Contrats à commandes Améliorations et changements Septembre 2009

Ordre du jour Retour sur échanges antérieurs DGACQ – RPGTI Suggestions et demandes d’améliorations Volet «modalités contractuelles» Volet «bancs d’essai et vérifications de conformité» Divers Conclusion et plan d’action

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Sensibilisation aux problématiques vécues ( 2008.06) Confirmation par le RPGTI de deux priorités retenues ( 2008.08.08 ) Guide d’acquisition et processus d’homologation coûts pour les fournisseurs, délais, critères, évaluation de la qualité, satisfaction des clients, … Communications DGACQ et RPGTI Implication en amont des fournisseurs, traitement des questions adressées par les fournisseurs, prise d’action sur les problèmes rapportés, processus d’escalade, …

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Rencontre DGACQ – RPGTI ( 2008.10.02 ) Modalités contractuelles (responsabilité illimitée, impacts des baisses de prix sur les clients en DES, modalités changeantes et méconnaissance des acheteurs des environnements opérationnels chez les fournisseurs, …) Communications ( consultations de l’industrie avant d’apporter des changements, besoin d’une plus grande réactivité face aux demandes des fournisseurs, délais raisonnables à accorder, … )

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Rencontre DGACQ – RPGTI ( 2008.10.02 ) Mécanismes ( déficiences du configurateur, coût d’exigences peu utiles tel que site web dédié, suivi des commandes en ligne..) NSTL ( valeur ajoutée pour les clients ??, délais dans un contexte de rapidité, coûts pour les fournisseurs, reflet valable de l’industrie en général?, prise en considération de la note obtenue pour commandes directes et DES )

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Guide d’acquisition pas en ligne avec les processus d’affaire Le guide actuel de la micro-informatique force les founisseurs à décortiquer le prix de l’équipement en pièces pour accomoder les assembleurs. La DGACQ tient par la suite les founisseurs responsible de la gestion de l’évolution de chacun des prix en fonction d’une évolution non officielle faussant la réalité et occasionnant des pertes aux fournisseurs. Les manufacturiers de type Tier1 ne vendent pas de postes en pièces. Un prix global pour la configuration devrait être accepté et des différences (crédits/suppléments) devraient d’appliquer lors d’un changement de configuration.

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Rencontre DGACQ – RPGTI ( 2009.03.09 ) Identification de problématiques spécifiques avec le processus d’homologation NSTL Coûteux processus pour une valeur jugée questionnable Pistes de solution Transparence et communications à améliorer Coûts d’homologation à être assumés par la DGACQ Vérification de la conformité technique ( NSTL ou autre ) et évaluation de l’entreprise, incluant le volet développement durable, par le CSPQ, Tests de performance dans leurs formes actuelles à éliminer

Retour sur les échanges DGACQ – RPGTI Initiative de la DGACQ ( 2009.05.21 ) Présentation de la méthode d’évaluation NSTL par John Drummond Sessions «impression» & «serveurs / postes de travail» Tous les fournisseurs invités Exercice réussi de démystification et d’échanges francs Consensus pouvant être développés avec les fournisseurs Engagement de la DGACQ à rendre disponible le détail des poids relatifs de la grille d’évaluation et à redéfinir les catégories de serveurs, avec le concours des fournisseurs L’aspect «coûts» est préoccupant pour tous les fournisseurs présents

Suggestions et demandes d’améliorations Volet «modalités contractuelles» Clause du «meilleur prix soumis» - à supprimer ou à reformuler Clause «fournisseur autorisé» - à revoir Implications en cas de faillite ou non-performance – fabricants et distributeurs solidairement et conjointement responsables!! Garantie du fabricant vs celle visée par l’appel d’offres Service de réparation niveau II (27/7) – remise en fonction < 4h vs 6h Pénalité pour service non conforme ( 100$/h jusqu’à 1 000$/panne ) … considérant le prix d’achat, pénalité est démesurée..?

Suggestions et demandes d’améliorations Volet «modalités contractuelles» Ne pas relier les appels d’offres (DES) au contrat à commande. Le principe actuel de soumissionner lors de DES avec un escompte sur le prix du contrat à commande fait en sorte de priver les plus petits clients d’obtenir des prix compétitifs via le contrat à commande. Une fois un contrat majeur gagné, il est difficile, voir impossible pour un fournisseur de baisser le prix du contrat à commande sans perdre de l’argent dans le/les contrats de type DES. Si un foumisseur décide de baisser les prix de façon substancielle sur le contrat à commande, tous les fournisseurs avec des contrats de DES ne peuvent concurrencer le nouveau prix. La façon actuelle de faire les choses fait en sorte que les founisseurs peuvent être compétitifs que sur un seul tableau, soit le contrat à commande, soit lors de DES mais pas les deux. Le gouvernement et les fournisseurs sont tous les deux perdant.

Suggestions et demandes d’améliorations Volet «modalités contractuelles» Fiabilité de 99,5% pour les serveurs, sans considération pour la configuration précise – remplacement si plus de 3 pannes dans la première année Supprimer la clause relative aux pénalités pour retard de livraison ( n’est pas appliquée )

Vérification de conformité vs tests de performance ?? Suggestions et demandes d’améliorations Volet «banc d’essai et vérification conformité» Baisse significative des frais encourus par les soumissionnaires (initialement et quand une nouvelle version devient disponible) Vérification de conformité vs tests de performance ?? Visibilité des résultats détaillés si tests de performance réalisés ( pour ses propres produits ou tous les produits de tous les fournisseurs??)

Suggestions et demandes d’améliorations Volet «banc d’essai et vérification conformité» Accorder valeur aux outils de gestion sur la base de rapports de firmes reconnues Délais à convenir quant à la réalisation des tests – prévisibilité ( SLA ) Adaptation des tests qu’on désire maintenir – productivité vs vitesse, numérisation, sécurité… dans l’optique de bénéfices tangibles pour le client Éliminer le critère de la vitesse d’horloge interne pour les serveurs x86

Suggestions et demandes d’améliorations Divers Durée du contrat à commandes: 3 ans DES – permettre de considérer le meilleur rapport qualité/prix Implication des fournisseurs en amont quant à l’introduction de nouveaux critères d’homologation Approche configuration minimale avec options pour éviter qu’un client n’ait à payer pour option non-requise Prise en considération de la valeur ajoutée potentielle d’un fournisseur – évaluation par la DGACQ Supprimer l’exigence d’un site dédié au GQ mais maintenir l’exigence de disponibilité d’un site en français Supprimer l’exigence d’un site pour le suivi des commandes Formation – 4 heures ( trop – 1 à 2 h OK )

Suggestions et demandes d’améliorations Divers Obligation pour un manufacturier d’être présent dans plus d’une catégorie Possibilité pour un manufacturier de réviser à la hausse ses prix si les circonstances le justifient ( fluctuation des devises, pénurie de composantes, …) Éliminer les normes obsolètes et les doublons Ne pas accepter de substitution par un produit supérieur faite pour obtenir une meilleure évaluation NSTL– obligation de rencontrer précisément les critères de la catégorie Recourir le plus possible aux évaluations faites par des organismes indépendants ( GG, ISO, EPEAT, TBR, Greenguard, Energy Star ) pour sauver des coûts

Conclusion et plan d’action Importance de nous resynchroniser quant aux modifications contemplées Importance de l’implication en amont du RPGTI et autres fournisseurs Prochaines étapes….