Retour d’expérience N°3 Etablissement Intervenant(s) CH Arras Catherine Gerard : cadre supérieur de pôle médecine Dr Jacqueline Devienne : praticien urgentiste Thème Hôpital en tension Présentation Questions et débats 30 minutes 30 minutes

Présentation du CH ARRAS 434 lits et places MCO / 158 de Psychiatrie 56 de SSR / 110 de soins de longue durée / 343 de Gériatrie

Sommaire Préambule Situation du CH ARRAS / Constats Hôpital en tension Logigrammes Suivi d’indicateurs d’activité aux urgences et d’occupation des lits Modalités de fonctionnement Retours d’expérience HET : Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Ouverture HET du 20 au 28/01/2015

Le centre hospitalier d'Arras fait partie de la première vague de l’outil d’autodiagnostic « Gestion des lits » dans le cadre des projets « performance ANAP », dans le but d’aider les établissements de santé à mieux aborder cette problématique. Objectifs : Mesurer la performance de l’établissement en matière de gestion des lits : Réaliser une comparaison de la performance Evaluer la maturité organisationnelle de la gestion des lits Identifier les marges de progrès organisationnels Binôme retenu : Dr DEVIENNE, praticien urgentiste Catherine GERARD, cadre supérieur de pôle médecine

Situation globale au CH ARRAS 1er juillet 2012 au 30 juin 2013   Brut Corrigé Taux d'occupation global moyen 65,2% 73,4% DMS moyenne (en jours) séjours > 0 nuits 5,31 IP-DMS (HospiDiag) 1,08 Principaux constats : Taux d’occupation trop faible IPDMS trop haute Taux de sortie le matin et hospitalisation avant 14 h00 faible dans les services de soins Nombreux hébergements de patients aux urgences : 12 patients au SAU en moyenne à 5h00 du matin Aucun outil commun de programmation et du personnel à horizon différent gérant la programmation dans des lieux divers Aucune anticipation de date de sortie en séjour programmé ou en non programmé Pas de formalisation de règles de suivi d activité et de réponse pré établie en cas de tension….. Aucune adaptation du capacitaire à l’activité saisonnière (Pneumo)

HOPITAL EN TENSION

Hôpital en tension : Suivi des indicateurs

Appréciation du niveau de « tension »

Hôpital en Pré-tension Composition de la cellule de crise restreinte : Directeur de garde Directeur des soins Cadre supérieur des urgences Cadre supérieur de garde Médecin Chef de service des urgences (ou son représentant) Chefs de pôle Cadres supérieurs de pôle *En cas d’absence, il convient de désigner une personne responsable La cellule de crise restreinte se réunit une fois par jour pour analyser l’évolution de la situation et le suivi opérationnel des mesures internes déclenchées. Moyens d’action en pré-tension : Augmenter les sorties le matin Retarder les hospitalisations programmées Relancer les demandes d’aval Arrêter les mouvements patients hébergé, Prioriser les patients du SAU S’assurer de la disponibilité des moyens humains nécessaire

Etude médico-économique effectuée Hôpital en tension Composition de la cellule de crise Membres de la cellule de crise restreinte Président de la commission des admissions non programmées Chefs des pôles Urgences, Médecine, Chirurgie, Gériatrie DRH Directeur logistique La cellule de crise se réunit 2 fois par jour (une plénière / une restreinte) Moyens d’actions en tension : Accélérer les sorties Ouvrir l’Hôpital en tension  Adapter les ressources humaines Ouvrir les lits fermés (si disponibles) Différer l’activité programmée en HC si possible Etude médico-économique effectuée La levée du dispositif est décidée par le Directeur Général lors d’une stabilisation après plusieurs jours consécutifs ou la situation de saturation et/ou suractivité s’est améliorée.

Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Retour d’expérience Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Décision du test en équipe projet Anap Présentation du projet par le binôme ANAP et chef de service de pneumologie et l’équipe soignante A partir de l’étude de l’activité sur les 3 dernières années : proposition de 8 lits HET et 15 lits HC pneumo au lieu de 23 HC Passage en instance : Directoire, CME , CTE Élaboration d’une charte de fonctionnement comprenant l’organisation : Géographique Continuité médicale : sous un mode d’hébergement Organisation paramédicale : cadre de fonctionnement HET et sans HET Organisation générale des soins et mise a disposition des équipes de pneumologie les principales procédures par spécialités médicales et numéro de tel des praticiens Mise a disposition des équipes un cahier de relevé de dysfonctionnement Communication aux familles Suivi des indicateurs

Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Retour d’expérience Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits  Pas de déclenchement de cette unité HET sur la période définie Bilan au niveau logistique : Pas de difficulté le service est équipé (chambres , PC inf, matériel bio-médical, téléphonie et informatique, restauration, pharmacie, lingerie,,,) Bilan au niveau des indicateurs : Préciser le nombre d’indicateurs passés au rouge pour déclencher la procédure ? Identifier les valeurs proches de seuils (couleur orange) ? Préciser si ordre de priorité pour ces indicateurs. Transmettre en même temps les tableaux de récapitulatif des lits journalier et l’outil d’évaluation de la mise en place d’une cellule de crise Hopital en tension Voir pourquoi la cellule de crise de « veille » n’a pas été réunie le 14.08 (5 indicateurs rouge / 8): qui interpelle en cas de pré-tension ? Le cadre supérieur de garde a-t-il ces indicateurs?

Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Retour d’expérience Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Bilan au niveau RH : Pas de difficulté majeure au niveau des équipes , les agents étant mis en RH si pas de déclenchement Adaptation du cadre de fonctionnement IDE (les IDE ont évoqué une charge de travail importante sur 15 lits) Remarque sur l’organisation des rappels agents, qui parfois, soulignent le fait de pouvoir difficilement s’organiser, dans l’attente d’un rappel. Gain RH de 18 jours IDE et 31 jours d’AS.

Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits Retour d’expérience Dispositif test en pneumologie en août 2014 sur 8 lits L’HET n’a pas été ouverte pendant cette période test Toutefois l’expérience a contribué à: Se pencher sur les flux saisonniers Écrire les procédures HET Parler de ces procédures en Instance Améliorer les relations en cas d’hébergement Réajuster la communication et l’utilisation des indicateurs Etre prêt pour la période hivernale Créer une check-list "ouverture HET"

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015 - Le suivi des indicateurs : tableau envoyé le lundi 19/01 à 8h30 par le cadre des urgences Réunion de pré-tension organisée le lundi 19/01 à 13h45: mise en place d’actions : Étudier les lits disponibles le 19/01 AM Analyser les sorties prévisionnelles le 20/01 Augmenter les sorties le matin Relancer les demandes d’aval Arrêter les mouvements patients hébergé, prioriser les patients du SAU S’assurer de la disponibilité des moyens humains nécessaire Rechercher un lieu potentiel d’accueil de l’ HET Ouverture de lits supplémentaires : médecine polyvalente pneumologie neurologie Tour des places disponibles à 15h00 : la réunion du début d’AM a permis de favoriser des sorties ++ à 18h30 : Tour des places : reste 1 place en gastro / 1 place en USINV / 1 lit sup libre homme en pneumo Les patients des urgences sont pour la plupart positionnés

Indicateurs de pré tension Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015 Le suivi des indicateurs le 20/01 à 8h30 : La situation en place d’hospitalisation est très tendue 15 patients le matin à 8 heures au service des Urgences dont 9 personnes âgées et  plus aucune place de médecine. janvier-15   1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Indicateurs de pré tension Nombre de patients sup à 75ans à 8h En chiffre Nombre de patients présent à 8 H 21 24 Nombre de passages /jour (j-1 de 8h à 8h) 131 127 150 118 153 144 128 142 130 152 154 134 140 116 165 Moins de 2 lits au CSG avant 12h O ou N O N Moins de 2 lits en Med Po avant 12h Moins de 1 lits dans chaque spécialité avant 12h Plus de 20% d'augm sur les 3j précédents Moins de 2 lits chauds avant midi ( usic-usc-réa-usinv) A 10 heures : message du cadre supérieur des urgences : - 13 patients âgés en box et des hébergements organisés (en chirurgie) - Situation sur le bassin de vie identique : hôpital de LENS saturé - Demande de favoriser les sorties le matin - Analyser les sorties du 20/01 AM - Analyser les sorties potentielles du 21/01 Réunion de pré-tension organisée le 20/01 à 11h30 Peu de sorties possibles le 20 et le 21 La saturation des unités de chirurgie Un flux patients ++++ Lits d’aval saturés  déclenchement de l’ouverture d’une HET

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015 Ouverture de l’HET Réunion de la Cellule de crise à 13h30 : Organisation d’un groupe de travail opérationnel composé de cadres supérieurs de pôle et RH, de cadres de santé, ingénieur biomédical, ingénieur logistique Décision de l’installation géographique de l’HET : en prolongement de l’unité Hospitalisation de semaine de médecine et à proximité de la neurologie générale Au niveau logistique : utilisation de la check liste d’ouverture d’une HET Au niveau RH : Mutualisation du personnel des unités de neuro et HDSM et création de contrat IDE et AS Élaboration et diffusion de la charte de fonctionnement aux personnes concernées (diffusion large) Au niveau communication : mail de communication interne et externe fait par le directeur à tout le CHA 17H00 :  Arrivée des premiers patients des urgences 28/01 :  Fermeture de l’HET et communication au CHA

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015

Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015 Evaluation L'ouverture de l'Hôpital en tension du 20 au 28 janvier a permis d'apaiser la situation de tension, de faire face aux épidémies hivernales, et d'un point de vue médico-économique de dégager un bénéfice de prés de 27 K€. On note, une DMS d'Hôpital en tension de 3,1 jours. Les patients ont généralement été transférés dans les services de spécialité au vu de leur instabilité. Les personnels prévus sur les unités d'HDJM / HDSM / Neurologie générale/ Onco-Hématologie / Diabétologie ont été sollicités pour assurer la couverture de l'Hôpital en tension sur certains postes, Des cadres et cadre supérieur de médecine et des urgences sont venus assurer le suivi et la coordination de cette unité On a constaté une solidarité, un partage de compétences et une meilleure connaissance entre professionnels Une réunion de crise est organisée chaque jour et contribue à mieux se connaitre et à comprendre les contraintes de chacun Les urgentistes ont eu le sentiment d’être épaulés par leurs confères

Réajustements à prévoir Retour d’expérience Ouverture HET du 20 au 28/01/2015 Réajustements à prévoir Le lieu : déterminant pour assurer une mutualisation des moyens et bénéficier de personnel expérimenté Difficultés à l’installation des chambres (lits plan blanc vieillissant…) Difficulté à obtenir du matériel biomédical pour cette unité (pompe, scope…) Au niveau du personnel : IDE et AS trop peu expérimentés (contrat) et en difficulté pour prendre en charge des patients médicalement peu stables Des procédures écrites mais non mises sous format qualité (peu connues) et à annexer au Plan Blanc