UFD 62. EC2 : cours n° 4 Gestion Electronique des Documents GED dans les enjeux informationnels et de la veille Par : Sahbi SIDHOM MCF. Université Nancy 2 Equipe de recherche KIWI – LORIA Sahbi.Sidhom@loria.fr UFD 62. EC2 : cours n° 4

Plan de présentation Rappel : Les enjeux de la veille GED et Processus de veille Synthèse Projets UFD 62. EC2 : cours n° 4

Les enjeux de la veille et d’IE 1. Rappel : Les enjeux de la veille et d’IE UFD 62. EC2 : cours n° 4

Veille : La veille consiste à surveiller, à collecter et à exploiter de façon permanente les informations provenant des environnements de l’organisation. UFD 62. EC2 : cours n° 4

IE : 1. L'intelligence économique comme l'activité de production de connaissance servant les buts économiques et stratégiques d'une organisation, recueillie et produite dans un contexte légal et à partir de sources ouvertes. (Harold Wilensky, 1967) UFD 62. EC2 : cours n° 4

2. L’intelligence économique peut être définie comme l'ensemble des actions coordonnées de recherche, de traitement et de distribution, en vue de son exploitation, de l'information utile aux acteurs économiques. Ces diverses actions sont menées légalement avec toutes les garanties de protection nécessaires à la préservation du patrimoine de l'entreprise, dans les meilleures conditions de délais et de coûts. (Le rapport Martre, 1994 ) UFD 62. EC2 : cours n° 4

3. L’intelligence économique se définit comme la recherche et l’interprétation systématique de l’information accessible à tous, afin de décrypter les intentions des acteurs et de connaître leurs capacités. (Christian Harbulot, 2000 ) UFD 62. EC2 : cours n° 4

Les enjeux : Turbulences environnementales : Des mutations rapides des environnements qui nécessitent une surveillance, Une surveillance (en continue) à anticiper UFD 62. EC2 : cours n° 4

Risques organisationnels : La maîtrise de l’information est nécessaire pour la coordination et la cohésion fonctionnelles, L’innovation organisationnelle est corrélée avec l’efficience des ressources. UFD 62. EC2 : cours n° 4

Efficience des ressources : En maîtrisant la connaissance autour de l’évolution de l’environnement de l’entreprise, l’information favorise l’apprentissage organisationnel dans l’entreprise. UFD 62. EC2 : cours n° 4

Compétitivité : La chrono-compétitivité nécessite des capacités : de réactivité, voire de la pro-activité (anticipation) pour développer des stratégies efficaces et faciliter la prise de décision. La nécessité de : connaître et d’anticiper l’information en amont du marché (fournisseurs) et en aval (distributeurs et clients). UFD 62. EC2 : cours n° 4

Gestion active des risques : En analysant l’évolution des espaces de vulnérabilité présents et à venir de l’organisation pour développer ce type de gestion. (ie. espaces environnementaux, réglementaires, concurrentiels,…) UFD 62. EC2 : cours n° 4

2. GED dans la pratique de veille La mise en place d’un processus de veille UFD 62. EC2 : cours n° 4

Processus: phase 1 Déclenchement du processus 1 Phase: 2 3 Situer les objectifs et les enjeux de son processus de veille Caractériser les FCS sur le marché et les domaines de vulnérabilité présents et à venir de l’entreprise Phase: Exploratoire 2 Définir les axes de surveillance Identifier les informations clefs à rechercher 3 UFD 62. EC2 : cours n° 4

Processus: phase 2 Identifier et sélectionner les sources d’information * les sources formelles par des explorations documentaires (presse, banque de données, sites Internet, organismes de réf. (INPI, ANVAR, CCI, etc.) et ** les sources informelles (informations collectées sur des salons, forums, blogs, échanges dans des séminaires, rencontres fortuites, etc.) 3 Phase: diagnostic Diagnostiquer l’efficience de son SI Capacités à capter, à traiter et à diffuser l’information ET organiser sa structure de veille Sur le plan humain (cellule de veille) et sur le plan technique (outils, progiciels, RSS, etc.) 4 5 UFD 62. EC2 : cours n° 4

Processus: phase 3 4 Diagnostiquer l’efficience de son SI Capacités à capter, à traiter et à diffuser l’information Et organiser sa structure de veille Sur le plan humain (cellule de veille) et sur le plan technique (outils, progiciels, etc.) 4 Phase: Collecte & Analyse Analyser l’information collectée pour la rendre exploitable et donner un sens à l’action Par la construction de tableaux de bord, d’indicateurs, par la rédaction de notes,… 5 6 UFD 62. EC2 : cours n° 4

Processus: phase 4 Analyser l’information collectée pour la rendre exploitable et donner un sens à l’action Par la construction de tableaux de bord, d’indicateurs, par la rédaction de notes,… 5 Phase: Diffusion & Exploitation 6 Diffuser l’information et la rendre accessible et opérationnelle aux acteurs et décideurs cibles de l’entreprise Intranet, messagerie électronique, lettres et notes internes, vidéoconférence, etc. Réitérer sur : objectifs et enjeux OU Modifier : objectifs et/ou enjeux No Fin 1 Yes Sortie du processus UFD 62. EC2 : cours n° 4

Traitement des informations : c’est cette étape qui donne de la valeur ajoutée à l’information collectée en la capitalisant en : savoir, connaissances. La veille ainsi va enclencher (entamer) le processus d’intelligence économique. UFD 62. EC2 : cours n° 4

Protection de l’information : l’information étant un enjeu « stratégique » et Une ressource « stratégique » ainsi un véritable patrimoine immatériel qu’il faut veiller à la protéger par la mise en place de : une politique et des méthodes de sécurité. UFD 62. EC2 : cours n° 4

3. Synthèse Identification des ressources Identification des processus Identifications des connexions : ressources, processus, acteurs Valorisation intrinsèques UFD 62. EC2 : cours n° 4

4. Projet Reprenez votre projet.a en clarifiant : Les acteurs : veilleur, analyste de l’information et documentaliste Besoin informationnel : ressources d’information à valoriser Le problème de veille : besoins et leur validation Démarrez avec le schéma d’un processus de veille intégrant la GED Clarifiez les étapes du processus par rapport à votre projet Clarifiez les positions des acteurs Impliquez votre processus de veille dans une approche de RI UFD 62. EC2 : cours n° 4