Projet gestion des subventions Réunion des directeurs 22 mars 2012

Projet gestion des subventions Pré étude (réalisée en mars et avril 2010) Besoin exprimé par la DFCGE suite au renouvellement du SIF et à la prise en charge de l’administration fonctionnelle PROGOS. Périmètre Subventions entrant dans le cadre des comptes M52 suivants : 204 Subventions d’équipement versées et déclinaisons ; - 657 Subventions et déclinaisons .

Projet gestion des subventions Étude d’opportunité des risques non couverts dans les échanges de données entre Grand-angle et PROGOS ; - une sous utilisation du logiciel PROGOS par manque d’information et de formation des utilisateurs ; un manque d’harmonisation des procédures d’instruction (réponse déjà apportée partiellement via l’harmonisation des modèles de documents en 2011) ; de nombreuses inconnues pour les utilisateurs durant l’instruction : règles de gestion, calcul de seuils, pièces justificatives etc. ; des nouveaux besoins élargissant le périmètre fonctionnel de l’outil.

Projet gestion des subventions 1 - Renouvellement du logiciel PROGOS : instruction des dossiers avec écritures comptables dans Grand-angle à ISO- fonctionnalités ; gestion standardisée des éditions (accusé réception, relance, arrêté / convention…) ; circuit de validation dématérialisé des demandes ; flux tiers financiers optimisé entre le futur outil et Grand-angle (création, modification) ; standardisation et harmonisation des processus d’instruction ; saisie de données « métier » personnalisables ; reprise et qualification des données historiques.

Projet gestion des subventions 2 - Système d’Information Décisionnel « subventions » création d’un magasin de données métier « subventions » dans l’infocentre de la collectivité ; alimentation des données d’instruction des dossiers ; alimentation des données tiers ; alimentation des données métier ; agrégation avec le magasin de données « finances » (via la NSP, la sectorisation géographique…) ; restitution de tableaux de bord de gestion et de pilotage (Business Objects).

Projet gestion des subventions 3 - Extranet saisie des dossiers d’aide, en ligne, depuis le site www.somme.fr ; récupération des données saisies sur le web dans le futur logiciel ; suivi de dossier sur l’espace web du demandeur (avancement, pièces manquantes, décisions etc.) ; enregistrement des demandes sans suite ou abandonnées (statistiques) ; gestion de sa « fiche d’identité » en ligne ; possibilité de créer des données métier à renseigner en ligne par le demandeur (complément d’information, service fait, enquêtes, sondages etc.).

Projet gestion des subventions 4 - Dématérialisation gestion électronique de documents intégrée permettant de joindre aux dossiers tout type de pièces ; processus d’archivage légal ; utilisation de documents enrichis et de signatures numériques des fichiers* (pré requis à la dématérialisation des pièces justificative envoyées à terme au comptable public). * Attention : on ne parle pas ici de la signature électronique mais simplement de l’enregistrement d’une « empreinte » numérique du fichier pour identifier sa version unique.

Projet gestion des subventions Planning prévisionnel Itérations Phase commune de spécification, de consultation et de choix de la solution ; Phase 1 de mise en œuvre : renouvellement Progos à iso fonctionnalités, interface Grand-angle optimisée, infocentre « subventions » ; Phase 2 de mise en œuvre : extranet demande et suivi, dématérialisation pièces administratives et pièces jointes.

Projet gestion des subventions Macro planning phase I

Projet gestion des subventions Équipe projet Guillaume LAHOCHE : responsable de la maîtrise d’ouvrage stratégique Maîtrise d’ouvrage opérationnelle transversale (directions utilisatrices) Jérôme NOIRET : sponsor Marc BRASSEUR : chef de projet maîtrise d’œuvre Christophe CHOQUET : chef de projet maîtrise d’ouvrage Sébastien LIARD : chef de projet fonctionnel transverse Brigitte LAVOISIER : chef de projet technique Instances Comité de pilotage Direction générale, Directions générales adjointes, équipe projet, maître d’œuvre Comité opérationnel Équipe projet, directions, responsable des chantiers, maître d’œuvre.

Projet gestion des subventions Les chantiers 01 pré étude 02 planification 03 spécifications et choix de la solution+ 04 marché public 05 paramétrage processus et utilisateurs 06 ergonomie et personnalisation 07 tiers 08 reprise et échanges de données 09 formation 10 communication et conduite du changement 11 extranet et e-administration 12 système d’information décisionnel 13 dématérialisation 14 vérifications 15 mise en production et opérations techniques

Projet gestion des subventions Prochaines étapes Etape Échéance Qui Recensement des personnes ressources dans les directions utilisatrices 30 mars Directeurs(trices) Finalisation de la planification (notamment responsables des chantiers) 13 avril Chefs de projets Interviews des utilisateurs 2 avril au 11 mai Chefs de projets, directeurs, personnes ressources