Appel d’offres vs Qualification Mai 2018

Contexte Le processus d’acquisition de services au gouvernement prévoit plusieurs véhicules possibles: Appel d’offres avec un seul adjudicataire Qualification avec plus d’un adjudicataire Qualification sans prix Qualification initiale basée purement sur la qualité Mini appels d’offres par la suite basés uniquement sur le prix Un contrat par ressource Qualification avec prix selon total du bordereau Chaque soumissionnaire présente un bordereau pour l’ensemble des ressources possibles Classement des adjudicataires selon le total des bordereaux Qualification avec prix par profil Chaque soumissionnaire présente un bordereau pour une ou plusieurs ressources possibles Classement des adjudicataires pour chaque profil selon les prix déposés pour ce profil

Contexte Les clients n’utilisent pas les véhicules de façon optimale Qualification de 3 firmes pour un besoin de 3 ETC Appel d’offres avec adjudicataire unique pour 38 ETC en mode « Body shop » On a vu des comportements douteux pour certains types de qualification Ex: ressource à 0$ dans une qualification basée sur le total du bordereau On commence à voir des clauses de pénalité inattendues dans les qualifications Pénalité imposée au premier qualifié seulement Pénalité imposée à tous les qualifiés Pénalité basée sur le nombre de refus On aurait avantage à qualifier les principaux véhicules d’acquisition et partager nos conclusions avec les donneurs d’ouvrage

Résultat de l’atelier de travail Recommandations / Commentaires: Qualification ligne par ligne préférable à la qualification basée sur le total du bordereau Le donneur d'ouvrage devrait envoyer chaque DI à tous les qualifiés en même temps, pour sauver du temps, tout en respectant l'ordre de qualification dans l'attribution de la DI En cours de route, le donneur d'ouvrage peut mettre fin à une partie ou toute la qualification et recommencer si les conditions du marché ont changé au point que l'offre n'est plus suffisamment au rendez vous avec les résultats de la dernière qualification Éviter l'utilisation de pénalités applicables lors de qualification, on ne peut imaginer de pénalités équitables pour toutes les situations possibles, préférable de relancer la qualification si celle en place ne donne plus les résultats attendus Ne pas limiter le nombre de firmes qualifiées, entre autres pour pallier au fait que les premiers qualifiés risquent de ne plus fournir de ressources au fil du temps si les prix de rue montent

Résultat de l’atelier de travail Recommandations / Commentaires: La qualification sans prix ne devrait pas être utilisée, parce qu'elle apporte peu d'avantages et comporte un inconvénient administratif important, soit de forcer un contrat par ressource Ne pas inclure de clause de limitation dans une qualification, trop difficile à gérer, et généralement non appropriée L'appel d'offres est le seul véhicule à permettre au donneur d'ouvrage d'aller chercher de la qualité additionnelle, via l'évaluation qualité/prix, alors que les 3 véhicules de qualification ne permettent que de soutenir la qualité minimale Évaluation de rendement du fournisseur: OK pour un appel d'offres, par contre pas évident de voir comment l'appliquer dans une qualification multi fournisseurs, va demander une réflexion particulière à ce sujet

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