e-Calls Prospect DEVCO Training IT 19/04/2018

Agenda Qu'est-ce que e-Calls PROSPECT? Interactions avec les autres systèmes Comment utiliser l'application Rôles et permissions Types d'appels à propositions et leur ligne du temps Circuits des processus Documentation & liens

1. Qu'est-ce que e-Calls PROSPECT? Système en ligne de gestion des Appels à propositions (AàP) Ses avantages: Réduction de la charge de travail; Amélioration du travail au quotidien: moins d'encodage et d'archivage des propositions, moins d'impressions et de signature de lettres, moins d'envois postaux; Amélioration de la qualité des données; Et un meilleur service auprès des organisations de la société civile.

2. Interactions avec les autres systèmes e-Calls CRIS DEC CRIS CTR CRIS PAP ARES DWH PADOR

3. Comment utiliser l'application Comment y accéder: Á partir de MyDEVCO: https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/prospect/internal/index.htm Browsers à utiliser: Internet Explorer, Microsoft Edge, Firefox, Chrome Langues: EN, FR (aussi ES et PT pour les externes)

Membres avec droit de vote Assesseur en Délégation 4. Rôles et permissions Agent vérifiant initiant Président(e) Secrétaire Agent administratif Membres avec droit de vote Agent avec droit de vue Observa-teur Assesseur en Délégation Assesseur interne Rôles Unités Agent administratif Operationnel & financier Agent initiant Agent vérifiant Financier Secrétaire Président€ Membres avec droit de vote Opérationnel Assesseur interne Agent avec droit de vue N/A Assesseur en Délégation Observateur

Votre demande d'accès: auprès de DEVCO APPLICATION SUPPORT ou NEAR APPLICATION SUPPORT

5. Type de AàP et leur ligne du temps Restreint Ouvert PAR DEFAUT = réalisés en deux étapes. Dans un premier temps tous les demandeurs peuvent demander à prendre part. Mais seuls sont invités à remettre une demande complète, les demandeurs retenus à l'issue d'une présélection (sur la base d'une note succincte de présentation en réponse à l'appel à propositions publié). DANS DES CAS EXCEPTIONNELS = après accord préalable (gestion directe) ou autorisation préalable de la Commission européenne (gestion indirecte avec contrôles ex-ante), les appels à propositions peuvent être ouverts, c'est-à-dire que tous les demandeurs sont libres de soumettre une demande complète.

5.1 Ligne du temps: AàP restreint Préparation des notes succinctes et clarifications Evaluation des notes succinctes Préparation des propositions complètes Evaluation des propositions complètes Préparation des contrats Publication PAA Publication des lignes directrices pour les demandeurs Date limite de réception des notes succinctes Adoption de la liste restreinte des meilleures notes succinctes et invitation à envoyer les propositions complètes Date limite de réception des demandes complètes Adoption du rapport d'évaluation et information des demandeurs relative à la décision d'attribution Signature des contrats de subvention *L'administration contractante peut prolonger ces périodes. Elle peut également les réduire mais une telle réduction requiert une dérogation. 45 jours* 45 jours* 180 jours** 90 jours** **- Ces périodes ne s'appliquent pas en cas d'actions complexes ou lorsque de nombreuses propositions ont été reçues.

5.2 Ligne du temps: AàP ouvert *- L'administration contractante peut prolonger ces périodes. Elle peut également les réduire mais une telle réduction requiert une dérogation. 5.2 Ligne du temps: AàP ouvert Evaluation Des propositions Préparation des contrats Publication PAA Date limite de réception des demandes complètes Adoption du rapport d'évaluation et information des demandeurs relative à la décision d'attribution Signature des contrats de subvention Publication des lignes directrices pour les demandeurs Préparation des notes succinctes et clarifications *L'administration contractante peut prolonger ces périodes. Elle peut également les réduire mais une telle réduction requiert une dérogation. 60 ou 90 jours* 180 jours** 90 jours** **- Ces périodes ne s'appliquent pas en cas d'actions complexes ou lorsque de nombreuses propositions ont été reçues.

6. Circuit des AàP (restreint) Préparation & Publication Soumission NS Evaluation NS Rapports & Lettres NS Soumission PC Evaluation PC Rapports & Lettres PC Eligibilité Rapports & Lettres EL Clôture Création de l'Appel (Agent initiant): Infos générales Paramètres Appels & Lots Préparation des grilles Documents annexés Demande d'approbation (Agent vérifiant): Approuver ou rejeter Publier (aux dates fixées) Soumission en ligne par les organisations ou (Secrétaire): Encodage au nom des organisations Comment modifier un Appel publié (dérogation, corrigendum ou approbation de l'Agent vérifiant) Préparation de l'évaluation (Agent initiant) Personnes responsables (Secrétaire): Evaluation (Assesseurs & Délais) Grilles (Premier Contrôle Administratif & Evaluation de la NS) Evaluation de la NS Premier Contrôle Administratif Rapport (Secrétaire): Préparer les rapports Envoi pour approbation (Président): Approuve Rapports (Secrétaire): Préparer les lettres Envoi pour approbation (Président): Approuve Préparation de l'évaluation (Secrétaire) Assesseurs & Délais Eligibilité Evaluation EL Evaluation Vérifier les données PADOR Grille d'éligibilité (dans Prospect) Rapports (Secrétaire): Préparer les rapports Envoi pour approbation (Président): Approuve Préparation de l'évaluation (Secrétaire): Assesseurs é Délais Grilles du Second Contrôle Administratif & Evaluation de la Proposition Evaluation de la PC Second Contrôle Administratif Evaluation des Propositions Préparer la liste des propositions sélectionnées (Secrétaire) Publication sur le site EuropeAid (dès que le document est chargé dans PROSPECT) Soumission en ligne Ou (Secrétaire) Encodage au nom des organisations Lettres Préparer les lettres Convertir les lettres en PDF Envoi pour approbation (Président) Approuve Lettres Préparer les lettres Convertir les lettres Envoi pour approbation (Président): Approuve Lettres Préparer les lettres Convertir les lettres en PDF Envoi pour approbation (Président): Approbation & envoi En cours de soumission (NS) En cours d'éval. (NS) En cours de soumission PC En cours d'éval. (PC) En cours d'éval. (EL) Finalisé Draft/AàP

7. Documentation Où trouver la documentation sur les Appels à propositions? Pour les aspects Business: consulter la Section 6.5. "Appels à propositions" du PRAG (Guide pratique des procédures contractuelles applicables à toutes les actions d'aide extérieure de l'UE financées sur le BUDGET et le FED): Pour des instructions d'ordre informatique: Guides: http://www.cc.cec/wikis/display/crisknowledgebase/Manuel+Utilisateur+e-Calls+PROSPECT Formations à distance: http://www.cc.cec/wikis/display/crisknowledgebase/e-Learning+e-Calls+PROSPECT+-+FR

Merci! L'équipe DEVCO TRAINING IT DEVCO.R.4