Classification uniforme des frais retenue par la Commission d’Harmonisation 10 November 2018

1) Introduction – Monsieur Patrick Hierthes TABLE DES MATIERES 1) Introduction – Monsieur Patrick Hierthes 2) Principe de la Méthodologie – Monsieur Patrick Hierthes 3) Présentation du Vademécum – Groupe de travail (Ententes, Ministères) 4) Exemples pratiques – Groupe de travail (Ententes, Ministères) 5) Questions - Réponses 10 November 2018

Madame Dominique Faber Présidente de la Commission d’Harmonisation 1) Introduction Monsieur Patrick Hierthes Président du GT Frais Généraux Madame Dominique Faber Présidente de la Commission d’Harmonisation excusée 10 November 2018

Un groupe de travail constitué par des représentants: - Ministères 1) INTRODUCTION Décision d’introduire une classification unique pour les frais généraux pour le secteur ASFT – pour les gestionnaires ayant signé une convention avec l’Etat Un groupe de travail constitué par des représentants: - Ministères - Fedas, Entente des Gestionnaires des Maisons de Jeunes (EGMJ), Copas, Syvicol 10 November 2018

Les Ministères ayant participé: 1) INTRODUCTION Les Ministères ayant participé: Ministère de l'Éducation nationale, de l'Enfance et de la Jeunesse (MENJE) Ministère de la Famille, de l'Intégration et à la Grande Région (MIFA) Ministère de l'Egalité des Chances (MEGA) Ministère de la Santé (MISA) Ministère des Finances - Inspection Générale des Finances (IGF) 10 November 2018

2) Principe de la méthodologie Monsieur Patrick Hierthes, Président du GT Frais Généraux 10 November 2018

Objectifs de la méthodologie: 2) PRINCIPE DE LA METHODOLOGIE La classification uniforme des frais est applicable à tout le secteur ASFT à partir du 1er janvier 2018 Objectifs de la méthodologie: Uniformisation du recensement des frais généraux pour tout le secteur Comparabilité transsectorielle des frais A moyen terme, la simplification du processus des décomptes et des discussions d’éligibilité 10 November 2018

2) PRINCIPE DE LA METHODOLOGIE Pas de prise de position en faveur d’une opposabilité des frais dans le calcul de la participation étatique 10 November 2018

3) Présentation du Vademécum 10 November 2018

3) PRESENTATION DU VADEMECUM – SCHEMA DE BASE Le schéma repris ci-dessus est valable pour la classification des dépenses et des recettes 10 November 2018

3) PRESENTATION DU VADEMECUM - CLASSIFICATION Distinction entre frais de fonctionnement (FF) et frais de personnel (FP) ; Distinction entre frais directement liés à l’activité, c’est-à-dire les frais générés lors de la prise en charge des bénéficiaires ; les frais directement liés à l’activité sont engendrés par une activité se déroulant en principe dans la structure. frais indirectement liés à l’activité, n’ayant pas de lien direct avec le bénéficiaire (p. ex.: administration centrale) mais liés au fonctionnement du service. 10 November 2018

Distinction au niveau des frais indirectement liés à l’activité entre: 3) PRESENTATION DU VADEMECUM - CLASSIFICATION Distinction au niveau des frais directement liés à l’activité entre «encadrement» et «logistique» à l’exclusion des frais administratifs Distinction au niveau des frais indirectement liés à l’activité entre: a. Loi et conventions i. Fonctions prévues par la loi ou par les conventions spécifiques b. Autres fonctions i. Administration et logistique ii. Chargé de direction iii. Direction générale Fonctions prévues par la loi: Délégation du personnel, TD et DPO 10 November 2018

3) PRESENTATION DU VADEMECUM - CLASSIFICATION Les frais de fonctionnement directement liés à l’activité sont ceux qui sont liés directement à l’encadrement et à la logistique et qui se réalisent en principe sur le site de l’institution. La classification en frais directement liés à l’activité tient également compte de frais engendrés par des activités ne se déroulant pas dans la structure à condition que celles-ci soient liées à la mission principale de la structure, telles que par exemple des activités en colonie ou de loisir. 10 November 2018

3) PRESENTATION DU VADEMECUM - CLASSIFICATION Les frais administratifs sont à considérer comme des frais indirectement liés à l’activité et ceci quel que soit le lieu de leur exécution (site de l’institution ou administration centrale) Renseignement quant aux dépenses finançables par le Fonds d’Investissement et les subsides y relatifs. Une classification cohérente présuppose l’utilisation d’une comptabilité analytique par tous les gestionnaires du secteur ASFT et ayant signé une convention avec l’Etat. 10 November 2018

Mise en application pratique 3) PRESENTATION DU VADEMECUM Mise en application pratique Recommandation: Mise en place d’une structure analytique au niveau du logiciel comptable reprenant les différents catégories de classification Alternative: la préparation extracomptable de la classification est possible avec des retraitements manuels à prévoir essentiellement au niveau des salaires, des frais en lien avec le personnel (frais de formation, frais de route, …), des frais liés aux infrastructures utilisées par différentes structures,… 10 November 2018

Précision supplémentaire 3) PRESENTATION DU VADEMECUM Précision supplémentaire - Documentation des choix des clés de répartition Les frais en relation avec les infrastructures occupées par plusieurs structures sont à ventiler selon une clé de répartition fixée par le gestionnaire tout en documentant le choix retenu - Documentation du choix de délimitation entre chargé de direction et direction générale Faute de définition commune au niveau des textes légaux et réglementaires, il appartient au gestionnaire de délimiter les fonctions et de documenter le choix retenu Documentation des choix des clés de répartition = Annexe 2 Documentation du choix de délimitation entre chargé de direction et direction générale = Annexe 1 10 November 2018

Documents mis à disposition sur le site 3) PRESENTATION DU VADEMECUM Documents mis à disposition sur le site www.mfamigr.gouvernement.lu/fr/le-ministere.html Sous la rubrique: Plan Comptable uniforme - Nouveau tableau de classification des frais généraux selon le Plan Comptable Uniforme - Vademecum - Nouveau tableau de classification des frais généraux selon le Plan Comptable Uniforme 10 November 2018

Sous le Nouveau tableau, vous retrouvez les fichiers suivants: 3) PRESENTATION DU VADEMECUM Sous le Nouveau tableau, vous retrouvez les fichiers suivants: Annexe A: PCU Plan comptable illustré Annexe B: Exemples pratiques de frais de personnel Annexe C: Exemples pratiques de frais de fonctionnement Annexe D: Recettes Annexe E: Exemples pratiques de frais de personnel, frais de fonctionnement et recettes y liées Annexe 1: Motivation de la classification des frais enregistrés dans la rubrique « chargé de direction » et « direction générale » Annexe 2: Documentation et motivation du choix de la clé de répartition fixée par le gestionnaire 10 November 2018

4) Exemples 10 November 2018

4) EXEMPLES – SCHEMA Même schéma de présentation pour les frais de personnel et les frais de fonctionnement 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Educateur 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Cuisinier 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Femme de ménage 10 November 2018

Délégation du personnel 4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Délégation du personnel 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Travailleur désigné 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Educateur du groupe de vie (30h) assumant également la tâche du travailleur désigné (10h) 10 November 2018

Délégué à la protection des données (DPO) 4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Délégué à la protection des données (DPO) 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Chargé de direction 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Comptable 10 November 2018

Secrétaire de l’institution 4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Secrétaire de l’institution 10 November 2018

Secrétaire de l’administration centrale 4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Secrétaire de l’administration centrale 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE PERSONNEL Directeur général 10 November 2018

Langes et couches (compte général 6022110000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Langes et couches (compte général 6022110000) 10 November 2018

Produits alimentaires (compte général 6011000000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Produits alimentaires (compte général 6011000000) 10 November 2018

Frais de route du travailleur désigné (compte général 6152124000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Frais de route du travailleur désigné (compte général 6152124000) 10 November 2018

Frais de formation du chargé de direction (compte général 6188210000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Frais de formation du chargé de direction (compte général 6188210000) 10 November 2018

Frais de formation du cuisinier (compte général 6188230000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Frais de formation du cuisinier (compte général 6188230000) 10 November 2018

Electricité institution (compte général 6081120000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Electricité institution (compte général 6081120000) 10 November 2018

Electricité administration centrale (compte général 6081120000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Electricité administration centrale (compte général 6081120000) 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT L’administration centrale (100m2) et un centre d’accueil (300m2) partagent un même site – Electricité (compte général 6081120000) 10 November 2018

Téléphone mobile - chargé de direction (compte général 6153220000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Téléphone mobile - chargé de direction (compte général 6153220000) => Les frais de téléphone mobile clairement attribuables à une personne, suivent la classification de la personne 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Téléphone mobile - utilisé par différents services de la structure (compte général 6153220000) => Il n’est pas clairement attribuable à une personne. 10 November 2018

Frais de téléphone fixe (compte général 6153210000) 4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Frais de téléphone fixe (compte général 6153210000) => la nature des frais détermine la classification 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Fournitures de bureau - Papier pour atelier de bricolage (compte général: 6035000000) => la nature des frais détermine la classification . 10 November 2018

4) EXEMPLES – FRAIS DE FONCTIONNEMENT Fournitures de bureau - frais d’enveloppes pour l’envoi des factures d’une structure d’encadrement (compte général: 6035000000) => la nature des frais détermine la classification . 10 November 2018

4) EXEMPLES – RECETTES Recettes repas - L’institution a produit des repas pour une autre structure et facture ces repas (compte général: 7060000000) . 10 November 2018

4) EXEMPLES – RECETTES Participation usagers - L’institution facture une contribution aux parents des usagers (compte général: 7060000000) . 10 November 2018

4) EXEMPLES – RECETTES Remboursement mutualité - Remboursement du congé maladie du chargé de direction (compte général: 6219100000) . 10 November 2018

4) EXEMPLES – RECETTES Subvention publique - Participation annuelle du Ministère ou des Communes,… (compte général: 7446000000) . 10 November 2018

4) EXEMPLES – FONDS D’INVESTISSEMENT Tables et chaises (1000€) pour bénéficiaires, financés à 100% par le fonds d’investissement 10 November 2018

4) EXEMPLES – FONDS D’INVESTISSEMENT Tables et chaises (1000€) pour bénéficiaires, financés à 80% par le fonds d’investissement 10 November 2018

4) EXEMPLES – FONDS D’INVESTISSEMENT Lits (2000€) pour bénéficiaires, amortis sur 3 ans, financés à 80% par le fonds d’investissement 10 November 2018

4) EXEMPLES – FONDS D’INVESTISSEMENT Machine à laver supplémentaire, financement refusé par le fonds d’investissement 10 November 2018

4) EXEMPLES . 10 November 2018

5) Questions- Réponses 10 November 2018

Questions et problèmes à adresser à: fedas@fedas.lu Les questions seront traitées par le groupe de travail 10 November 2018