Mise à jour d’ECCC sur Phénix Octobre 2017

Objectif Contexte : la situation en matière de paye Mesures prises par ECCC pour régler les problèmes Ressources liées à la paye (annexe)

Contexte La résolution des problèmes de paye demeure la priorité absolue à l’échelle gouvernementale. Durant la Semaine de la fonction publique, le premier ministre a déclaré ce qui suit : « Les fonctionnaires ont connu de nombreuses difficultés suite à la mise en œuvre du système de paye Phénix. » « Ce problème est inacceptable, et nous travaillons sans relâche pour que tous les employés reçoivent la paye qui leur est due. » Le Bureau du conseil privé (BCP), le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) restent entièrement engagés à stabiliser le système de paye Phénix le plus rapidement possible.

Contexte (suite) SPAC a augmenté ses capacités en matière de paye en ouvrant des bureaux satellites à Gatineau, Winnipeg, Shawinigan et Montréal, comportant 216 conseillers en rémunération au total. Cette initiative a été mise en place pour compléter l’activité de traitement de la paye du principal Centre des services de paye, à Miramichi. SPAC continue de recruter et de former de nouveaux employés. SPAC travaille à des améliorations au système liés à la technologie et à la formation des utilisateurs qui permettront de régler les problèmes existants, de raccourcir les délais et d’accroître l’automatisation.

Contexte (suite) SPAC rencontre régulièrement le dirigeant principal des finances et les communautés des ressources humaines afin de discuter des problèmes relatifs à Phénix, d’en cerner les causes fondamentales et de trouver des solutions possibles. Des réunions et des séances d’information interministérielles axées sur cette question sont régulièrement tenues à l’échelon du ministre, du sous-ministre, du sous-ministre adjoint et du directeur général. La haute gestion d’ECCC, y compris le ministre, est pleinement engagée et participe activement aux tribunes lui permettant d’aborder cette question.

Contexte (suite) Il existe six comités de consultation patronale-syndicale sur Phénix à l’échelon de la haute gestion. Ils offrent aux syndicats et au Conseil du Trésor une tribune en vue de cerner les problèmes relatifs au système de paye et de discuter de solutions. Sous-comité technique sur la voie à suivre pour le système de paye Phénix – coprésidé par l’Alliance de la Fonction publique du Canada (AFPC) Sous-comité des communications – coprésidé par l’AFPC Sous-comité des dommages – coprésidé par le Syndicat des agents correctionnels du Canada (SACC) Sous-comité des cotisations syndicales – coprésidé par l’AFPC Sous-comité des répercussions d’ordre fiscal (selon les besoins) Sous-comité des réclamations liées à des griefs (selon les besoins)

Contexte (suite) SPAC continue de traiter les opérations de paye tout en se concentrant sur la paye courante, l’arriéré dans le traitement des problèmes de paye et la mise en œuvre de paiements rétroactifs liés aux conventions collectives. Les ressources liées à la paye (67 employés de la rémunération) et les dossiers de paye d’ECCC ont été transférés à SPAC dans le cadre de la transformation des services de paye. Par conséquent, ECCC n’a plus les ressources dont il disposait auparavant pour régler les problèmes de ses employés et dépend maintenant de SPAC pour ce service.

Progrès réalisés à ECCC Depuis avril 2016, ECCC a publié 77 articles relatifs à la paye dans Nouvelles@ECCC à l’intention des employés et des gestionnaires, et a assuré la mise à jour de la page intranet sur la paye administrée par la Direction générale des RH. Par exemple, le 13 octobre 2016, les employés d’ECCC ont été informés que s’ils engageaient des dépenses supplémentaires en raison du non-versement de leur paye, ils pouvaient soumettre une demande de remboursement des dépenses. ECCC surveille la situation de près et travaille avec SPAC pour résoudre ou faire passer à l’échelon supérieur les nombreux problèmes de paye auxquels sont confrontés ses employés, surtout les problèmes qui entraînent des difficultés financières.

Progrès réalisés à ECCC (suite) En raison de l’arriéré dans le traitement des problèmes, le ministère a mis en œuvre un certain nombre de mesures d’atténuation visant à soutenir SPAC et à alléger les problèmes de paye auxquels sont confrontés les employés, surtout les problèmes qui entraînent des difficultés financières. ECCC a augmenté sa capacité interne de 45 employés et continuera d’augmenter cette capacité pour traiter les problèmes de paye au sein de ses équipes de liaison de la paye, des systèmes, de la dotation et de RH Simplement. À l’heure actuelle, 10 employés d’ECCC travaillent au bureau satellite de Gatineau; en collaboration avec SPAC, ils ont assuré le traitement d’opérations de paye d’ECCC d’une valeur de plus d’un million de dollars. La Direction générale des RH a centralisé la fonction de la source fiable afin de réduire les taux d’erreurs élevés associés aux DIP qui entraînent certains problèmes ou retards liés à la paye. (le 25 septembre 2017)

Priorités en matière de paye Afin d’atténuer les répercussions de la paye sur les employés et les étudiants, ECCC continuera de se concentrer sur des priorités comme celles-ci : 1. Absence de paye/difficultés financières 2. Congé de maternité ou de paternité, congé d’invalidité, régime de soins de santé, régime de soins dentaires 3. Étudiants 4. Support aux activités de mise en œuvre des conventions collectives

Priorités en matière de paye Tous les autres cas (notamment les augmentations, les promotions, les nominations intérimaires, etc.) sont triés par l’équipe de liaison de la paye d’ECCC afin d’être résolus lorsque possible ou d’être transférés au Centre des services de paye, au besoin. L’équipe de la paye d’ECCC est parvenue à régler les problèmes relatifs aux primes d’éloignement. En cas d’absence de paye, il est impératif que les employés signalent ces cas immédiatement à la haute gestion, qui pourra ensuite les transmettre au bureau de liaison de la paye. Les employés d’ECCC qui ne reçoivent pas de paye seront contactés et on leur offrira un paiement prioritaire. Parallèlement, leur cas sera transmis au Centre des services de paye de SPAC afin d’être résolu. *Le processus de paiement prioritaire a été mis en place avec la collaboration des RH et de la Direction générale des finances en juin 2016 afin d’alléger les difficultés financières des employés d’ECCC.

Réponse des syndicats d’ECCC Les syndicats d’ECCC (STSE, IPFPC, ACEP, ACAF et FIOE) : ont fait entendre leur point de vue en soulevant les préoccupations de leurs membres auprès de la haute gestion par l’entremise des comités de consultation patronale-syndicale, de l’échelon local jusqu’à celui du sous-ministre et du sous-ministre adjoint; ont été très actifs dans la transmission de plusieurs problèmes de paye à la Direction générale des RH aux fins de résolution, particulièrement les problèmes qui entraînaient des difficultés financières; se sont montrés très utiles et ont fait preuve de collaboration dans la formulation de recommandations – par exemple, fournir une rétroaction sur les produits de communication, suggérer des messages à l’égard de certains problèmes, chercher à comprendre les processus en vue d’informer leurs membres, etc.

À retenir Tout employé qui ne reçoit aucune paye ou qui fait face à des difficultés financières doit demander à son gestionnaire de transmettre la situation immédiatement au bureau de liaison de la paye d’ECCC : ec.payeliaison-payliaison.ec@canada.ca. SPAC est la principale organisation responsable de la paye. Par conséquent, il est impératif que tous les employés communiquent avec SPAC dès qu’ils sont conscients d’un problème de paye. ECCC a renforcé sa capacité interne afin de soutenir les employés d’ECCC qui en ont besoin, surtout ceux qui connaissent des difficultés financières.

À retenir Les domaines prioritaires continueront de recevoir une attention particulière et des paiements prioritaires seront versés lorsque le problème de paye entraîne des difficultés financières. Bien que des progrès aient été réalisés concernant l’élimination de l’arriéré, les activités de mise en œuvre des conventions collectives en cours ont entravé davantage la capacité de régler l’arriéré. ECCC continuera de surveiller étroitement la situation et de travailler avec SPAC, les autres ministères et les syndicats afin de soutenir les efforts déployés pour mieux appuyer les employés et résoudre les problèmes de paye actuels.

Annexe A. Ressources liées à la paye SPAC est la principale organisation responsable de la paye. Par conséquent, il est impératif que tous les employés communiquent avec SPAC dès qu’ils sont conscients d’un problème de paye. L’employé doit signaler son problème de paye en ligne, sur le site du Centre des services de paye, au moyen du formulaire de rétroaction sur Phénix. Il doit rechercher les renseignements les plus récents sur la page GCpédia portant sur Phénix. Il doit composer le 1 855‑686‑4729 pour communiquer avec le centre d’appels de SPAC afin qu’un agent puisse recueillir ses renseignements, consigner et trier la demande et s’assurer que celle-ci soit transmise au bureau approprié.

Ressources liées à la paye ECCC joue un rôle de soutien pour ce qui est des opérations de paye de SPAC et a mis en œuvre des mesures internes pour compléter les ressources de SPAC, comme : Renseignements sur la paye d’ECCC : Guide de la paye et des congés d’ECCC. L’unité RH Simplement a été mise sur pied pour répondre aux questions de base des employés d’ECCC au sujet des feuillets T4, des impôts et des talons de paye, à partir de ressources primaires fournies par SPAC et l’Agence du revenu du Canada.

Ressources liées à la paye Si un employé a engagé des dépenses additionnelles en raison d’un problème de paye, il peut présenter une réclamation pour obtenir le remboursement : des frais financiers, des pénalités et des frais d’intérêts encourus par suite d’un défaut de paiement ou d’un retard de paiement, dans le cas notamment des services publics, des cartes de crédit, des prêts auto, des hypothèques ou d’autres obligations financières mensuelles. L’information sur le processus de réclamation, les dépenses admissibles et la façon de présenter une demande de réclamation se trouve sur la page Web de Phénix. Une fois que la réclamation est prête, il faut la présenter à Alain Marcotte, l’agent des réclamations désigné de la Direction générale des finances d’ECCC, à l’adresse alain.marcotte@canada.ca. 

Ressources liées à la paye Pour toute question liée à Mes RHGC (problèmes liés aux congés, soldes de congés, accès, etc.), communiquer avec ec.sgrh-hrms.ec@canada.ca. Bureau de liaison de la paye d’ECCC : ec.payeliaison-payliaison.ec@canada.ca Responsable de la transmission des problèmes de paye à l’échelon supérieur. Par exemple, les cas comme l’absence de paye, les congés de maternité, de paternité ou d’invalidité, les étudiants, les avantages sociaux ou les situations où les employés connaissent des difficultés financières. L’employé ne doit pas oublier que son gestionnaire est également là pour le soutenir et l’aider à obtenir du soutien à l’interne ou à l’externe. Les syndicats d’ECCC ont également joué un rôle essentiel et collaboratif pour que les problèmes, les préoccupations et les cas où les employés vivent des difficultés financières soient soulevés afin d’être transmis à l’échelon supérieur.