Présenté par L'équipe de formation IT de DEVCO 8/06/2018 Module AUDIT Présenté par L'équipe de formation IT de DEVCO 8/06/2018

Objectifs d'apprentissage Consultation de la base de donnés AUDIT Chaine de visas et le rôle de chaque acteur Création d'un nouvel enregistrement Encodages de l'implémentation de l'audit et des résultats Suivi en utilisant la section Plan d'Action Groupe Cible Gestionnaires des dossiers d'audit (ATM), agents de la section Finances et Contrats (initiateurs et vérificateurs) qui travaillent avec le module AUDIT. Contenu: Introduction au module Audit, aux types d'audits encodés, aux chaines de visas et responsables. Présentation de l'interface de l'application, fonctionnalités et liens avec CRIS, ABAC et le Dashboard pour les KPI. Exercice pratique d'encodage d'un nouvel audit, de son implémentation, de ses résultats et du plan d'action pour le suivi.

CRIS ABAC AUDIT KPI Dashboard Interactions avec autres systèmes IT Le web service entre CRIS et le module AUDIT vérifie les références des contrats audités et d'audit; les contrats factices doivent être liés dans CRIS Le web service qui lie AUDIT et ABAC vérifie le code FEL et BAF du contrat audité (visa 2) et aussi les références des engagements et des éventuels ordres de recouvrement créés dans ABAC et liés au module Audit (visa 5A) Dashboard: Les données sont mises à jour chaque matin entre 9h et 10h

Pourquoi un outil d'AUDIT? Parce que c'est un outil de suivi (individuel ou global) des audits par une délégation ou par une unité au siège particulière; Un outil de suivi des décisions de la Commission européenne prises suite aux conclusions des auditeurs. Il permet d'encoder les actions planifiées et les transactions qui s'avèrent nécessaires afin de corriger les irrégularités constatées par l'audit; Un outil de reporting et statistique pour tous les audits externes liés aux projets et programmes financés par la Commission européenne; Il alimente également les indicateurs clés de performance (Key Performance Indicators - KPI) liés aux plans annuels d'audit + aux montants inéligibles identifiés par l'auditeur; Un outil d'information sur les dossiers d'audit accessibles à tous les agents opérationnels et financiers en charge des programmes et projets audités.

Types d'AUDIT: catégorie 1 (dans le plan d'Audit) EV2018: Vérification de Dépenses 2018 EV2018_SYS: Vérification de Dépenses et Audit des systèmes SYS: Audit de systèmes sur conception et/ou efficacité opérationnelle du système de contrôle interne VER_IO: Vérification d'organisations internationales Pour un audit de catégorie 1 non inclus dans le plan d'audit initial, une note du Directeur approuvant l'addition de l'audit (code AUDADDAUTH comme type de document attaché) doit être attachée

Nouvelle version 1.7.8 et contrat-cadre AUDIT2018 Les audits financières (FIN) ont été remplacés par le type d'audit vérification de dépenses EV2018; le TdR "vérification de dépenses" du contrat cadre AUDIT2018 doit être utilisé; Les audits financières et de systèmes (FIN_SYS) ont été remplacés par le type d'audit EV2018_SYS ; les TdR à utiliser sont deux: le TdR "vérification de dépenses" AUDIT2018 et le TdR Audits de systèmes AUDIT2014; La vérification de dépenses de programme devis (EXP_VER) a été remplacés par le type d'audit vérification de dépenses EV2018; le TdR "vérification de dépenses" du contrat cadre AUDIT2018 doit être utilisé; Il est maintenant possible de encoder des audits sur les fonds fiduciaires, car une nouvelle bouton a été ajouté:

Type d'AUDIT: catégorie 2 (hors plan d'Audit) PA COM: L'évaluation de piliers par la Commission européenne PA ORG: L'évaluation de piliers par l'organisation elle-même SU: Sondage TECH: Audit technique OAUP: D'autres procédures convenues (Other agreed upon procedure) IH: Audit interne (In House) 7

Type d'AUDIT: Cas Particulier (cat. 2) RER: Taux d'erreur résiduelle (Residual Error Rate) ECA: Résultats des audits réalisés par la Cour des comptes européenne

Audit Catégorie 1 : Diagramme du Processus 1. Planifica tion d'audit/ vérificati on 2. Création d'un enregistr ement dans le module 3. Préparation de la demande de prestation de services 4. Demande de prestatio n de services + Offres + Evaluatio n + Lettre 5. Contrat d'audit + Lettre notifiant l'audit à l'auditée 6. Prestations sur le terrain 7. Projet de rapport 8. Rapport pre-final 9. Rapport final + Résultats 10. Plan d'action et recouvre ment 11. Clôture de l'audit Niveau Business : Diagramme du Processus Niveau IT: statut dans le module AUDIT Provisoire En Cours Finalisé Clo tu ré

Chaîne de visa: rôles et étapes Visa 2 ENCAUD-BXL: vise les audits de cat. 1 (audit plan)- GESTAUD: vise les audits de cat. 2 Visa 1: ENCAUD: encode les infos de base de l'audit Visa 3 GESTAUD: encode les infos sur le contrat d'audit Encodage et validation du rapport d'audit et des résultats Visa 4 4A: GESTAUD 4B: RESPAUD Visa 5 5A: GESTAUD 5B: RESPAUD Validation Encodage du plan d'action, suivi et clôture de l'audit

ENCAUD-BXL (seul. Siège) cat. 1 Chaîne de visa et Statut N° Visa Responsable Statut 1 ENCAUD (DEL/Siège) PO (Provisoire) 2 ENCAUD-BXL (seul. Siège) cat. 1 GESTAUD cat. 2 3 GESTAUD 4A EC (En Cours) 4B RESPAUD 5A FS (Finalisé) 5B CL (Clôturé)

1. Planification d'audit/vérification Acteurs: DEVCO R2 + ATM + OPS ad hoc Calendrier indicatif: Planification annuelle: lancement octobre; approbation avant la fin de l'année Modification de l'AVP: à tout moment via une demande du propriétaire du portefeuille, approbation par CdU R2 Actions dans le module AUDIT : NA Reporting: NA

2. Création d'un enregistrement Acteurs: DEVCO R2 + ATM Calendrier indicatif: AVP: début janvier Modification de l'AVP: après approbation Actions dans le module AUDIT : visa 1 et 2 – STATUT PO AVP => téléchargement en bloc par DEVCO R2 : visa automatique 1 ENCAUD + Visa 2 ENCAUD-BXL Ad hoc (modification s AVP + audits cat 2) => création par l'ATM : visa 1: ENCAUD + Visa 2 ENCAUD-BXL Reporting: KPI plan d'audit

3. Préparation de la demande de prestation de services + Lettre notifiant l'audit à l'entité auditée Acteurs: ATM + input OPS/FC + entité auditée Calendrier indicatif: Notifier l'audit à l'entité auditée Remplir l'annexe 1 des TDR spécifiques: "Contexte de la mission – Informations essentielles dans le cadre de l'audit ": une partie des informations doit venir de l'audité. Actions dans le module AUDIT : NA Reporting:

4. Demande de prestation de services => Offres => Evaluation => notification de l'attribution Acteurs: ATM + OPS + FC et ORDO + auditeurs Calendrier indicatif: 14 jours calendrier pour l'envoi des offres Actions dans le module AUDIT : NA Actions en CRIS : Lancement via le Contrat cadre Audit (si d'application) + Evaluation des offres Reporting: NA

5. Contrat d'audit + notification de l'auditeur à l'entité auditée Acteurs: ATM + FC et ORDO + auditeurs Calendrier indicatif: Lettre notifiant à l'entité auditée le nom de l'auditeur Actions dans le module AUDIT : Visa 3 GESTAUD – STATUT PO Information générales: Identification: période couverte par l'audit Informations sur le contrat d'audit Dates de mise en œuvre de l'audit: lancement de la demande de prestation de services, signature du contrat spécifique, lettre notifiant l'audit à l'audité Responsables Checklist qualité Actions en CRIS : Contrat d'audit (à partir de la demande de prestation de services si applicable) Actions en ABAC : Visa ordonnateur pour l'engagement Reporting: KPI plan d'audit N (déclencheur: date de signature du contrat spécifique) – benchmark 60%

6. Prestations sur le terrain Acteurs: Auditeurs + entité auditée + ATM en cas de réunion au démarrage et/ou à la clôture Calendrier indicatif: NA Actions dans le module AUDIT : Encodage: Fenêtre "Informations générales" onglet "Dates de mise en œuvre de l'audit" champ "Début et Fin de prestations sur le terrain" Reporting:

7. Projet de rapport Acteurs: Auditeurs + ATM + OPS pour commentaires/approbation + FC/ORDO pour le paiement Calendrier indicatif: 21 jours après la fin du travail sur le terrain Délai pour commentaires / approbation de l'entité auditée et de la Commission : 21 jours après la réception du projet de rapport Actions dans le module AUDIT : Encodage: Fenêtre "Informations générales" onglet "Dates de mise en œuvre de l'audit" champ "réception du premier projet de rapport" Actions en ABAC: Paiement intermédiaire Reporting: KPI plan d'audit N-1 : déclencheur => "date de réception du projet de rapport" – benchmark 40%

8. Rapport pré-final (ne s'applique pas aux devis-programmes) Acteurs: Auditeurs + ATM + OPS pour commentaires/approbation + FC/ORDO pour le paiement Calendrier indicatif: 7 jours après réception des commentaires de l'entité auditée Délai commentaires/approbation de la Commission: 14 jours Actions dans le module AUDIT : Encodage: Fenêtre "Informations générales" onglet "Dates de mise en œuvre de l'audit" champ "réception du rapport pré-final" Reporting: NA

9. Rapport final d'audit + Résultats Acteurs: Auditeurs + ATM Calendrier indicatif: 7 jours après l'approbation du rapport pré-final Actions dans le module AUDIT : visa 4A (GESTAUD) et 4B (RESPAUD) – STATUT EC Informations générales: onglet "Dates de mise en œuvre de l'audit" (réception du rapport final, limitation du champ d'audit) Résultats Documents annexés Checklist qualité Actions en ABAC: Paiement final Reporting: KPIs : Plan d'audit N-2 : déclencheur => "date de réception du rapport final" – benchmark 60% Dépenses auditées inéligible : déclencheur => "date de réception du rapport final" – benchmark 2%

10. Plan d'action et recouvrement éventuel Acteurs: ATM + FC + OPS Calendrier indicatif: référence: max. 6 mois à compter de la date du rapport final Émettre ordre de recouvrement éventuel Actions dans le module AUDIT : visa 5A GESTAUD – STATUT FS Fenêtre "Plan d'action" Actions en ABAC: Ordre de recouvrement si d'application Reporting: KPI supplémentaire à partir du 01/03/18: % des actions de suivi sur base du rapport d'audit final en temps utile (déclencheur: "visa 5B") – benchmark 60%

11. Clôture d'audit Acteurs: Calendrier indicatif: ATM + OPS + FC Calendrier indicatif: Dès que toutes les étapes précédentes sont finalisées Actions dans le module AUDIT : visa 5B RESPAUD – STATUT CL Actions en CRIS après visa 5 B: clôture du contrat d'audit (après l'approbation du rapport final) et clôture du contrat audité (après finalisation de l'action de recouvrement) Reporting: NA

Méthodologie d'audit Un enregistrement devrait être associé à un seul plan d'audit annuel Si l'engagement se trouve dans CRIS, il s'agit de l'engagement de niveau 2 (contrat) et non pas de l'engagement de niveau 1 (décision/projet) Un enregistrement doit correspondre à un seul rapport d'audit Un rapport d'audit contient une seule opinion d'audit et un seul ensemble de montants (dépenses totales, inéligibles et questionnables) Un enregistrement d'un audit de catégorie 1 devrait ne concerner qu'un seul contrat audité Pour plus d'info: https://ec.europa.eu/europeaid/funding/about-funding-and-procedures/audit-and-control_en https://myintracomm.ec.europa.eu/dg/devco/audit-and-control/audits-and-verifications/Documents/Methodology%20AVP%20version%20October%202017.pdf https://myintracomm.ec.europa.eu/dg/devco/audit-and-control/audits-and-verifications/Pages/annual-planning.aspx

Documentation & e-Learning Vous pouvez trouver sur la DEVCO Application Knowledge Base: Des manuels: http://www.cc.cec/wikis/x/SE55Dw Des modules e-learning: http://www.cc.cec/wikis/x/t4MBE

Attribution des permissions Les permissions ne sont pas octroyées automatiquement. Elles sont attribuées par DEVCO APPLICATION SUPPORT: ENCAUD / GESTAUD / RESPAUD Seules des personnes sélectionnées au Siège sont: ENCAUD BXL / ADMAUD Ces rôles sont repris automatiquement de CRIS: RESPFIN / RESPOPE

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