Module 1: Le cycle de gestion des marchés publics: planification, passation, addendum, élaboration du marché et contrôle (révision).

EXERCICE 1) Schématiser les différentes étapes du cycle de gestion des marchés publics ; 2) Décrire chaque étape du cycle de passation des marchés public

I- Planification des Marchés Publics - Articles 20 à 27 du CMPDSP - Décret 2011-480 du 08/07/2011 portant procédure d’élaboration des plans de passation des marchés publics

Plan Notion de Plan de Passation des Marchés (PPMP) ; Objectifs du PPMP ; Les intervenants dans l’élaboration du PPMP; Les étapes d’élaboration du PPMP ; Contenu du PPMP ; Contrôle et publication du PPMP ; Exécution et évaluation du PPMP.

I. Notion de Plan de Passation des Marchés Publics Le PPMP (ou plan prévisionnel annuel de passation des marchés publics) d’une structure est la programmation des besoins en travaux, fournitures, services courants et prestations intellectuelles pour la durée de la gestion budgétaire qui est généralement d’une année.

I. Notion de Plan de Passation des Marchés Publics (Suite) Le PPMP est un outil de programmation de l’exécution budgétaire. Pour les financements de la BAD, de la BM, etc., les PPM sont préparés généralement pour une durée de 18 mois.

2- Objectifs du PPM L’élaboration du PPMP vise les objectifs suivants: Bon agencement des besoins par ordre de priorité évitant le recours abusif aux marchés de gré à gré liés à l’urgence de la dépense; Promotion de la transparence et de la concurrence à travers la publication du PPMP; Bons allotissements ou regroupements assurant l’efficacité et des économies d’échelle au niveau de la commande publique; Un bon outil de gestion

2- Objectifs du PPMP (suite) Supervision de la progression générale; Bonne estimation de la charge de travail (nombre de contrats attendus, sollicitation des membres des commissions, durée estimée de chaque marché).

2. Objectifs du PPMP (suite) Pour les bailleurs de fonds, il permet de: Superviser les passations de marchés financés sur des prêts ou dons, de manière organisée et systématique ; Suivre la progression générale du projet, y compris toutes les activités relatives à la passation des marchés. Tenir les parties prenantes informées des opportunités d’affaires offertes par le projet, de manière à promouvoir la concurrence.

3. Les intervenants dans l’élaboration du PPMP L’ARMP ; Les directions techniques et/ou centrales (gestionnaires de crédits) ; La PRMP (appuyée de la CPMP et son Secrétariat); La CCMP ; La DNCMP ; Les Partenaires Techniques et Financiers (PTF) ; Toutes personnes ressources pouvant apprécier techniquement ou financièrement les besoins retenus.

3. Les intervenants dans l’élaboration du PPMP (Suite) ACTEURS ROLES 1 ARMP Elle élabore un modèle de PPM et le met à la disposition des autorités contractantes 2 La PRMP Elabore et met en œuvre le PPMP 3 CPMP Elle assiste le maire dans l’élaboration et la mise en œuvre du PPMP 4 CCMP Elle valide le PPMP 7 DNCMP Après approbation du PPM par l’autorité de tutelle, la DNCMP procède à la publication

4. Les étapes d’élaboration du PPMP Les opérations concourant à l’élaboration du PPMP sont les suivantes : La définition du projet et des délais; Identification de la nature et l’étendue des besoins en fonction des activités de la structure (art 22); Quantification de chaque besoin;

4. Les étapes d’élaboration du PPMP (suite) Regroupement des besoins par catégorie de prestations (travaux, fournitures et services) et par nature; Estimation des montants; Choix des méthodes de passation; Etablissement des priorités et identification des chemins critiques.

5. Contenu du PPMP Dans le PPMP figurent: la source de financement; la ligne budgétaire; la nature de la prestation; le mode de passation souhaité (Appel d’Offres International (AOI), Appel d’Offres National (AON), Appel d’Offres Restreint (AOR) avec ou sans pré qualification, gré à gré, demande de prix ou de cotation, demande de proposition avec SBQC, méthode de moindre coût …);

5. Contenu du PPMP (suite) les différentes durées ou dates limites allant de la préparation du DAO ou des TDRs jusqu’à l’approbation des contrats de marchés (en tenant compte des durées pour les avis de non objection, les signatures…) NB * Certaines durées sont imposées par la réglementation des marchés publics (décrets 2014-550 et 551 du 24 septembre 2014).

6. Contrôle et publication du PPMP Le projet du PPMP est soumis à la validation de la CCMP pour toutes les sources financement et à l’avis de non-objection des PTF en cas de financement extérieur. Les points faisant l’objet d’attention particulière lors de l’examen du PPMP sont : Le respect du canevas; Le respect du délai des dépôts des projets du PPM;

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) Le respect des délais réglementaires et le réalisme des autres délais ; Le respect des seuils (lien entre procédures de passation et montant);

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) Vérifier si les délais de validité des offres des soumissionnaires ne seront pas dépassés; Vérifier si l’allotissement est justifié. la précision de la nature de la prestation (éviter de mentionner « acquisition de divers matériels ou diverses fournitures »);

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) La répartition temporelle des dépenses afin d’éviter une concentration à un moment donné des factures à honorer ; L’existence et l’exactitude de la ligne budgétaire conformément à la loi de finances, aux accords de crédit ou au budget autonome de la structure ;

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) La prise en compte effective du montant des dépenses engagées mais non liquidées dans le montant estimé de l’inscription budgétaire. Les PPMP ayant fait l’objet d’observations sont retournées pour corrections éventuelles et/ou corrigées directement sur support électronique.

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) Les PPMP qui sont validés sont publiés par la DNCMP dans le Journal des Marchés Publics et le SIGMAP. Ils peuvent également être publié dans un organe de presse de large diffusion (article 20). Les marchés considérés comme secrets défenses ne doivent pas figurer dans le PPMP. Cependant, les Ministères en charge de la sécurité et de la défense doivent planifier tous les autres marchés. Pour les commandes atteignant le seuil communautaire la publication doit se faire sur le portail régional de l’UEMOA.

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) Les PPMP peuvent être actualisés si nécessaire (par exemple si le besoin est déjà satisfait ou si la satisfaction du besoin n’est plus nécessaire) art 20 du CMPDSP. Toute mise à jour effectuée par la suite doit être validée et publiée dans les mêmes conditions que la version initiale.

6. Contrôle et publication du PPMP (suite) Aucun appel à la concurrence ni aucune négociation par entente directe ne peut se faire si le PPM n’est pas validé et publié, d’où l’intérêt d’élaborer un bon PPM. Tout marché ne figurant pas dans un PPM (à l’exception des marchés secrets défense) est nul et de nul effet, au sens de l’art 20 du CMPDSP.

7. Exécution et évaluation du PPMP Après la validation et la publication des PPMP, ils sont mis en œuvre. L’autorité contractante est tenue de s’assurer de la mise en place et de la disponibilité du financement avant le lancement de la consultation, conformément à son PPM et ce jusqu’à la notification du marché. (art 23)

7. Exécution et évaluation du PPMP (suite) L’exécution nécessite un bon suivi du chronogramme depuis l’élaboration des DAO/DP jusqu’à la signature du contrat. Les autorités compétentes doivent s’assurer que les passations de marchés sont en cohérence avec le PPMP. Cette cohérence est une condition préalable aux décaissements.

7. Exécution et évaluation du PPM (suite) L’évaluation de l’exécution du PPM est effectuée à mi-parcours ou ex-post en vérifiant si les procédures et les délais ont été respectés, si le PPM a été publié, s’il n’y a pas eu de morcellement des commandes. L’évaluation permet de faire le point sur les difficultés rencontrées et de formuler des propositions d’amélioration.

Cas pratique 1: Voici les besoins d’une Commune TRAVAIL A FAIRE : Construction d’un module de trois classes: 15 000 000 Réfection du bâtiment abritant la Mairie: 30 000 000 - Acquisition de deux balayeuses: 80 000 000 - Acquisition de matériels électriques pour l’éclairage de la cour et des bureaux de l’arrondissement X : 4000 000 - Acquisition de 20 motos au profit des chefs des quartiers : 9 000 000 - Acquisition de quatre (04) micro-ordinateurs pour les services de la Mairie: 3 000 000 ; - Equipement du local devant abriter le service formation: 5 000 000 -Surveillance et gardiennage des locaux de la Mairie et des arrondissements de la Commune au titre de l’année n: 10 000 000; Acquisition de 2 véhicules 4x4 au profit de la Communes pour les 1er et 2ème adjoint du Maire : 25 000 000 ; Voici les besoins d’une Commune - Etude environnementale pour les travaux d’assainissement des voies principales de la commune : 6000 000 ; - Acquisition d’un véhicule pick up au profit du service technique de la Mairie : 18 000 000 - Acquisition de six micro-ordinateurs et quatre imprimantes au profit des arrondissements: 5 000 000 - Acquisition de quatre photocopieurs au profit des services :10 000 000. TRAVAIL A FAIRE : 1) Regrouper par nature les besoins de cette Commune; 2) Elaborer le plan de passation comprenant les modes et les délais de passation

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence 1- Fondements juridiques Article 52 du CMPDSP ; Décret n°2012- 305 DU 28 août 2012 portant approbation des Dossiers Types d’Appel d’Offres en République du Bénin.

II- Elaboration d’un Dossier d’appel à concurrence (Suite) Définition : Le dossier d’appel d’offres (DAO) est un document comprenant les renseignements nécessaires pour l’élaboration de la soumission, l’attribution du marché et son exécution. But : Donner à tous les soumissionnaires éventuels admis à concourir, des informations adéquats et de leurs fournir une chance égale en vue de faire des offres pour les biens, travaux ou services à acquérir. Fonction : décrire les biens, travaux et services projetés; Informer les soumissionnaires sur les critères d’évaluation; Définir les conditions du marché; Instruire les candidats à la procédure de soumission des offres

II- Elaboration d’un Dossier d’appel à concurrence (Suite) Différents types de DAO : Dossier Type d’Appel d’Offres de passation des marchés de travaux ; Dossier Type d’Appel d’Offres de passation des marchés de services ; Dossier Type d’Appel d’Offres de passation des marchés de fournitures ; Dossier standard de préqualification de passation des marchés d’équipements et de travaux ; Demande de proposition standard de passation des marchés de prestations intellectuelles (marchés importants) ; 6. Dossier d’appel d’offres pour la passation des Marchés de prestations intellectuelles de petits montants ; Dossier standard de présélection pour la passation des marchés de prestations intellectuelles.

II- Elaboration d’un Dossier d’appel à concurrence (Suite) 2- Documents nécessaires Le montage d’un DAO nécessite des documents dont : Le plan de passation ; Les spécifications techniques ; La description des prestations ; Le DAO type concernant le marché ; Accord de crédit ; Le certificat ou l’attestation de disponibilité du crédit

II- Elaboration d’un Dossier d’appel à concurrence (Suite) 3. Les intervenants dans l’élaboration du DAO N° ACTEURS ROLES 1 ARMP Elle élabore un modèle de PPM et le met à la disposition des autorités contractantes 2 La PRMP Elabore et met en œuvre le PPMP 3 CPMP Elle assiste le maire dans l’élaboration et la mise en œuvre du PPMP 4 CCMP Elle valide le PPMP 7 DNCMP Après approbation du PPM par l’autorité de tutelle, la DNCMP procède à la publication

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 4- Les parties d’un DAO Un DAO comporte 3 parties à savoir: 1ère partie: Procédures d’appel d’offres Section 0: avis d’appel d’offres Section I: Règlement Particulier de l’Appel d’Offres avec deux sous sections Sous section A: instructions aux candidats; Sous section B: DPAO. Il s’agit des documents qui n'auront pas de valeur contractuelle après l'attribution du marché Section II: Formulaire de soumission Cette Section contient: (i) le formulaire d’offre et ses annexes, (ii) le bordereau des prix et de détail quantitatif et estimatif, (iii) les formulaires de proposition techniques, (iv) les formulaires de qualification, (v) les modèles de garantie de soumission, et (vi) le modèle de déclaration du code d’éthique

II- Elaboration d’un Dossier d’appel à concurrence (Suite) 2ème Partie: les spécifications des travaux et les conditions d’approvisionnement des fournitures ; le programme d’activités Section III: Cahier des Clauses techniques et plans /Programme d’activités Cette section aborde les Spécifications techniques, les quantités, calendrier de livraison et les plans décrivant les travaux devant être réalisés / la description des services à réaliser, le calendrier de livraison et d’achèvement, les Cahiers des clauses techniques générales et particulières, les plans descriptifs des Services courants devant être prestés

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 3ème partie: le Marché Section IV. Cahier des Clauses administratives générales (CCAG) Section V. Cahier des Clauses administratives particulières (CCAP) Section VI. Cahier des Clauses Environnementales  Section VII. Spécifications de performance et dessins Section VIII. Formulaires du Marché

Vue schématique du contenu du dossier type d’appel d’offres de passation des marchés de travaux Procédures d’appel d’offres Avis d’appel d’offres Instruction aux candidats Données particulières Formulaires de soumission Spécifications travaux Cahier des clauses Techniques Particulières CCTP Documents contractuels Cahier des Clauses Administratives Générales CCAG Cahier des Clauses Administratives Particulières CCAP Formulaires du marché

Vue schématique du contenu du dossier type d’appel d’offres de passation des marchés de fournitures Procédures d’appel d’offres Avis d’appel d’offres Instruction aux candidats Données particulières Formulaires de soumission CONDITIONS D’APPROVISIONNEMENT DES FOURNITURES Bordereau des quantités, Calendrier de livraisons, Cahier des Clauses Techniques, Plans, Inspections et Essais Le Marché Cahier des Clauses Administratives Générales CCAG Cahier des Clauses Administratives Particulières CCAP Formulaires du marché

Procédures d’appel d’offres Vue schématique du contenu de la demande de proposition standard pour la passation des marchés de prestations intellectuelles Procédures d’appel d’offres Lettre d’invitation Instruction aux candidats Données particulières Formulaires de soumission Termes de référence TDR Modèles de marché Conditions Générales CG Conditions Particulières CP

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 5- Éléments à renseigner dans le DAO Page de garde: préciser l’autorité contractante- l’objet, le mode de passation; les références de l’appel d’offres; la source de financement; l’exercice budgétaire Avis d’appel d’offres: préciser l’autorité contractante- les références de l’AOO- le numéro et la date du quotidien d’information dans lequel l’avis général a été publié- la source de financement- une brève présentation du service-adresse complète du lieu d’acquisition du DAO- le montant de la caution de soumission.

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) Données Particulières de l’Appel d’offres: Renseigner toutes parties en italiques dès que le besoin se fait sentir, le cas échéant porter la mention néant; Insérer les données spécifiques à la prestation objet du marché tout en respectant les IC. Les plans: ils seront fournis par les services techniques concernés pour permettre aux soumissionnaires de disposer d’éléments d’appréciation indispensable à la formation de sa soumission

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) Spécifications techniques : Elles concernent  les caractéristiques techniques générales et sans normes à caractère limitatif. Elles doivent être fournies par les services compétents de l’autorité contractante et portées dans le DAO

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) Critères de qualification: Les soumissionnaires doivent remplir les conditions de qualification, en termes de moyens matériels, humains et financiers, ou d’expériences acquises dans la réalisation d’activités analogues à celle faisant l’objet du marché. Conformément à l’art 79 CMPDSP ces critères sont regroupés comme suit: Critère d’ordre économique; Critère d’ordre technique; Critère d’ordre financier.

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) Cahiers des clauses administratives particulières: Renseigner toutes parties en italiques dès que le besoin se fait sentir, le cas échéant porter la mention néant. Liste des Services connexes et calendrier de réalisation: Il est indispensable de préciser tous les services connexes à la prestation et indiquer le calendrier de réalisation de la prestation.

II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 6- Ecueils à éviter Maintenir les notes de bas de page ; Laisser des parties à renseigner (partie vide) ; Dépôt des offres à 12h et ouverture des plis à 15heures ;

7- Processus de validation d’un DAO II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 7- Processus de validation d’un DAO PRMP 3 4 CPMP Examine le DAO avant sa transmission à la CCMP CCMP/DNCMP Valide le DAO examiné par la CPMP 1 Elaboration du DAO 2 6 DAO validé prêt à être vendu 5

8- Contrôle a priori de l’organe de contrôle compétent II- Elaboration d’un dossier d’appel à concurrence (Suite) 8- Contrôle a priori de l’organe de contrôle compétent Différents dossiers d’étude Pièces utiles ou documents à adressés à l’organe de contrôle Eléments ou documents faisant objet de contrôle Décision de l’organe de contrôle Etude et avis sur les projets de dossiers d’appel à concurrence Projet de DAO; Page du PPM comportant le projet de marché - Vérification de l’existence et de la conformité de l’objet du DAO à celui indiqué dans le PPM - Examen des trois parties du DAO en occurrence (section 0, sous section B de la 1ère partie, 2ème et 3ème partie ) conformément au instructions inscrites au point 4. Avis défavorable Avis favorable avec observations; - Avis favorable sans observations Demande de visa BON à lancer sur les DAO 02 copies du DAO corrigé si nécessaire; PV de la CCMP/DNCMP relatif à l’examen du projet de DAO; Vérification de la prise en compte des observations s’il y en avaient dans le projet de DAO transmis; - Pose du visa BON A LANCER; - Signature du responsable de l’organe de contrôle compétent et de la notification à la PRMP du DAO validé prêt à être vendu

RAPPEL DES DELAIS IMPARTIS A CHAQUE ACTEUR CCMP PRMP DNCMP ARMP LANCEMENT DE l’APPELS D’OFFRES AON = 30 jours AO (seuil communautaire) = 45 JOURS Evaluation des offres </= 15 jours Délai d’attente avant la signature du contrat = 15 jours REPONSE RECOURS GRACIEUX =72 heures Etude de dossier (04 jrs ouvrables) Visa du « bon à lancer » (01 jr ouvrables) Etude de PV de dépouillement (03 jrs ouvrables) Etude des demandes de cotation (02jrs) Etude du dossier (04 jrs ouvrables) Visa du « bon à lancer » (02 jrs ouvrables) Etude de PV de dépouillement (04 jrs ouvrables) Etude des recours (07 jrs ouvrables)

III- Elaboration d’un addendum A- Définition : Toute modification apportée au dossier d’appel d’offres après son lancement et avant la date limite de dépôt des offres. L’addendum fait partie intégrante du DAO B- Raison : l’addendum peut résulter des demandes d’éclaircissements dont les réponses nécessitent leur prise en compte dans le DAO ou d’un changement à l’initiative de l’autorité contractante. C- délais légaux : Pour la demande d’éclaircissement: 12 jours ouvrables avant la date limite de dépôt des offres ; Pour la réponde de l’autorité contractante : 07 jours ouvrables avant la date limite de dépôt des offres ;

III- Elaboration d’un addendum (Suite) Pour l’élaboration de l’addendum: 10 jours ouvrables au plus tard avant la date limite de remise des offres. d) Obligations de la PRMP: Recevoir l’avoir favorable de l’organe de contrôle compétent; Communiquer par écrit l’addendum à tous ceux qui ont obtenu le Dossier d’appel d’offres; Reporter si nécessaire la date limite de remise des offres afin de laisser aux candidats un délai raisonnable pour prendre en compte l’additif dans la préparation de leurs offres. Maintenir les droits et obligations de l’Autorité contractante et des Soumissionnaires initialement régis par la date limite antérieure.

IV. EVALUATION DES OFFRES ET ATTRIBUTION DU MARCHE

1. Réception des plis La réception des plis a lieu conformément aux prescriptions du dossier d’appel d’offres par la personne désignée à cet effet; Les plis contenant les offres doivent être déposés contre récépissé. (art 75 CMPDSP); Après réception, les plis sont revêtus d’un numéro d’ordre, de l’indication de la date et de l’heure de remise.

1. Réception des plis (suite) Les plis sont enregistrés dans l’ordre d’arrivé dans le registre spécial de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics et mis à la disposition des autorités contractante (Secrétariat PRMP); Les plis contenant les offres doivent être gardés dans un endroit sécurisé et transmis à la commission d’ouverture à l’heure indiquée dans le DAO; Pas de rejet de plis avant l’ouverture.

Vue synthétique de la réception des offres La numérotation (ordre d’enregistrement, date et heure de réception) L’enregistrement des offres reçues sur un registre pré numéroté fourni par l’ARMP La remise d’un récépissé au déposant La conservation des plis scellés jusqu’à leur ouverture Communication du registre au Président de la Commission de passation des marchés en début de séance et décharge sur le registre des plis remis

2. Ouverture des plis La séance d’ouverture a lieu à la date, heure et salle prévue dans le dossier d’appel d’offres en présence des soumissionnaires qui le désirent et d’un observateur indépendant (art 76 du CMPDSP). REMARQUE : Il convient de signaler que l’ouverture des offres n’est possible que lorsqu’un minimum de trois (03) plis est obtenu à la date et heure limite de dépôt des offres.

2. Ouverture des plis (suite) Dans le cas contraire un procès – verbal de constat d’insuffisance de plis est élaboré et signé par les membres de la commission de passation des marchés. Un délai minimum de quinze (15) jours calendaires est ouvert et porté à la connaissance du public à l’issue duquel quel que soit le nombre de plis reçus, la commission procède à l’ouverture des plis (art 33)

2. Ouverture des plis (suite) L’ouverture des offres porte essentiellement sur : L’établissement de la liste de présence des représentants des soumissionnaires et des membres du comité de dépouillement (commission de passation des marchés publics) ; La vérification de la présence des pièces administratives ; La lecture à haute voix du montant de chaque offre ; La réception du visa des représentants des soumissionnaires sur la fiche d’ouverture ; puis l’établissement d’un rapport d’ouverture.

2. Ouverture des offres (suite) A cette étape, aucune décision n’est prise. Il n’y a pas non plus de commentaire à faire sur la présentation des offres des soumissionnaires. La séance d’ouverture est présidée par le Président de la Commission de Passation des Marchés Publics. Le procès-verbal est publié et remis sans délai à tous les soumissionnaires qui en font la demande (art 76 du CMPDSP).

2. Ouverture des offres (suite) S’agit des prestations intellectuelles : L’ouverture et l’évaluation des offres s’effectuent en deux temps : - dans un premier temps, seules les offres techniques sont ouvertes et évaluées conformément aux méthodes définies à l’article 44 du CMPDSP ; - dans un deuxième temps, seuls les soumissionnaires ayant présenté des offres techniquement qualifiées et conformes voient leurs offres financières ouvertes ; les autres offres financières sont retournées, sans être ouvertes, aux soumissionnaires non qualifiés. L’ouverture des offres financières est publique et les soumissionnaires qualifiés sont invités à y participer.

3. Evaluation des offres L’évaluation des offres est régie par les dispositions des articles 78 à 83 de la loi 2009-02 du 07 août 2009 portant CMPDSP. Elle s’effectue comme décrit ci-dessous : Après l’ouverture des plis, les offres des soumissionnaires sont remises à une sous-commission désignée par le président de la commission de passation des marchés publics. Cette sous-commission peut être composée comme suit : le service bénéficiaire ; Le service technique ; Le consultant ou maître d’œuvre et ; des personnes ressources ;

3. Evaluation des offres (suite) La sous-commission désigne en son sein un rapporteur. Elle dispose de quinze (15) jours ouvrable au maximum pour déposer son rapport qui sera validé par la commission de passation des marchés publics (art 78).

3. Evaluation des offres (suite) Les travaux de la sous-commission s’articulent autour des différentes étapes ci-après : Examen de la recevabilité des offres; Examen de la conformité des offres; Evaluation financière et classement des offres; Application des critères de qualification.

3. Evaluation des offres (suite) Examen de la recevabilité des offres : Il consiste en la vérification de la conformité et de la validité des pièces administratives exigées dans le dossier d’appel d’offres. Exemple: Attestation fiscale: sa validité se constate au niveau de la case réservée à la signature du Directeur du centre des impôts par la mention « valable jusqu’au…………. » Attestation CNSS : sa validité se lit au bas du document à travers la mention « valable jusqu’au……….. » En absence de ces mentions, il est important de suivre les critères de validité contenus dans la liste des pièces administratives. Seules les offres recevables passent à l’étape de l’examen de la conformité.

3. Evaluation des offres (suite) Examen de la conformité des offres: Encore appelé évaluation des offres techniques, l’examen consiste en la comparaison des spécifications techniques du soumissionnaire avec celles exigées par l’autorité contractante dans le Cahier des Clauses techniques particulières (CCTP) ou les spécifications techniques.

3. Evaluation des offres (suite) Evaluation financière et classement des offres: Elle s’effectue en quatre sous étapes: Vérification de la concordance des prix unitaires en lettres et en chiffres ; Vérification des calculs en horizontal et en vertical des montants contenus dans les devis quantitatif ou dans la pro forma ; Correction des montants éventuels ; Arrêté les sous – totaux et les totaux des offres ; Classement des soumissionnaires.

3. Evaluation des offres (suite) Pour évaluer le montant de l’offre, l’Autorité contractante peut également prendre en considération des facteurs autres que le prix de l’offre indiqué dans la soumission. Ces facteurs sont entre autres (art 79 CMPDSP) : la performance des fournitures ; Délai de livraison ; Le coût d’utilisation ; La variation par rapport au calendrier de livraison ; Coût de certaines pièces de rechange ; D’autres services connexes. etc.….

3. Evaluation des offres (suite) Ces facteurs, lorsqu’ils sont retenus, sont exprimés en termes monétaires pour déterminer l’offre évaluée la moins-disante de manière à faciliter la comparaison des offres. Ainsi, l’offre évaluée la moins - disante = offre proposée + coûts complémentaires (coûts des facteurs). Exemple: cf. cas pratique

3. Evaluation des offres (suite) Marge de préférence: (art 81 à 83 CMPDSP) Il existe trois conditions pour l’application de la marge de préférence : Qu’il soit prévu dans l’accord de crédit; Que le DAO soit un Appel d’offre International; Que le DAO le prévoit.

3. Evaluation des offres (suite) Application des critères de qualification: Les soumissionnaires doivent remplir les conditions de qualification, en termes de moyens matériels, humains et financiers, ou d’expériences acquises dans la réalisation d’activités analogues à celle faisant l’objet du marché. Conformément à l’art 79 CMPDSP ces critères sont regroupés comme suit: Critère d’ordre économique; Critère d’ordre technique; Critère d’ordre financier.

3. Evaluation des offres (suite) Aux termes des travaux, la sous-commission établit un rapport d’analyse faisant la synthèse des points forts et des points faibles de chaque offre et propose l’attributaire provisoire qui est discutée en plénière avec les membres de la commission de passation des marchés publics. Les propositions d’attribution provisoire de la commission de passation des marchés publics sont adoptées par consensus et font l’objet de procès-verbal signé par ses membres puis transmis à l’organe de contrôle compétent.

4. Rédaction du rapport d’analyse des offres Le rapport d’analyse de la commission de passation des marchés publics est un document qui fait la synthèse des travaux d’analyse des offres. Il comprend : La vérification de la conformité et de la validité des offres; L’évaluation technique; L’évaluation financière puis classement; La qualification des soumissionnaires; Proposition d’attribution provisoire.

4. Rédaction du rapport d’analyse (Suite) La vérification de la conformité et de la validité des offres: dans cette partie, on fait le point des soumissionnaires ayant satisfait aux exigences et ceux qui n’ont pas pu satisfaire aux exigences du DAO. En cas de non satisfaction, les dossiers rejetés et les motifs du rejet sont bien indiqués. Il est recommandé d’utiliser un tableau récapitulatif à la suite des commentaires. Ledit tableau peut être joint en annexe.

4. Rédaction du rapport d’analyse (Suite) L’évaluation technique : A ce niveau un résumé des constats est effectué (éléments conformes, non conformes ou manquants) avec un renvoi en annexe pour les détails de l’évaluation. Cet annexe est constitué par des tableaux qui renseignent sur les spécifications demandées, celles proposées et l’observation de la commission A la fin de l’examen une conclusion est tirée pour signaler la conformité pour l’essentiel on non de l’offre de chaque soumissionnaire. L’évaluation des offres financières : il s’agit de faire le point des vérifications, les anomalies observées, les corrections apportées de même que les ajustements effectués conformément au RPAO pour déterminer l’offre évaluée la moins-disante. L’usage des tableaux est également indiqué à ce niveau.

4. Rédaction du rapport d’analyse (Suite) La qualification des soumissionnaires : il s’agit de faire un résumé des critères de qualification. A ce niveau il est indiqué l’usage des tableaux pouvant renseigner sur la satisfaction ou non des critères énoncés et les motifs du rejet. Proposition d’attribution provisoire : aux termes des analyses, la commission, en guise de conclusion, propose les attributions provisoires, les objets et le montant de chaque marché.

5. Attribution du marché Conformément aux dispositions de l’article 84, les propositions d’attribution provisoire émanant de la CPMP font l’objet d’un procès verbal, dénommé procès verbal d’attribution provisoire. Ce procès verbal mentionne: Le ou les soumissionnaires retenus; Le nom des soumissionnaires exclus et les motifs de leur rejet et le cas échéants, les motifs des offres jugées anormalement basses

5. Attribution du marché (Suite) Les principales dispositions permettant l’établissement du ou des marchés et, en particulier, son objet, son prix, les délais, la part du marché que le soumissionnaire à l’intention de sous-traiter à des tiers et, le cas échéant les variantes prises en compte. Le nom de l’attributaire et le montant évalué de son offre.

6. Contrôle a priori de l’organe de contrôle compétent à cette étape Différents dossiers d’étude Documents ou pièces à transmettre Tâches exécutées par l’organe de contrôle Décision de l’organe de contrôle Etude et avis sur les rapports d’évaluation et du procès verbal d’attribution provisoire - Une copie du DAO validé - La preuve de la publication de l’avis d’appel d’offres; Une copie du procès verbal d’ouverture; -Une copie du rapport d’analyse des offres de la sous-commission - Une copie du procès –verbal d’attribution provisoire signé des membres de la commission de passation; - Les originaux des offres des soumissionnaires; - Copie de la quittance de versement des produits de vente des DAO à la Rectte-Perception; Vérifier la conformité du DAO; Vérifier les mentions obligatoires dans le PV d’ouverture; Vérifier le contenu du rapport et le respect des critères d’élimination et de qualification des soumissionnaires (procédure d’évaluation, motifs de rejet des offres etc) en conformité avec les articles 78 et 84 de loi 2009 -02 du 07 août 2009; Toutes autres vérifications jugées nécessaires Avis réservé pour des motifs bien élucidés et la conduite à tenir; Avis favorable: rapport entériné; Attribution définitive

V. Elaboration, Signature, Approbation et Notification du marché

ELABORATION DES MARCHES Les modèles de marchés sont déjà incorporés dans les DAO types. Il s'agit de les adapter à l'objet et aux renseignements spécifiques de chaque marché. Ainsi, il existe : le modèle de marché de fournitures ; le modèle de marché de travaux ; le modèle de marché de services ; le modèle de marché de prestations intellectuelles.

ELABORATION DES MARCHES DE FOURNITURES Le modèle de marché de fournitures comprend : Les références de l’autorité contractante [L’Autorité contractante] de la République du Bénin, agissant au nom et pour le compte de l’Etat du Bénin [ou autre Autorité contractante. Préciser le cas échéant], désigné ci-après par le terme « l’Autorité contractante », représentée aux présentes par [à préciser] d'une part,   Les références de l’attributaire [Nom et adresse du fournisseur] inscrit au registre de commerce sous le N°........ – faisant élection de domicile à -............., désigné ci-après, selon les cas, par les termes «le fournisseur », représenté aux présentes par [à préciser] d'autre part.

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE FOURNITURES (suite) Objet du marché Pièces contractuelles par ordre de préséance 1. le présent marché ; 2. la lettre d’engagement ; 3. la notification d’attribution du marché adressée au titulaire par l’Autorité contractante ; 4. l’offre et les Bordereaux des prix présentés par le titulaire / le Bordereau des quantités, bordereau des prix unitaires, Détail Quantitatif Estimatif, Calendrier de livraison, plans ;

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE FOURNITURES(suite) 5. le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP); 6. le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP); 7. le Cahier des Clauses Techniques Générales (CCTG); 8. le Cahier des Clauses Administratives Générales (CCAG) ; 9. la déclaration du Code éthique et de moralisation, des marchés publics en vigueur en République du Bénin.   [Ajouter ici tout(s) document(s) supplémentaire (s} éventuels] ________________

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE FOURNITURES (suite) Montant du marché et modalités de sa détermination; Délai d’exécution ; Monnaie et mode de paiement ; Avances ; Pénalités ; Délai de règlement ; Résiliation du marché ;

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE FOURNITURES(suite) Règlement des litiges ; Soumission aux règlements ; Approbation du marché ; Les signataires (quatre au maximum). ECOLE SUPERIEURE DE GESTION D'INFORMATIQUE ET DES SCIENCES

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE TRAVAUX Les points évoqués ci-dessus sont également pris en compte dans le cadre de l’élaboration des contrats de travaux avec quelques précisions . Ajouts : Au niveau des pièces contractuelles, il est souvent conseillé de prendre en compte: Le dossier des plans; Le dossier technique d’exécution Conditions de réception (réception technique, provisoire et définitive)

ELABORATION DES CONTRATS DE MARCHES DE SERVICES Prise en compte de tous les points évoqués lors de l’élaboration des marchés de fournitures sauf les pénalités techniques.

ELABORATION DES MARCHES DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES Il existe deux types de contrats de prestations intellectuelles à savoir: Contrat au temps passé; Contrat au forfait.

Contrat au temps passé Dans le cadre de ce type de marché, le Consultant fournit des services sur une base temporelle conformément à des normes de qualité ; sa rémunération est fondée sur : (i) un taux unitaire convenu pour chaque personnel du Consultant multiplié par le temps réellement consacré par ledit personnel à l’exécution de la mission, et (ii) des dépenses remboursables correspondant aux dépenses réellement effectuées ou à un prix unitaire convenu. Ce type de marché demande de la part de l’Autorité contractante un encadrement vigilant du Consultant et un suivi systématique de l’exécution de la mission.

Contrat au temps passé Il comporte quatre parties à savoir: Conditions générales du marché (à ne pas modifier); Conditions particulières du marché Les droits et les obligations réciproques de l’autorité contractante et du consultant Les annexes qui sont au nombre de six à savoir:

Contrat au temps passé Annexe A: Description des services Annexe B: Obligations en matière de rapports Annexe C: Personnel et Sous-traitants-Heures de travail du personnel clé Annexe D: Estimatif de coût Annexe E: Devoirs de l’Autorité contractante Annexe F: Formulaire de Garantie d'avance de démarrage. Pas de garantie de bonne fin d ’exécution

Contrat au forfait Les marchés à forfait sont employés lorsque les tâches à accomplir sont clairement définies, lorsque les risques commerciaux assumés par le Consultant sont minimes et lorsque le Consultant est donc prêt à exécuter sa mission pour un montant forfaitaire prédéterminé. Exemple: Les études, plans directeurs, études économiques, sectorielles, de faisabilité et d’ingénierie et les enquêtes.

Contrat au forfait Son contenu est presque identique à celui au temps passé. Pas de garantie de bonne fin d ’exécution

SIGNATURE DU MARCHE Une fois la procédure de sélection validée, le marché est signé par le représentant de l’autorité contractante et l’attributaire. Avant signature de tout marché, les services compétents des autorités contractantes doivent fournir à leurs cocontractants la preuve que le crédit est disponible et a été réservé.

SIGNATURE DU MARCHE (Suite) La Personne responsable des marchés publics dispose d’un délai de sept (07) jours pour la signature du marché à compter de la date de réception du projet de marché adopté par la Commission de passation des marchés publics compétente et signé par l’attributaire. L’autorité contractante peut demander au soumissionnaire retenu, de confirmer l’ensemble de ses qualifications, préalablement à la signature du marché.

APPROBATION DU MARCHE Les marchés publics, selon la qualité de l’autorité contractante, sont transmis par la Direction nationale de contrôle des marchés publics compétente pour approbation : a) s’agissant des marchés de l’Etat, au ministre en charge des finances ;

APPROBATION DU MARCHE b) s’agissant des marchés passés par les autres personnes morales de droit public visées à l’article 2 de la présente loi : - à leurs autorités de tutelle respectives, si les marchés sont exécutés sur le budget de l’Etat, - à leurs organes de gestion, si les marchés sont exécutés sur leurs fonds propres.

APPROBATION DU MARCHE Cette approbation doit intervenir dans le délai de validité des offres. L’approbation du marché ne pourra être refusée que par une décision motivée, rendue dans les quinze (15) jours calendaires de la transmission du dossier d’approbation. Cette décision est susceptible de recours devant l’Autorité de régulation des marchés publics par toute partie au contrat.

APPROBATION DU MARCHE Le refus de visas d’approbation ne peut toutefois intervenir qu’en cas d’absence ou d’insuffisance de crédits. Les marchés qui n’ont pas été approuvés sont nuls et de nul effet. En tout état de cause, elle doit intervenir pendant la période de validité des offres dont la durée ne peut excéder quatre-vingt-dix (90) jours à compter de la date de dépôt des soumissions. Passé ce délai, le soumissionnaire est autorisé à retirer son offre.

APPROBATION DU MARCHE L’autorité contractante peut à titre exceptionnel, quand les conditions l’exigent, demander aux soumissionnaires, la prorogation du délai de validité de leurs offres. Ce délai ne peut excéder quarante cinq (45) jours.

Signature et approbation CCMP (étude du contrat) Signature du prestataire 1 2 PRMP 1- élabore le contrat 2- signe le contrat après signature du prestataire 3 4 DCF / CF / CAA (vise le contrat) PREFET (approbation)

NOTIFICATION ET ENTREE EN VIGUEUR DU MARCHE Les marchés doivent être soumis aux formalités d’enregistrement prévues par la réglementation en vigueur avant tout commencement d’exécution. La notification consiste en un envoi par l’autorité contractante du marché signé au titulaire, dans les trois (3) jours calendaires suivant la date de son approbation, par tout moyen permettant de donner date certaine. La date de notification est la date de réception du marché par le titulaire.

NOTIFICATION ET ENTREE EN VIGUEUR DU MARCHE Le marché entre en vigueur dès sa notification à l’attributaire ou à une date ultérieure si le marché le prévoit. L’entrée en vigueur du marché marque le début des obligations juridiques d’exécution et, sauf dispositions contraires du marché, le début des délais de réalisation. Dans les quinze (15) jours calendaires de l’entrée en vigueur du marché, un avis d’attribution définitive est publié dans le journal des marchés publics et, s’agissant des marchés supérieurs au seuil communautaire de publication, dans tout support communautaire dédié à cet effet.

MERCI POUR VOTRE AIMABLE ATTENTION