ORGANISER et ANIMER UNE REUNION Accueil Yves BREST Ingénieur yves.brest@free.fr Jean-Claude CHÊNE Coach Certifié - Formateur management jeanclaude.chene@coach-formation.fr vous présentent “Animer une réunion” 16 février 2019

Conduire & Animer une Réunion Présentation Accueil des participants - Introduction ACCUEIL - Présentation des participants Déroulement de la formation Les types de réunions et les objectifs Pour quoi une réunion ? Conduire une réunion ? Préparation de la réunion Une réunion ? Le TOP Les différents types de réunion Choix des participants : Le CRI L’animateur Le rôle de l’animateur Disposition de la salle. Ouvrir la réunion Conseils sur le déroulement Les débats. Parole individuelle. La dynamique Les 4 règles à respecter Conclusion () Le Feed-back Conduire & Animer une Réunion Programme : 16 février 2019

POUR QUOI une REUNION ? Informer - Faire le point Echanger - Décider Résoudre un conflit - Trouver un accord Créer, produire quelque chose Echange d'informations descendantes ou ascendantes avec prise éventuelle de décision 16 février 2019

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Pour conduire une réunion, il faut : un animateur de séance un secrétaire de séance des participants 16 février 2019

Pour conduire une réunion, il faut : OBJECTIFS de la réunion : Être plus efficace dans ses réunions Mieux les animer et les contrôler Connaître les différents outils et techniques d’animation Les CAUSES de l'INEFFICACITÉ : information insuffisante pas d'apport pas d'objectif pas de méthode 16 février 2019

Préparation de la réunion Définir l’objectif, la finalité de la réunion Etablir le déroulement de la réunion Prévoir le chronométrage de la réunion Choisir les participants (entre 5 et 10) Préparer des supports et des documents Envoyer les convocations (date, lieu, heure, ordre du jour) Préparer la salle (disposition, tableau…) 16 février 2019

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Une réunion ? Le T.O.P. Fixer un CADRE et le THEME : De quoi allons-nous parler ? Fixer un OBJECTIF : Quel est le but de cette réunion ? Fixer un PLAN de la réunion : Qui va y participer ? Quelle organisation ? Quel support ? 16 février 2019

Les différents types de réunion Pourquoi ? Informer Dégager la logique des informations, répondre aux questions, conclure Résoudre des problèmes Motiver les gens, faire dialoguer, utiliser les outils de résolutions de problèmes Stimuler Méthode de créativité, faire exprimer les points de vues, les idées Négocier Faire exprimer les points de vues, définir le but de chacun, faire ressortir les points de divergences, trouver des solutions Former Faire des pré-requis, altérer théorie/pratique, contrôler les acquis 16 février 2019

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Préparation Choisir les participants Evaluer la contribution de chacun Fournir des informations Donner des conseils Offrir une compétence spécifique Autoriser une action Participants permanents, invités Réparation en amont Objectifs Préparation / Information Ordre du Jour Invitation / Convocation des Participants Durée, Jour, Heure La Salle et sa disposition Le matériel nécessaire Les Objectifs Déterminer à l'avance l'objet de la réunion Le but doit être clair pour tous les participants 16 février 2019

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Rôle de l'animateur Médiateur ou Arbitre GERER les PROBLEMES FAIRE FACE aux PERTURBATIONS LAISSER EXPRIMER tous les POINTS de VUE 16 février 2019

Jouer un rôle actif Se préparer en conséquence Rôle du participant Jouer un rôle actif Se préparer en conséquence 16 février 2019

Disposition de la salle Classe d’école : Signifie, sous l’autorité de l’animateur ou du formateur. Cette disposition limite l'échange comme à l'école. En rond ou carré: Signifie, tous égaux. Cette disposition facilite l’échange. Face à face : Signifie, disposition de négociation, les deux clans se font face chacun a son « porte-parole ». Cette disposition prépare un "affrontement" possible. En U : Cette disposition combine, la place prépondérante de l’animateur et des supports visuels avec la possibilité d’échanges des participants. 16 février 2019

Accueillir les participants Se présenter Ouvrir la réunion Accueillir les participants Se présenter Présenter le contexte / la synthèse de la réunion précédente Indiquer l’ordre du jour et les objectifs 16 février 2019

L'OUVERTURE de la REUNION Il faut rappeler clairement : L’objectif: le reformuler pour qu’il soit compris. Les méthodes prévues: moyen de communication : tour de table, expert moyen d’analyse : historique, problématique moyen de décision : vote prise de notes : secrétaire, enregistrement Le temps imparti: Fixer une limite et s'y tenir Qualité de commencer et de finir à l'heure. L'information nécessaire: Faire un résumé rapide de l'information nécessaire à une meilleure compréhension des objectifs 16 février 2019

Conseils sur le déroulement A NE PAS FAIRE  Envoyer des « tonnes » de documents Cadrer / serrer la réunion (minutage trop précis des points à analyser) A FAIRE  Garder de la souplesse Faire valider le planning 16 février 2019

1er élément de construction collective Gérer la parole individuelle Les débats 1er élément de construction collective Gérer la parole individuelle Pour qui sait le faire, parler est une jouissance Pour qui ne sait pas le faire, cela peut être une souffrance. (-) Limiter la parole des bavards 16 février 2019

Les débats, parole individuelle 2 types de bavards: Ceux qui parlent pour rien dire Ceux qui ont toujours des choses intéressantes à dire Les gens du cas 2 amènent des problèmes: appauvrissement du contenu général du débat dérive antidémocratique déresponsabilisation des autres participants maintien du groupe dans l’immaturité 16 février 2019

Les débats, parole individuelle (+) Favoriser la parole des muets Raison du silence: on n’ose pas pense être inintéressant pas intéresser au débat But de l’animateur: identifier la personnalité de chacun 16 février 2019

Les STYLES d'ANIMATION Il faut s'adapter aux personnalités: Encourager les timides à participer Contrôler les caractères dominateurs S'assurer que chacun puisse s’exprimer en bénéficiant du même temps de parole Contrôler une réunion, c’est anticiper les problèmes, c’est déceler les signes négatifs et positifs 16 février 2019

Le RYTHME de la REUNION Le creux ludique: Le moment où tout le monde se déconnecte: agitations, rires, mouvements de pieds. Il est naturel, psychologique. (Michaël APTER) L’animateur doit le sentir, l'accepter voire le favoriser: C’est le temps de la PAUSE 16 février 2019

La dynamique du débat Dynamique du débat = ensemble des éléments non verbaux qui lui donnent sa couleur Régulée, ravivée ou calmée par l’animateur 16 février 2019

Les 4 règles à respecter 1 - Un cadre précis Cadre précis et le plus étroit possible Objectif à atteindre Durée de temps limitée. 2 - Penser au lieu Lieu de rencontre Trouver une salle adaptée Confort des participants 3 - Scénariser L'introduction et la conclusion sont les éléments clefs d'une réunion Débuter par les points les plus importants ou les plus délicats. Finir par les questions diverses, avant de conclure. 4 - Parole et hiérarchie Le rôle de l'animateur est central. Il assure le respect de l'ordre du jour, et notamment la durée prévue pour chaque thème. 16 février 2019

Conclusion 16 février 2019

Profiter d’une pause ...!!! PAUSE CAFE 16 février 2019