LE RAPPORT 1-Sa définition : Le rapport est un document interne qui circule de façon ascendante. Il communique les résultats d’une étude et débouche sur un avis motivé ou sur des propositions susceptibles d’améliorer la situation examinée. Il a pour but d’aider à prendre une décision

2- Son objectif -Décrire une situation ou une série d’événements. -Analyser de façon réfléchie une situation. -Proposer une ou plusieurs solutions aux problèmes posés. - Suggérer des actions à mener (fonction pratique évidente) -Implication de son auteur (réflexion subjective motivée)

3-Les besoins a- Mise en place de mesures préventives b- Bilan d’une situation, du fonctionnement (service, organisme, politique menée depuis un certain temps etc) donc insatisfaction c- Préparation à une décision (ex restriction budgétaire imposant des choix de développement de services) d- Analyse d’une crise ou d’un conflit interne à l’entreprise (conflit social au sein d’une entreprise par exemple) e- La valorisation auprès de sa hiérarchie (attirer l’attention sur ses compétences)

Un rapport peut être rédigé à la demande d’une autorité hiérarchique ou à l’initiative d’un collaborateur. Sa longueur peut aller d’une à quelques dizaines de pages.

Les différents types de rapports Le mot « rapport » est souvent employé improprement. Ainsi, on demande parfois aux représentants de fournir un « rapport de visite », des « rapports d’activité »… ces rapports-là sont en réalité des comptes rendus. Professionnellement, on aura à traiter (rédiger ou présenter) 3 types de rapports: *Le rapport d’étude *Le rapport d’opportunité *Le rapport de synthèse

1- Le rapport d’étude: Analyse une situation et propose des solutions. (celui dont nous parlons)…

2- Le rapport d’opportunité: Justifie une demande importante: investissement, création de poste

3- Le rapport de synthèse: Fait le point sur un sujet déterminé. Part de plusieurs documents portant sur le même sujet. Retenir les éléments saillants et les consigner de façon claire et structurée.

La présentation du rapport Le rapport comprend classiquement : Une introduction, proportionnelle à sa longueur totale (entre 5 et 10%) Un développement Une conclusion

L’introduction 1- Les mesures à prendre: a- efficace b- répond aux besoins du destinataire c- Présente clairement et brièvement les données du problème et son contexte( économique ou technique) d- courte et précise

2- Les erreurs à éviter a- Une tendance à aborder les problèmes sous le seul angle technique, sans évoquer leur implication humaine b- Indiquer d’emblée la solution à adopter (rôle de la conclusion)

Le développement Le problème (ou chaque sous-problème en cas de situation complexe) sera traité en distinguant 3 étapes: - La situation - son analyse - Les solutions

La situation: Les faits observés: souci d’objectivité et de précision Pertinence dans le choix des faits, seuls étant retenus ceux qui sont indispensables à la démonstration ultérieure

L’analyse Les commentaires Partie plus subjective: finesse d’esprit du rédacteur dont la responsabilité est engagée Nécessité de toujours justifier toute affirmation

Les solutions La finalité du rapport  Variété des solutions dont l’ordre et l’organisation de présentation demandent attention Elimination motivée des solutions insatisfaisantes  Valorisation de la solution proposée

La conclusion La conclusion doit être tournée vers l’application pratique (faciliter la prise de décision)

Elle devra être > Mémorisable: Résume et valorise la ou les solutions proposées avec rappel des justifications et points forts

Concrète: orientée vers la réalité, - Elle proposera des décisions précises - Elle soulignera les premières mesures éventuelles à prendre et les conditions de réussite

La conclusion facilitera la tâche du responsable en prenant en compte sa situation et ses contraintes et lui fournira la matière première de ses décisions