiques » Fichiers SIC (Synthèse des Informations Comptables) =Budgets & Comptes numériques eTutelle « communes » Module de contrôle de contenu avant envoi Synthèse Analytique (partie des comptes) Avis Commission budget ….etc Application eComptes « Gestion locale » (en client-serveur) Base de données hyperfile Dans chaque communes et CPAS Enrichissement des données (population, personnel occupé, nombre lits MRS, etc) Base de Données Comptables Standardisées xml Données comptables, logiciel local L’eComptes travaille sur une copie standardisée des données comptables : la BDCS. (Nouvelle comptabilité uniquement > pas applicable CPAS Germanophones)

La possibilité d’envoyer des documents via les « upgrades » directement sur les serveurs informatiques des communes/CPAS Rapports types Documentation Canevas de powerpoints Canal utilisable pour toute information et document exploitable par les logiciels eComptes locaux > Perspectives de simplification administratives -> Perspectives de renforcement de l’information ( ex. pour positionnement « Benchmarking » )

Web & Publilink Communes et CPAS Processus collaboratif d’évolution du logiciel eComptes « gestion locale » DGO5- cellule eComptes « développement logiciel » Boîte à idée (site web) – mails, contact helpdesk … Propositions d’améliorations (contenu d’analyse ET fonctionnement) Fonctionnaires finances- Mandataires – Informaticiens locaux Web & Publilink Upgrades automatiques Communes et CPAS Application eComptes « Gestion locale » (en client-serveur)

L’eComptes aujourd’hui c’est: Un logiciel public gratuit distribué dans 506 administrations locales de Wallonie, avec plus de 1500 utilisateurs. Un flux quotidien de données financières alimentant une base statistique totalisant à ce jour (6/6/2012) près de 4.000.000 d’enregistrements … 5.400 Pages d’analyse … 87.500 lignes de code informatique … (mis bout à bout …15 kms ) 8 8

L’application eComptes Gestion Locale Les fonctionnalités de l’eComptes dans les communes / CPAS 9

Une meilleure visibilité de vos finances Un logiciel conçu pour simplifier l’analyse financière 10

Des analyses complètes en quelques clics … 11

De puissantes fonctions de recherche dans votre comptabilité 12

Exportation simple et rapide du résultat de vos recherches et analyses en excel,word,pdf,open-office, html … 13

Production de la synthèse analytique de vos comptes 14

Une assistance à la préparation de votre budget. Calcul rapide de projections sur toute sélection de données budgétaires. Une assistance à la préparation de votre budget. 15

Production de tableaux budgétaires prospectifs Testez des scénarios en tant réel sur vos données (hausse de x% des dépenses de fonctionnement ..etc, etc …) 16

L’application eComptes Stat Pour info, l’eComptes en Région Wallonne, est aussi un outil de récolte et de traitement statistique. L’application eComptes Stat Les fonctionnalités de l’application eComptes Stat développée au sein de la DGO5 17

eComptes – un outil statistique au service de la Région Wallonne. Logiciel eComptes-Stat à la DGO5 exploitant les fichiers SIC envoyés par les communes et CPAS Périodicité d’envoi: A l’arrêt par le Conseil : Du Budget D’une modification budgétaire Du compte Soit en règle générale un taux de mise à jour de nos données à raison de 3 à 4 x l’an. 18

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eComptes un projet spécifique de longue durée (les principaux éléments) Création de la Synthèse Analytique des comptes Création et mise au point de la BDCS Création et mise au point Du logiciel eComptes Gestion Locale Création et mise au point des fichiers SIC Alimentation et feedback eTutelle Amélioration environnement technique usager et Prise de données « grandes villes » Application d’exploitation statistique (eComptes STAT) eComptes Provinces et génération de SIC « provinces » Simplification des pièces justificatives Tutelle Fin. 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 20

Pour en savoir plus sur l’eComptes… Rendez-vous sur ecomptes.wallonnie.be 21