Dématérialisation des aides & mesdemarches. iledefrance Dématérialisation des aides & mesdemarches.iledefrance.fr COTER – atelier dématérialisation 26 septembre 2018

La Région Île-de-France

Un nouvel environnement de travail favorisant et impliquant la dématérialisation : Open space / flex-desk Télétravail Équipement informatique Sytèmes d’information

2/3 des dossiers de subventions dans IRIS sont déjà créés via la plateforme des aides régionales mise en œuvre à partir de 2011 PAR Guichet Demande de subvention (données et pièces) Demande de versement (données et pièces) Bilan des projets ou actions financés (données et pièces)

DEMATERIALISATION : LA COUVERTURE DES OUTILS ACTUELS Information Guide des aides, informations sur les dispositifs Open data sur les dispositifs et les subventions attribuées Guichet Demande de subvention (données et pièces) Demande de versement (données et pièces) Bilan des projets ou actions financés (données et pièces) Instruction Recevabilité/Instruction Echanges par courriers, mails Demande de contributions (compléments données, pièces, avis…) Gestion Rapport, décision Notification, conventionnement Traitements financiers, pièces justificatives de paiement Suivi Tableaux de bord Cartographies Evaluation idf.fr PAR IRIS Airs Délib. CORIOLIS IRIS BO-OBIEE OSCAR

DEMATERIALISATION : LA COUVERTURE CIBLE AVEC « MES DEMARCHES » Information Guide des aides, informations sur les dispositifs Open data sur les dispositifs et les subventions attribuées Guichet Demande de subvention (données et pièces) Demande de versement (données et pièces) Bilan des projets ou actions financés (données et pièces) Instruction Recevabilité/Instruction Espace d’échanges Demande de contributions (compléments données, pièces, avis…) Préparation de la CP // préparation du paiement (CSF…) Gestion Rapport, décision Notification, conventionnement Traitements financiers, pièces justificatives de paiement Suivi Tableaux de bord Cartographies Evaluation idf.fr Mes démarches IRIS Airs Délib. CORIOLIS IRIS BO-OBIEE OSCAR

Une articulation à renforcer entre les systèmes d’information Mesdémarches IRIS Demandes (subv-verst-bilan) Dossiers Téléprocédures Guide des aides mesdémarches Site Internet Fiches projet Rapports IRIS Airs delib Centralisation du mandatement Pièces Pièces justificatives de paiement IRIS Coriolis mesdémarches IRIS, AIRS Delibs, CORIOLIS, Elise Documents produits par la Région et pièces reçues + exploitation des données Solution(s) GED Outils décisionnels, OSCAR

Mise à plat du processus de gestion des aides

LES FONCTIONNALITES (en bleu les nouveautés de MES DEMARCHES) SOCLE POUR AVRIL 2018 Reprise de données depuis la PAR V1 Formulaires avec champs et pièces conditionnées, plan de financement, de minimis Porte documents Mise en place d’un espace d’échange entre les acteurs du dossier (porteur, partenaires, Région) Amélioration du module « 100 000 stages » Accès facilité via le guide des aides Connexion France Connect Dépôt de demande depuis l’espace Usagers Prise en charge et étude de la recevabilité des demandes dans l’espace Agents Suivi de l’avancement du dossier Mise en place de contributions sur les demandes (compléments, avis) COMPLEMENTS POUR SEPTEMBRE 2018 Gestion des demandes de versements Gestion des bilans/évaluations Amélioration de la Gestion des tiers et lien avec les bases de données externes (API Entreprise) Gestion des candidatures en amont d’une demande d’aide Base de données du guide des aides Référentiel de pièces et lien avec les bases de données des autres administrations (APS) Amélioration de la gestion de modification des formulaires Gestion de plusieurs contextes de connexion Outil de collecte de données des délégataires, voire API

Les objectifs du projet Mes démarches

La méthodologie

Le planning initial

La dématérialisation des dispositifs

Evolution des tâches Pour le demandeur / bénéficiaire : Demande de subvention : transmission numérique des pièces au-delà de la demande initiale Demande de versement : transmission en ligne (auparavant papier en lien avec le Pfin) Bilan : nouveau module Pour les services opérationnels : Demande de subvention : plus de travail de saisie, vérification et demandes d’infos en ligne Validation / décision : pas de changement (traité sur IRIS + courriers liés) Notification au bénéficiaire : via la PAR, plus d’envoi papier Demande de versement : pas de changement (contrôle du service fait sur IRIS)

La maquette de demande de formulaire pour Mes démarches

La maquette de demande de formulaire pour Mes démarches