Etre en phase avec la règlementation pour un OPAC Réunion ASSOCCA du 11 avril 2019

Les outils de DEFI Informatique DEFI Informatique est Editeur de Logiciels et existe depuis 1994. Depuis 2003, DEFI Informatique s’est spécialisée dans les outils de Gestion dédiés aux Centres de Formation. En 2019, plus de 500 Centres de Formation utilisent GesCOF, soit plus de 2500 utilisateurs au quotidien Notre équipe : 25 personnes au 01/04/2019

Les outils de DEFI Informatique Notre solution est axée autour de GesCOF et sa base de Données Facett Plannings partagés Accès aux données de sessions par les formateurs et lieux d’accueil Base de Données Saisie / diffusion/synthèse des questionnaires: Stagiaires Clients Intervenants Synthèses Eval ONE GesCOF E-GesCOF (2020) API GesCOF (2019) Easy SIGN Dématérialisation des Feuilles d’Emargement Outil de Gestion Back Office: CRM et Commercial Saisie des sessions Planification des formateurs Inscription des stagiaires Génération des documents Gestion des formations Sécurité : Caces / Hab Elec / SST / … Facturation Relance des factures Transfert en comptabilité des factures de vente et règlements Statistiques Bilan Pédagogique Easy DISPATCH Module GED : classement automatique des documents / contrats signés par QRCode MIGAL – Internet OPAL (Catalogue) Site Internet du Centre de Formation : Catalogue de formation Agenda des sessions INTER Portail Client et accès réservé OPAL : Catalogue et inscriptions en ligne

CRITERE 1 : L’information des publics sur les prestation, les délais d’accès et les résultats obtenus 1.1: Diffuser une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées REPONSE : Via votre site internet, vous devez diffuser votre catalogue de formation. Pour chaque produit, afficher les informations sur : pré-requis, objectifs, durée, modalité, tarifs, contacts, méthode et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées – A reprendre aussi sur les fiches programmes REPONSE DEFI : Toutes ces informations peuvent être stockées dans GesCOF, pour chaque produit. Ces informations sont ensuite reprises, via notre module Migal ou Opal, pour vous permettre de répondre à cette demande. Pour les fiches produits, il est possible de générer des modèles de fiches produits automatiquement depuis GesCOF reprenant toutes ces informations https://skin1.migal.fr/formation-word-base

CRITERE 1 : L’information des publics sur les prestation, les délais d’accès et les résultats obtenus 1.2: Diffuser des indicateurs de résultats REPONSE : Via votre site internet, accessible depuis la page d’accueil, il est conseillé de diffuser à minima : Le nombre de stagiaires formés globalement sur l’année précédente Le nombre d’heures stagiaires dispensées Le taux de satisfaction global de votre centre de formation REPONSE DEFI : Utiliser Migal qui permet de communiquer sur ce genre d’information directement dans la page d’accueil ou directement sur votre site Internet, en bonne place. Ces informations sont aujourd’hui non automatique, en saisie manuelle https://skin1.migal.fr, en bas de page :

CRITERE 1 : L’information des publics sur les prestation, les délais d’accès et les résultats obtenus 1.3: En cas de certification professionnelle, il informe sur : le taux d’obtention des certifications préparées les possibilités de valider un/des blocs de compétences les passerelles REPONSE: Pouvoir communiquer sur un taux de satisfaction à la formation + pouvoir extraire le nombre de stagiaires présentés et le taux de réussite REPONSE DEFI : Le taux de réussite à chaque formation fait l’objet d’une statistique nouvellement créée dans GesCOF. Le taux de satisfaction par produit est accessible via l’outil Eval One. Evolution future : l’API GesCOF retournera le taux de satisfaction au produit pour un affichage dynamique sur la fiche produit de Migal Global Centre de Formation Sur une formation SST par exemple

CRITERE 2 : Identification précise des objectifs des prestations et de leur adaptation 2.4 à 2.7: Adaptation de la prestation de formation au(x) stagiaire(s) reçus. REPONSE : Suivi et recueil du besoin au niveau du devis. Traçabilité CRM du contact au niveau dès le dossier commercial 2.8: Détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée REPONSE : Questionnaires de pré-positionnement et évaluation des acquis à l’entrée en formation REPONSE DEFI : Utilisation des questionnaires via l’outil Eval One

CRITERE 3 : Adaptation des prestations et des modalités d’accueil 3.9 à 3.10 : Informe des conditions de déroulement et adapte la prestation aux bénéficiaires REPONSE : Prestation de suivi et d’individualisation REPONSE DEFI : individualisation via le stagiaire, inscription Parcours, documents individualisés. Il est possible, depuis GesCOF d’inscrire un stagiaire sur plusieurs sessions pour en faire un parcours 3.11: Evaluer l’atteinte des objectifs des bénéficiaires REPONSE : Mesurer via des questionnaires ou quizz, les atteintes des objectifs par les stagiaires. Des questionnaires en ligne en salle ou à chaud ou des outils de quizz permettent aux formateurs de mesurer l’atteinte des objectifs des stagiaires REPONSE DEFI : Via Eval ONE, il est possible de faire des questionnaires d’évaluation post- formation afin de mesurer l’atteinte des objectifs. Possibilité de validation des objectifs atteints par les formateurs dans Facett en direct et ainsi imprimer ou envoyer par mail les attestations de fin de formation Sinon, imprimer les Attestations de Fin de formation dans le dossier formateur via GesCOF et faire remplir manuellement les Attestations de Fin de Formation par les formateurs

CRITERE 3 : Adaptation des prestations et des modalités d’accueil 3.12: Décrire et mettre en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires REPONSE : Mesurer le taux d’abandon. Non prévu pour les stages courts REPONSE DEFI : Statistique en cours de réalisation dans GesCOF pour les stages longs, avec motif. Saisie date de sortie et motif de sortie déjà existant

CRITERE 3 : Adaptation des prestations et des modalités d’accueil 3.13 à 3.15: Suivi des actions et accompagnement des stagiaires REPONSE: Non géré par votre outil informatique 3.16: S’assurer que les conditions de présentations en cas de certification soient respectées REPONSE : Mesurer via un questionnaire Eval One par exemple si tous les pré-requis du stagiaires sont validés. Accessible par les formateurs ou par l’équipe de gestion REPONSE DEFI : Questionnaire pré-requis possible via Eval One à ce jour. A venir dans GesCOF : un bouton de validation des pré-requis (Oui/Non) pour chaque stagiaire dans chaque session, accessible dans GesCOF et dans Facett pour les formateurs ou les personnes à l’accueil

CRITERE 4 : Adaptation des moyens techniques et d’encadrement 4.17 à 4.20: Suivi des moyens humains et techniques REPONSE: Non géré par votre outil informatique mais toutefois 4.17 : Référents METIERS : REPONSE DEFI : Resp Famille = Resp Pédagogique Session 4.20 : Gestion des salles, Matériel possible dans GesCOF REPONSE DEFI : Les salles, le matériel sont gérables dans GesCOF. Il est possible d’affecter une ou plusieurs salles sur une session. Les disponibilités salles et matériel sont suivies comme pour les intervenants et formateurs Planning formateurs et salles gérables sous Facett Planning

CRITERE 5 : Adaptation des moyens techniques et d’encadrement 5.21: Evaluation des compétences des différents intervenants REPONSE: Suivre les compétences de vos intervenants au regard du catalogue de formation, donner une date de validation de la compétence, une éventuelle date de fin de validation en cas de recyclage/habilitation obligatoire. Avec blocage des formateurs compétents pour animer une session. Cvthèque formateurs REPONSE DEFI : tous ces suivis sont possibles dans GesCOF. Il est possible aussi de bloquer la sélection d’un intervenant pour animer une session sur la validation de sa qualification/compétence, avec blocage possible sur la date de fin de validité 5.22: Entretenir et développer les compétences des personnels salariés REPONSE: prévoir une formation des salariés à la règlementation sur la formation professionnelle.

CRITERE 6 : Inscription du prestataire dans son environnement socio-économique 6.23: Réaliser une veille règlementaire REPONSE: Ou se reposer sur vos partenaires : ASSOCCA / SCIO / Editeur de logiciel de gestion. Abonnement Centre Inffo … 6.24 à 6.26: Entretenir et développer les compétences des personnels salariés REPONSE: Se reposer sur vos partenaires : ASSOCCA / SCIO / Editeur de logiciel de gestion ou affecter cette action à des personnes dédiées de votre centre . Répondre à une demande de formation 6.27: Tout prestataire d’animation doit lui-même respecter le référentiel en vigueur REPONSE: Suivre les habilitations des sous-traitants à la règlementations et bien gérer les sous- traitants. REPONSE DEFI : il est possible de valider ou pas des « organismes » partenaires, de les désactiver quand il ne doivent plus intervenir en cas de non-respect de la règlementation

CRITERE 6 : Inscription du prestataire dans son environnement socio-économique 6.28 à 6.29: Réseau de partenaires locaux et insertion REPONSE: Non géré par votre outil informatique

CRITERE 7 : Mise en œuvre d’une démarche d’amélioration par le traitement des appréciations et réclamations 7.30: Recueillir les appréciations Stagiaires Formateurs Clients Financeurs (Courrier) Adresse mail dans Fiche OPCO REPONSE: Vous devez disposer d’outil d’évaluation de la satisfaction des stagiaires REPONSE DEFI: Utilisation de Eval One pour suivre tous ces paramètres et suivi d’évaluations 7.31: Suivi des difficultés, réclamations ou problèmes survenus REPONSE : Mettre un place une traçabilité des problèmes rencontrés REPONSE DEFI : Via Eval One, en cas de réponse client ou stagiaire sur une note d’alerte, un mail est envoyé au Responsable pédagogique et à l’assistant(e) de la session 7.32: Mise en place des axes d’amélioration suite aux difficultés rencontrés REPONSE: au regard de chaque problème survenu, apporter et décrire les améliorations réalisées REPONSE DEFI : Suivre les ALERTES et associer une liste d’actions correctives. Non prévu, mais à venir dans GesCOF

DEFI INFORMATIQUE Eric VALEYE – Laurence BOUCETLA Mail : eric.valeye@defi-informatique.fr Mail : l.boucetla@defi-informatique.fr (disponible à compter du 15/09/2019) Tel : 05.59.60.71.59 Nos sites internet: www.gescof.com www.migal.fr http://skin1.migal.fr