ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE Audit des ASBL Code de bonne gouvernance à destination du secteur non-marchand ou comment être performant ! Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE 0478/688188 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE CV Express 1987-1990 – responsable informatique au service commercial de la ROYALE BELGE 1990-1995 - adm-dél CAP INFORMATIQUE SA – société de conseil en informatique 1995-2005 - fondateur-gérant de ADEOS SPRL - conseil en gestion et informatique 1998-2007 – associé-gérant de ISOS SPRL - centrale d’achats en électro-ménager - responsable administratif et financier 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

CV Express - actuellement Administrateur-délégué de la FONDATION d’Utilité Publique SUSA (Umons) - responsable administratif et financier de la fondation et des 4 grandes ASBL que la fondation préside 35 personnes Budget global ± 1.500.000 € 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Audit ASBL - Méthodologie Lecture complète du dossier Etude transversale du dossier -> rapports succincts Ressources humaines (°) Organigramme Contrat de travail Règlement de travail Comptables et financiers (°) Bilans Trésorerie Organisation comptable 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Audit ASBL – Méthodologie Structure Assemblée générale Conseil d’Administration Management Autres aspects légaux (°) Déductibilité fiscale des dons … (°) Communication des rapports succincts aux experts Développement de l’audit sur la partie ‘Structure’ -> Code BG 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Code de Bonne Gouvernance Sur base de l’expérience acquise sur le terrain et de nombreuses formations suivies dans le domaine non-marchand -> besoin de fixer les choses et de créer des guides au niveau opérationnel à destination : Des membres Des administrateurs Des membres de direction 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE L’assemblée générale Ses pouvoirs (cfr C.Boeraeve) Ses membres : Adhérer aux valeurs -> charte à définir S’intéresser à la vie de l’association Être une relais ASBL<>Environnement Participer aux réunions Contrôler la mise en œuvre des décisions ENGAGEMENT ECRIT DES MEMBRES LA COMMUNICATION INDUIT LE DYNAMISME 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

L’assemblée générale (suite) Sa composition : Max 20% de membres bénéficiant des services de l’association, Max 1/3 de membres d’une même familles -> pas de conglomérat familial, Max 20 % de membres faisant partie du personnel PERENISER L’ASSOCIATION 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Le conseil d’administration Sa composition : 6 à 10 personnes (max 12) 10 réunions par an Majorité d’administrateurs non exécutifs Profils de compétence complémentaires 1 administrateur-délégué chargé de la gestion Veiller à limiter le nombre d’administrateurs concernés directement par l’action de l’association -> conflits d’intérêts : Max 1/3 d’administrateurs 1 même famille Pas de membre du personnel Pas de fction exécutive pour un administrateur bénéficiant des services de l’association. 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Le conseil d’administration Ses rôles : Développer et mettre en œuvre la stratégie Contrôler la performance de l’association par la mise au point de reporting efficace Assurer la santé financière de l’association, Assurer le cadre de bonne gouvernance, Entretenir et créer les réseaux De façon générale : Regard objectif, Conseil impartial, Gestion des situations de crise, Suivi du management, Pérenniser l’action de l’association -> RESPONSABILITE IMPORTANTE 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Le conseil d’administration Les fonctions Président : Chef Orchestre Impulser, coordonner les actions Décider, déléguer, motiver, arbitrer Vice-président : soutien le président Il doit être polyvalent Secrétaire : aspects administratifs et légaux Convoque les réunions Rédige les Pv’s Veille aux obligations légales en matière de dépôts et publication Veille à la communication entre les membres et les administrateurs Trésorier : gardien de la santé financière Élabore le budget Supervise et contrôle la comptabilité Suit la trésorerie Etablit le bilan et les comptes annuels 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE Le Management Définition : Administrateurs exécutifs + membres de la direction, nommés par le CA Il exécute la stratégie de l’association telle que décidée par le CA Il informe le CA afin de lui permettre d’évaluer l’exécution de la stratégie Il est responsable du reporting et de son actualisation 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Le Management (schéma) CA Adm-dél 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Management & délégation CA Adm-dél Comité Dir adm-dél + directeur Directeur 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE Délégation : matières Deux types de délégation : Secrétariat Général : regroupant l’ensemble des domaines touchant à la gestion administrative et financière. Direction opérationnelle : regroupant l’ensemble des domaines touchant directement à la réalisation de l’objet social de l’association et à ses activités 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Matières non-déléguées Figures de délégation Matières déléguées Matières non-déléguées Figure 1 Direction opérationnelle Secrétariat générale (administrateur-délégué) Figure 2 Direction opérationnelle (directeur) Figure 3 Secrétariat générale (comité de direction) 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE

Définitions des responsabilités Liste reprenant pour le secrétariat général et la direction opérationnelle les rôles/responsabilités Au niveau général Au niveau de la représentation Au niveau du pouvoir de signature Au niveau comptable et financier Au niveau RH Au niveau des activités 09/11/2018 ADEOS - Thomas COTMAN TC@ADEOS.BE