Réunions de présentation du NOUVEAU Guide d’Audit PACA 5 - 6 - 7 et 14 juin 2012 CORSE 21 et 22 juin 2012 2012

PLAN DE LA REUNION Expérience interrégionale de la politique d'amélioration de la Prise En Charge Médicamenteuse Contexte réglementaire et Arrêté du 6 avril 2011 Objectifs du nouveau Guide version 2012 Conduite à suivre pour la réalisation des autoévaluations Calendrier de mise en œuvre Outils Mise à disposition des grilles

Expérience interrégionale de la politique d'amélioration de la Prise En Charge Médicamenteuse

INTRODUCTION La politique d'amélioration de la Prise En Charge Médicamenteuse en Région Une priorité en région depuis le premier CBU (2006-2009) Une volonté de renforcer la sécurité du patient Des actions cohérentes avec les exigences de la réglementation et de la certification Le choix d’une méthodologie commune d’évaluation depuis le deuxième CBU

Choix d’une méthodologie commune Autoévaluation de la Prise En Charge Médicamenteuse (PECM) Organisation en PACA et CORSE Aide des ES (fourniture d’une méthodologie clés en mains) Meilleure connaissance de la situation d’établissement Positionnement de l’établissement par rapport à la région AVANTAGES Choix d’une méthodologie commune FREINS Difficultés de mise en œuvre Maturité des établissements Meilleure connaissance de la situation régionale Mise en œuvre d’actions d’amélioration Évolution du livret d’audits EXPLOITATION

CADRE DU PREMIER GUIDE D’AUDITS Champ des audits Principaux processus de la PEC Médicamenteuse Prescription - Dispensation - Administration Situations à risques Transfert : patient à l’entrée Médicaments à risques Chimiothérapies Objectifs du premier guide d’audits État des lieux de la PEC Médicamenteuse Adaptation à l’hétérogénéité des PEC en région Ciblage sur points essentiels

Bilan des audits des 3 années CONTEXTE ACTUEL Bilan des audits des 3 années Amélioration globale des PECM pour la majorité des critères Beaucoup de critères en majorité non respectés en 2006, ont une médiane de conformité à 100% Réduction de l’hétérogénéité des PECM et amélioration de la conformité aux BP Evolution de la réglementation Arrêté du 6 avril 2011 et calendrier de mise en œuvre  Répondre aux nouvelles exigences et prendre en compte le contexte  Nécessité d’affiner les exigences

Contexte réglementaire et Arrêté du 6 avril 2011 Relatif au management de la qualité de la Prise En Charge Médicamenteuse et aux médicaments dans les établissements de santé

POURQUOI LE RENFORCEMENT DES EXIGENCES sur la PECM? La 1ère enquête ENEIS de 2005, constatait déjà que les erreurs de prescription ou d’administration, au suivi inadapté du patient ou à l’omission de traitement constituaient la moitié des EIG causes d’hospitalisation et le tiers des EIG survenus lors de l’hospitalisation la 2ème étude ENEIS 2008 confirme ces données (respectivement 43.8% et 27.6%) L’analyse des résultats de la certification V2007 a montré que la référence sur l’organisation du circuit du médicament est en tête des 138 références, en termes de fréquence des décisions (tous types confondus sur 670 établissements) La certification V2010 confirme ces résultats

BAROMÈTRE DE LA CERTIFICATION V2010 au 1er mars 2012 1106 visites de certification V2010 42 % des établissements concernés

BAROMÈTRE DE LA CERTIFICATION V2010 au 1er mars 2012 1106 visites de certification V2010 42 % des établissements concernés http://www.has-sante.fr/portail/jcms/c_1234524/barometre-de-la-certification-v2010-au-1er-mars-2012

CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 (1) CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 Exigences générales Evolution de l’arrêté du 31 mars 1999 NATURE DE L’ARTICLE NUMERO DÉLAIS D’APPLICATION Dispositions applicables à l’ensemble des médicaments 13 Immédiate Dispositions particulières concernant les médicaments classés comme stupéfiants 14

CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 (2) CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 Exigences déjà inscrites dans le CBU PACA CORSE 2009-2011 NATURE DE L’ARTICLE NUMERO DÉLAIS D’APPLICATION AU PLUS TARD Système de management de la qualité : exigences générales 3 16 /04/2013 Engagement de la direction dans le SMQ 4 16 /04/ 2012 Dispositions organisationnelles 5 Système documentaire ET Maitrise 6 Déclaration interne des EI, des EM ou des dysfonctionnements liés à la PECM 10 16 /10/ 2012 Formalisation de l’organisation adoptée pour traiter les déclarations internes en vue d’améliorer la qualité et la sécurité de la PECM Planification des actions d’amélioration 11 16 /10/2012 Communication 12

CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 (3) CALENDRIER DE L’ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 Autres exigences à développer et mettre en place NATURE DE L’ARTICLE NUMERO DÉLAIS D’APPLICATION AU PLUS TARD Système de management de la qualité (SMQ) : exigences générales 3 16 /04/ 2013 Engagement de la direction dans le cadre du SMQ 4 16 /04/ 2012 Dispositions organisationnelles 5 16 /04/2012 Responsabilité 7 Etude des risques encourus lors de la prise en charge médicamenteuse 8 16 /10/ 2012 Planification des actions d’amélioration 11 Formation du personnel

ARRÊTÉ 6 AVRIL 2011 - ARTICLE 8 PROCÉDER À UNE ÉTUDE DES RISQUES (1) Concerne les 9 processus du circuit du médicament PRESCRIPTION (incluant la gestion du traitement personnel du patient à l’admission et la prescription de sortie) DISPENSATION PRÉPARATION APPROVISIONNEMENT DÉTENTION ET LE STOCKAGE TRANSPORT INFORMATION DU PATIENT ADMINISTRATION SURVEILLANCE DU PATIENT

ARRÊTÉ 6 AVRIL 2011 - ARTICLE 8 PROCÉDER À UNE ÉTUDE DES RISQUES (2) Concerne aussi LES MÉDICAMENTS À RISQUE LES PATIENTS À RISQUE LES TRANSFERTS LES TRAITEMENTS PERSONNELS DES PATIENTS LES RISQUES LIES À L’INFORMATISATION Formalisation des organisations Procédures et modes opératoires pour respect des BP (identité, référentiels, disponibilité du médicament, traçabilité…)

ARRÊTÉ DU 6 AVRIL 2011 - ARTICLES 9 À 12 Mettre en place Déclaration interne des événements indésirables (EI) Formalisation pour traiter les déclarations des EI Planification des actions d’amélioration Communication

Outils mis a disposition par l’OMEDIT Pour les ERREURS médicamenteuses, se référer autant que possible à l’aide détaillée proposée dans la plaquette OMEDIT ARS PACA , personnalisable pour votre établissement et s’aider du diaporama téléchargeable sur le site http://omedit.e-santepaca.fr/node/4

Objectifs du Nouveau Guide version 2012

RÉPONDRE AUX EXIGENCES EN MATIÈRE D’AMÉLIORATION DE LA PECM Poursuivre les exigences inscrites dans le CBU Répondre aux exigences de la certification, critère 20 Établir la cartographie des risques de l’établissement vis à vis des principaux processus de la PECM dans les situations à risques pour les médicaments à risques  Connaissance des situations à risques et mise en œuvre d’actions correctives = barrières

L’OBJECTIF DU NOUVEAU GUIDE VERSION 2012 (1) L’OBJECTIF DU NOUVEAU GUIDE VERSION 2012 A l’échelle de l’établissement Élaborer un outil pour un repérage des situations à risques pour chacun des processus demandés dans l’arrêté Fournir à la CME une vision globale de la cartographie des risques à l’échelon de l’établissement Sensibiliser les professionnels au risque médicamenteux souvent méconnu ou sous estimé Elaborer des plans d’action d’amélioration Mesurer annuellement l’évolution de la qualité des PECM et apprécier l’impact des plans d’action

L’OBJECTIF DU NOUVEAU GUIDE VERSION 2012 (2) L’OBJECTIF DU NOUVEAU GUIDE VERSION 2012 A l’échelle régionale Mettre en œuvre une politique d’aide à la gestion des risques liés aux produits de santé Identifier les besoins pour accompagner les établissements Mettre à disposition des outils adaptés Aider à la définition de programme d’actions Mutualiser des actions d’amélioration Diffuser des bonnes pratiques organisationnelles par actions de sensibilisation, de formation et d’évaluation

PRINCIPE DE L’OUTIL Outil de gestion des risques a priori sur la globalité du processus Cartographie des risques Pondération des critères (mesure, scores, hiérarchisation) Propositions de bonnes pratiques organisationnelles (pistes de progrès) Prêt à l’emploi, et facile d’emploi Visualisation immédiate des résultats de l’ensemble de l’établissement (benchmark)

ORGANISATION DE LA DEMARCHE Elaboration par le groupe de travail ayant œuvré sur le premier guide d’audit Participation de PS émanant de 15 établissements représentants d’établissements publics, privés, ESPIC groupe multiprofessionnel (pharmaciens, médecin, qualiticiens, gestionnaires de risques, institutionnels de ARS Déroulement Démarrage à l’été 2011 De 1 à 2 réunions par mois de 3 à 6h Validation des grilles par établissements volontaires

EVALUATIONS INSCRITES AU CBU PACA ET CORSE - MÉTHODOLOGIE (1) EVALUATIONS INSCRITES AU CBU PACA ET CORSE - MÉTHODOLOGIE 1- Recherche documentaire : sources Grilles HAS circuit médicament en chirurgie (2008) Guide HAS d’administration des médicaments (11/2011) Réglementation, certification Documents étrangers USA, CANADA (ISMP) GB (medicine security) mars 2005 Traitement personnel (OMS, GB Nice Institute, Australie) Grille ANAP InterDiag (11/2011) Documents et outils autres OMEDIT Ile de France (ARCHIMED) , Centre et HN (traitement personnel)

EVALUATIONS INSCRITES AU CBU PACA ET CORSE – MÉTHODOLOGIE (2) EVALUATIONS INSCRITES AU CBU PACA ET CORSE – MÉTHODOLOGIE 2 - Elaboration des grilles Constitution d’un document de travail par compilation de toutes les grilles existantes selon sources Sélection des critères (suppression des critères redondants ou non pertinents ) Reformulation des critères pour lever les ambigüités Rédiger les critères d’évaluation de la réponse Evaluation de la criticité (gravité et fréquence) Définition des éléments preuve Proposition de pistes de progrès Reclassement des critères par processus 3 - Elaboration de l’outil informatisé de recueil et d’analyse

CHAMP DES AUDITS Tous les processus de la PEC médicamenteuse Politique institutionnelle Dispensation (pharmacie) Prescription (unité de soins) Administration (unité de soins) Focus sur médicaments à risque Chimiothérapies, médicaments à risques Focus sur situations à risque Traitement personnel intégré dans les différentes grilles

Conduite à suivre pour la Réalisation des autoévaluations

PRINCIPE DE L’ORGANISATION DE L’ÉVALUATION SELON LE GUIDE 2012 Sur le principe de la certification Autoévaluation par les services de leur fonctionnement au regard des situations à risques et des mesures de prévention Connaissance à l’échelle de l’institution du niveau de perception des professionnels vis-à-vis du risque médicamenteux Audit (Evaluation externe du service) Repérage des défauts d’organisation et accompagnement personnalisé des professionnels pour meilleure perception des risques  constitue un outil pour le responsable de la PECM  Renforce l’implication des professionnels

LA CONDUITE DES ÉVALUATIONS (1) LA CONDUITE DES ÉVALUATIONS Information sur la démarche par des actions de communication Mise en œuvre de l’autoévaluation dans tout l’établissement Exploitation des auto-questionnaires par le responsable de la PECM 1° étape: Autoévaluations Dans toutes les instances Sur les objectifs Sur les motifs de la démarche Envoi de la grille à utiliser pour auto-questionnaire - Retour des résultats Recueil de l’intégralité des auto-questionnaires - Analyse des résultats - Repérage des situations critiques les plus fréquentes - Repérage des discordances - Préparation des audits

LA CONDUITE DES ÉVALUATIONS (3) LA CONDUITE DES ÉVALUATIONS 2ème étape : Mise en œuvre des audits annuels (2) Réalisation des audits Prévoir annuellement Audit institutionnel Audit Dispensation Audit prescription « n » services/unités de soins Audit Administration « n » services/unités de soins Audit Chimiothérapies « n » services/unités de soins Objectif : disposer d’un audit de l’ensemble des services sur la durée du contrat (5 ans)

Calendrier de mise en œuvre

CALENDRIER DES ÉVALUATIONS RÉGIONALES Juillet au 15 octobre 2012 Communication au sein de l’établissement sur la démarche Diffusion aux professionnels de santé concernés des différentes grilles Synthèse des résultats 15 octobre 2012 : retour de la synthèse de l’autoévaluation à l’OMEDIT Octobre 2012 à mars 2013 : réalisation des audits 31 mars 2013 : retour des de la synthèse des audits à l’OMEDIT 2013: réunion de retour d’expérience avec les établissements

Outils

1- AUTO-QUESTIONNAIRE 5 onglets Avant –propos Informations générales Synthèse Résultats détaillés

1- AUTOQUESTIONNAIRE 1er onglet : page d’accueil 2ème onglet : Informations générales - Consignes de remplissage - Information sur l’établissement

AUTO-QUESTIONNAIRE: LA GRILLE DE RECUEIL

AUTO-QUESTIONNAIRE: LA SYNTHÈSE (1)

AUTO-QUESTIONNAIRE: LA SYNTHÈSE EXPRIMÉE EN % DE CRITICITÉ (2)

AUTO-QUESTIONNAIRE: RÉSULTAT DÉTAILLÉ

AUDIT : RÉUTILISATION DE LA GRILLE DE L’AUTO- QUESTIONNAIRE - Cliquer sur l’onglet et faire clic droit - Choisir afficher

AUDIT : OUVERTURE DES ONGLETS RÉSERVÉS À L’AUDIT (1) AUDIT : OUVERTURE DES ONGLETS RÉSERVÉS À L’AUDIT

AUDIT : OUVERTURE DES ONGLETS RÉSERVÉS À L’AUDIT (2) AUDIT : OUVERTURE DES ONGLETS RÉSERVÉS À L’AUDIT 2 onglets supplémentaires pour l’auditeur

AUDIT : ONGLET RÉSERVÉ À LA SAISIE DE L’AUDIT Visualisation résultats de l’auto-questionnaire Saisie de l’audit Rappel des éléments de preuve

AUDIT: BILAN COMPARATIF (1) AUDIT: BILAN COMPARATIF

AUDIT: BILAN COMPARATIF (2) AUDIT: BILAN COMPARATIF

SYNTHÈSE DES DONNÉES ET DES AUTO-QUESTIONNAIRES Objectifs Visualisation des résultats individuels Présentation des résultats par service, pôle, établissement, et par processus Principe de l’outil Utilisation d’un fichier spécifique pour la synthèse Regroupement dans un même dossier des grilles d’autoévaluation et du fichier de synthèse Selon le regroupement des fichiers dans le dossier, la synthèse pourra se faire pour l’ensemble de l’établissement ou pour un pôle seulement Synthèse automatique par activation de la macro Nécessité d’enregistrement du fichier après exécution de la macro pour conservation des données

Mise à disposition des grilles

MISE À DISPOSITION DES GRILLES Sur le site de l’OMEDIT http://omedit.e-santepaca.fr/ Calendrier Début juin: Grille de recueil Dispensation Fin juin: grilles prescription, administration, politique institutionnelle Septembre: Outil pour synthèse automatique

SITE OMEDIT http://omedit.e-santepaca.fr/

SITE ARS PACA - PAGE D’ACCUEIL

SITE ARS PACA – ESPACE OMEDIT

Remerciements à tous les membres du groupe de travail et tout particulièrement à Raffi Agopian pour la réalisation de l’outil Et merci de votre attention.