Objectifs Comprendre : rôle et responsabilités la façon d’élaborer la stratégie de campagne l’équipe –rôles et recrutement les ressources disponibles

Rôle et responsabilités Il incombe aux coordonnateurs de directions générales (CDG) de planifier et de mettre en œuvre la stratégie de campagne de la direction générale (DG). Les responsables d’équipe et de la sollicitation (RS) sont les agents de liaison entre les ambassadeurs (solliciteurs) et les CDG. CDG/RS : Gestion des relations entre les chefs d’équipe/les trésoriers et leur DG/division/secteur, etc. Considérés comme « mini chefs de campagne » pour leur DG/division/équipe.

Structure recommandée pour l’équipe de base 4

Rôles et responsabilités Les responsabilités d’avant campagne incluent : Assurer le soutien de la gestion – exigences temporelles des bénévoles; recrutement Recruter l’équipe de bénévoles Obtenir la liste de tous les employés de la direction générale - Cerner leur emplacement Préparer des listes de sollicitation - Y ajouter le nom et l’emplacement de chaque employé (direction générale, plancher, etc.) Envoyer le matériel aux solliciteurs/ambassadeurs - échéanciers, formulaires de don et autre information Encourager une période de sollicitation hâtive et ciblée De veiller à ce que les équipes reçoivent la formation adéquate et une orientation

Rôles et responsabilités Les responsabilités liées à la campagne incluent : Surveiller le progrès et ajuster la stratégie de campagne de la direction générale, au besoin Vérifier le progrès auprès des ambassadeurs S’assurer que chaque ambassadeur fait un suivi à 100 % : dons, suspens, refus – résultats positif ou négatif Recueillir et vérifier les formulaires de dons, puis les soumettre au trésorier conformément aux procédures établies Rendre compte des progrès au chef de campagne, au trésorier, aux dirigeants de la direction générale Assurer le soutien de la gestion pour les communications requises et l’événement de remerciement des bénévoles

Élaboration de votre stratégie de campagne Choses à prendre en considération : Échéancier de la campagne Priorités du président Stratégies gouvernementales Communications Pratiques exemplaires Démystification

Calendrier de la campagne Août Septembre Octobre Novembre Décembre Formation des bénévoles Sensibilisation Sollicitation Événements spéciaux Clôture Reconnaissance et célébration Communication Rapporter les résultats Lancement Date de votre choix après la fête du travail 30 novembre : date limite pour déduction à la source. Toutes les promesses de dons doivent être envoyées aux centres de paie avant cette date. 8

Vision du Cabinet La CCMTGC est le prolongement de ce que nous faisons en tant que fonctionnaires : améliorer la vie des Canadiens au sein de toutes nos communautés à travers le pays. 9

Priorités du cabinet Inspirer Impliquer l’équipe 1 Inspirer 2 Impliquer l’équipe 3 Appuyer les activités de sensibilisation 4 S’assurer que chaque fonctionnaire est approché par un ambassadeur **Note to UWCs: Operational responsibilities specific to your local CLs should be added. 1. Inspire: Share the campaign vision - link with how your own department/agency embodies public service values Share your personal “why” – why is giving back important to you, share a personal experience if you are comfortable Set an example by participating in awareness activities and giving. 2. Engage your team: Make sure you engage your campaign volunteers team early on Explain the value they bring to communities by taking part in the GCWCC Bring union representatives on board if possible 3. Support awareness activities Work with management and your champion or chair, to ensure employees have the time to volunteer and participate in the GCWCC Encourage your department or agency to host agency/foundation speakers Encourage people to volunteer with the campaign or in their communities Promote all awareness activities available in your region Encourage public servants to share their own personal stories with charitable organizations (whether as a donor, volunteer or person helped) 4. Make sure each public servant is approached by an ambassador In person contact and human connection is key to the success of a campaign Ambassadors are even more important where Epledge is implemented: their role is truly all about raising awareness and sharing their passion for helping our communities 5. Report your results It is your responsibility to make sure results are communicated weekly to your local GCWCC manager (UWC) – reporting tool to be confirmed It is important as this will allow your portfolio manager to offer advice on how to adjust your campaign, increase employee participation and reach your goals Weekly updates will help the United Way campaign manager to support you better 6. Celebrate your collective impact Celebrate your campaign volunteers and donors Share your results and be proud of what you have collectively accomplished Share examples of impact as provided by GCWCC manager 5 Rendre compte des résultats 6 Célébrer l’impact collectif 10

Stratégies des directions générales Choses à prendre en considération Thème et stratégie d’ensemble de la campagne ministérielle Objectifs ciblés au niveau de la direction générale Démographie de la direction générale Liste de la désignation de la direction générale de l’année précédente 11

Communications Utiliser le matériel aux couleurs de la CCMTGC pour s’alléger la tâche. Miser d’abord sur la sensibilisation. Se concentrer sur l’impact. Partager les faits saillants de la campagne sur les médias sociaux. Communiquer les événements à l’échelle locale. Faire rayonner également Centraide et PartenaireSanté. Informer les employés qu’ils peuvent faire un don à l’organisme de charité de leur choix. Faire rayonner également Centraide et PartenaireSanté = règle de représentation égale, exigée par les règlements de la CCMTGC. 12

Pratiques exemplaires Personnaliser la campagne de façon à ce qu’elle résonne – Votre campagne, votre communauté Se concentrer sur la sollicitation – Effectuer une sollicitation individuelle en premier (semaine éclair) S’assurer que les ambassadeurs effectuent une sollicitation en personne Offrir des mesures incitatives (le cas échéant) pour les dons hâtifs Recruter des bénévoles distincts pour les événements Engager tous les employés et les encourager à partager leur histoire Reconnaître les réalisations, petites ou grandes

Démystification Pourquoi les frais de collecte de fonds d’administration sont-ils si élevés? Pourquoi mon organisme de bienfaisance dit qu’il n’a pas reçu mon don? Les hauts fonctionnaires sont-ils cotés sur le rendement de la campagne? Référence : Dan Pallota: The way we think about charity is dead wrong (en anglais seulement)

Rôles de l’équipe et recrutement

Structure de l'équipe de campagne 16

Ambassadeurs - Solliciteurs La clé du succès de la campagne Leur rôle : Permettre à tous les employés de faire un don en les engageant et en faisant un suivi avec tous les employés sur la liste Expliquer comment le don de l’employé peut avoir un impact Adresser les questions de l'employé, le cas échéant Soutenir les donateurs afin qu’ils complètent leurs dons ou promesses de don

Ambassadeurs - Solliciteurs Leur rôle : S’assurer que tous les employés sur leur liste ont fait un don ou non Effectuer le suivi de toutes les réponses de sollicitation et rendre compte au responsable de la sollicitation/coordonnateur de la direction générale Être responsable de réviser les formulaires de dons avec les donateurs Soumettre les formulaires de dons et sommes reçues au responsable de la sollicitation/coordonnateur/sous- trésorier/trésorier de la direction générale – suivre le processus

L’ambassadeur idéal N’éprouve pas de gêne à promouvoir la campagne de charité Est à l’aise avec la sollicitation en personne A une attitude positive et est une personne dédiée Sait écouter les autres A des aptitudes de résolution de problèmes (est en mesure d’aider avec les formulaires ePledge ou papier) Est un donateur Le saviez-vous? 92 % des fonds recueillis lors de la CCMTGC proviennent des efforts de sollicitation. Une participation à 100 % vous aidera à atteindre vos objectifs! 19

Recrutement des ambassadeurs Consulter la liste des bénévoles de l’an dernier Recruter personnellement les personnes qui correspondent bien au rôle Regarder dans les différents réseaux et communautés au sein de la direction générale Organiser un événement pour recruter des bénévoles Faire une présentation lors d’une réunion du personnel – Représenter la campagne

Recrutement des solliciteurs Nous sommes à la recherche de gens qui : sont intéressés à travailler sur un projet qui influence positivement notre communauté peuvent réseauter efficacement avec 10 ou 20 personnes dans le ministère croient dans le travail des organismes de bienfaisance peuvent aider leurs collègues à naviguer efficacement le formulaire de don en ligne ou papier sont prêts à s’engager de 3 à 5 heures à l’appui des œuvres de charité – formation et sollicitation sont intéressés par une expérience dans le domaine caritatif ont une expérience dans le domaine caritatif ou une histoire à partager portant sur leur participation dans ce domaine Si vous avez coché au moins 2 des cases ci-dessous, la campagne de financement de cette année pourrait être pour vous! Communiquez directement avec Anne au 555-555-5555 pour savoir comment participer! 21

Coordonnateur(s) d’événements spéciaux (ES) à la direction générale Planifier et coordonner les événements spéciaux de la direction générale Travailler de près avec le coordonnateur d’ES du ministère Travailler en étroite collaboration avec le trésorier Gérer un groupe de bénévoles pour aider avec la planification et l’exécution des événements Compléter et soumettre des formulaires d'événements spéciaux et des fonds connexes conformément au processus établi par le trésorier ministériel

Recrutement de coordonnateur(s) d’événements Consulter la liste des bénévoles de l’année précédente Rechercher des personnes qui ont de bonnes compétences en gestion de projet et en gestion du temps Rechercher des personnes qui sont intéressées à coordonner l’événement

Ressources de la campagne site Web de la CCMTGC : Ajouter ccmtgc.org à vos favoris Boîte à outils - Source précieuse de renseignements sur tout ce dont vous et votre équipe avez besoin pour gérer la campagne Dates de formation Boîte à outils pour les équipes de campagne

Questions 25

Merci!