Chapitre 14 La restructuration de l’organisation au moyen des systèmes d’information

OBJECTIFS Démontrer comment le développement de nouveaux systèmes entraîne des changements organisationnels Expliquer comment une entreprise peut développer des SI qui correspondent à son plan d’affaires Établir et décrire les principales activités du processus de développement des systèmes Évaluer les méthodes de rechange pour développer des SI Cerner les défis que posent le développement des SI

Cas Service de protection contre les incendies de l’état de Victoria, en Australie Défis : Développer des SI pour coordonner 63 000 pompiers bénévoles, 850 employés permanents et 1 200 casernes afin de répondre aux appels d’urgences Éliminer le chevauchement des applications existantes et la grande redondance des données Solutions : Développement d’un site Web, Brigades Online, pour fournir de l’information aux bénévoles Développement d’un système de gestion des urgences et d’un SI sur les localités Illustre la nécessité de bien comprendre les besoins en information pour entreprendre une restructuration d’entreprise

Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés Le lien entre les SI et le plan d’affaires : le plan des systèmes d’information (voir tableau 14-1) Objectif du plan, soit la direction vers laquelle on doit s’orienter et pourquoi Plan d’affaires stratégique Description et évaluation des systèmes actuels Nouvelles initiatives prévues Stratégie de gestion Plan de mise en application Budgets

La définition des besoins en information Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés La définition des besoins en information L’analyse d’entreprise : Aussi appelée planification des systèmes d’affaires Analyse l’entreprise dans son ensemble, en fonction de ses : Unités Secteurs fonctionnels Processus Éléments de données

La définition des besoins en information ( …suite) Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés La définition des besoins en information ( …suite) Les facteurs critiques de succès (FCS) : Aussi appelés l’analyse stratégique Établis par les cadres Seul un petit nombre sont établis par organisation Déterminent les besoins en information de l’organisation Correspondent aux objectifs opérationnels selon lesquels la prospérité de l’organisation est assurée Dépendent du secteur d’activités, de l’entreprise elle-même, de ses cadres et du vaste environnement

Développement de systèmes et changements organisationnels Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés Développement de systèmes et changements organisationnels Quatre types de changements structurels : Automatisation : forme la plus courante qui consiste à mécaniser les calculs et certaines tâches pour augmenter la rapidité et l’efficacité Rationalisation : élimination des goulots d’étranglement et rationalisation des procédures standards d’opération

Développement de systèmes et changements organisationnels ( …suite) Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés Développement de systèmes et changements organisationnels ( …suite) Quatre types de changements structurels : Réingénierie : restructuration radicale des opérations et des processus d’affaires pour : Diminuer les coûts de façon importante Créer de nouveaux produits et services Augmenter la qualité des produits et services Changement de paradigme : changement de la nature des affaires de l’organisation tout comme de la nature de l’organisation elle-même

Le changement organisationnel comporte des risques et des avantages Les systèmes dans la perspective des changements organisationnels planifiés Le changement organisationnel comporte des risques et des avantages Figure 14-3

Réingénierie des processus d’affaires et amélioration des processus Un exemple avec l’industrie des prêts hypothécaires résidentiels des États-Unis : Réduction du six à huit semaines de temps requis pour obtenir une hypothèque à seulement une semaine Changement radical du flux de travail et de la gestion des documents Gestion du flux de travail : processus qui consiste à rationaliser les procédures d’affaires pour accéder plus facilement et efficacement aux documents

Réingénierie des processus d’affaires et amélioration des processus Étapes d’une réingénierie efficace Déterminer et comprendre quels sont les processus d’affaires à améliorer Comprendre et mesurer la performance des processus déjà en place Permettre à la TI d’influencer la conception d’un processus dès le départ

Réingénierie des processus d’affaires et amélioration des processus Reconfiguration du traitement des hypothèques aux États-Unis Figure 14-4

Réingénierie des processus d’affaires et amélioration des processus Reconfiguration du traitement des hypothèques aux États-Unis Figure 14-4

Aperçu du développement des systèmes Désigne toutes les activités qui contribuent à trouver une solution, grâce aux SI, à un problème ou une occasion pour une organisation

Aperçu du développement des systèmes Processus de développement des systèmes Figure 14-5

Aperçu du développement des systèmes Analyse de systèmes Analyse du problème que l’organisation tentera de résoudre avec un système d’information Principales étapes : Définition du problème ou besoin Détermination de ses causes Définition d’une ou plusieurs solutions Détermination des besoins en information Étude de faisabilité : détermine si une solution proposée est réalisable d’un point de vue financier, technique et organisationnel

Aperçu du développement des systèmes Analyse de systèmes ( …suite) Déterminer les besoins en information : Quelles personnes ont besoin des informations Quel type d’informations ont-elles besoin À quel endroit et à quel moment faut-il les leur livrer Méthode par laquelle il faut les leur acheminer Permet de cerner les objectifs, les procédures et les processus décisionnels de l’organisation Phase la plus complexe de l’analyse de systèmes Une analyse de besoins erronée s’avère la principale cause de l’échec des systèmes et des coûts élevés de leur développement

Aperçu du développement des systèmes Conception de systèmes Décrit comment le système proposé répondra aux besoins établis dans la phase d’analyse de systèmes Comprend un plan avec des spécifications détaillées (voir tableau 14-3) Rôle des utilisateurs finaux : Doivent avoir suffisamment de pouvoir sur la conception pour s’assurer que le système tienne compte de leurs priorités et besoins en information S’ils participent à la conception d’un système, ils le comprendront mieux et seront plus enclins à l’accepter En général, plus la complexité du système est élevée, plus l’implication des utilisateurs finaux doit être importante

Aperçu du développement des systèmes Programmation Conversion des spécifications de la conception en code de programme De nos jours, plusieurs entreprises achètent des logiciels déjà programmés ou les font développer à l’extérieur au lieu de les programmer elles-mêmes

Aperçu du développement des systèmes Essai Phase pendant laquelle on procède à des essais minutieux et complets pour s’assurer que le système produit de bons résultats La phase d’essai se divise en trois activités : Essai des programmes : mise à l’épreuve ou test de chaque programme Essai du système : test du système dans son ensemble avec tous ses programmes Essai d’acceptation : évaluation des essais de système par les utilisateurs, le personnel technique et la direction en vue de l’acceptation finale

Aperçu du développement des systèmes Conversion Processus par lequel on passe de l’ancien au nouveau système Les quatre stratégies principales : Stratégie parallèle Stratégie du basculement direct Stratégie du projet pilote Stratégie par étapes

Aperçu du développement des systèmes Exploitation et entretien Une fois le système installé et la conversion terminée, on dira que le système est en exploitation Pendant l’exploitation, le système est révisé régulièrement par les utilisateurs et les techniciens Ces révisions permettent de déterminer jusqu’à quel point le système répond aux critères initiaux et s’il faut le revoir ou le modifier La phase d’entretien est celle où on apporte des modifications à un système en exploitation, que ce soit au niveau du matériel, du logiciel, de la documentation ou des procédés, afin de le corriger ou de l’améliorer

Développement de systèmes : méthodes de rechange Le cycle de vie des systèmes La plus ancienne des méthodes de développement des systèmes d’information Méthode par étapes qui vise à construire un SI en divisant le développement en étapes formelles Méthode qui suppose également une division très rigoureuse des tâches entre les utilisateurs finaux et les spécialistes des SI Convient davantage aux gros systèmes complexes de par sa rigueur Souvent trop laborieuse, coûteuse et inflexible pour les petits systèmes

Développement de systèmes : méthodes de rechange Le prototypage Méthode de développement à l’aide d’un prototype évalué par les utilisateurs finaux Prototype : version fonctionnelle temporaire d’un SI ou d’une partie d’un SI qui sert d’exemple aux utilisateurs finaux Prototypage itératif : processus par lequel un modèle préliminaire, aussi appelé un prototype, peut être essayé, mis au point et réessayé plusieurs fois

Développement de systèmes : méthodes de rechange Le prototypage ( …suite) Avantages : Méthode de développement rapide et peu coûteuse Utile lorsque les besoins ou les solutions de conception ne sont pas suffisamment définis Sert surtout à la conception de l’interface-utilisateur Encourage la participation active des utilisateurs Inconvénients : Peut tenter l’adoption d’une version fonctionnant bien sans avoir été bien documentée et testée Risque de ne pouvoir gérer une grande quantité de données ou servir un grand nombre d’utilisateurs

Développement de systèmes : méthodes de rechange Le processus de prototypage Figure 14-11

Développement de systèmes : méthodes de rechange Le développement par l’utilisateur final Méthode par laquelle un utilisateur final développe un SI avec très peu d’aide, sinon aucune, de la part des spécialistes

Développement de systèmes : méthodes de rechange Les langages de quatrième génération Outils logiciels qui permettent aux utilisateurs finaux de créer des rapports ou de développer des applications avec très peu, voire aucune assistance Outils qui permettent de développer plus rapidement des SI qu’avec la méthode du cycle de vie Par contre, quand les systèmes sont créés rapidement, la mise à l’essai et la documentation peuvent se révéler inappropriées

Développement de systèmes : méthodes de rechange Les langages de quatrième génération ( …suite) Les sept principales catégories de langages de quatrième génération (voir tableau 14-5) : Outils logiciels pour ordinateur personnel Langage d’interrogation Générateur de rapports Langage graphique Générateur d’applications Progiciel d’applications Langage de programmation très évalué

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition Les progiciels d’application : Logiciels d’application déjà développés que les entreprises peuvent acheter ou louer Peuvent inclure des fonctions de personnalisation qui permettent de modifier un progiciel pour qu’il réponde aux besoins particuliers d’une organisation, sans en altérer le fonctionnement

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition ( …suite) Critères d’évaluation des progiciels d’application : Souplesse Convivialité Ressources en matériel et en logiciel Besoins en base de données Installation Entretien requis Documentation Renommée du vendeur Prix du système

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition ( …suite) L’appel d’offres : Liste détaillée de questions soumises aux vendeurs de progiciels qui sera utilisée pour évaluer les différents progiciels proposés

Développement de systèmes : méthodes de rechange Effets de la personnalisation d’un progiciel sur l’ensemble des coûts de mise en application Figure 14-12

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition ( …suite) L’impartition : Le fait d’engager une firme externe pour le développement ou l’exploitation de systèmes d’information Ces firmes externes peuvent fournir du matériel, des logiciels et du personnel qualifié

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition ( …suite) Avantages de l’impartition : Le fournisseur de services tire profit des économies d’échelle et des compétences complémentaires qu’une entreprise non spécialisée en TI ne possède pas Plusieurs clients peuvent se partager les connaissances et les compétences spécialisées du fournisseur

Développement de systèmes : méthodes de rechange Progiciels d’application et impartition ( …suite) Inconvénients de l’impartition : Des coûts cachés, parfois difficiles à évaluer, viennent réduire les avantages Perte de contrôle de ses systèmes d’information

Possibilités, défis et solutions en matière de gestion Les possibilités Les nouveaux SI permettent aux organisations de repenser : Leur structure Leur champ d’application Leurs relations de pouvoir Leurs flux de travail Leurs produits et services La construction d’un nouveau système crée des occasions de redéfinir la façon dont l’entreprise dirige ses affaires, ce qui améliore la productivité et la performance

Possibilités, défis et solutions en matière de gestion Les défis Les technologies et les conditions d’affaires changent si rapidement que l’agilité et l’extensibilité sont devenues des facteurs critiques de succès Les infrastructures traditionnelles de TI, où une seule entreprise gère et possède, cèdent la place aux réseaux d’applications que gèrent et possèdent plusieurs partenaires d’affaires Le développement de SI devra donc soutenir plus de processus et besoins interorganisationnels qu’avant

Possibilités, défis et solutions en matière de gestion Les solutions Les entreprises optent pour : Le prototypage ou d’autres processus de développement plus courts et plus informels, pour nombre de leurs applications de commerce et d’affaires électroniques Des progiciels Des services d’impartition