Métiers-Compétences: la démarche de l’agence Ile-de-France Métiers-Compétences: la démarche de l’agence Novembre 2010

Sommaire Rappel de la démarche de l’agence Bilan de l’appel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

Sommaire Rappel de la démarche de l’agence Bilan de l’appel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

« Métiers-Compétences 2012 » : rappel de la démarche AVR. 2007 MAR. 2008 JUIL. 2009 NOV. 2009 MAR. 2010 NOV. 2010 1 2 3 4 5 6 Colloque « Métiers-Compétences 2012 » Appel à projet FMESPP Evaluation des projets des établissements financés Lancement de l’enquête en ligne Colloque « Métiers-Compétences 2012 » Appel à projet FMESPP Attribution des fonds FMESPP Réalisation d’ études de cas dans 6 établissements d’Ile-de-France. Mise en ligne du site internet dédié Réalisation d’une enquête qualitative sur ces projets Actualisation du site internet « Métiers-Compétences 2012 » Diffusion du guide pratique « Métiers-Compétences 2012 » Retour de fiches de partage Diffusion des résultats de l’enquête

Le site web de la démarche www.c2rsante.fr

Objectifs des 4 volets de la démarche Gestion des Effectifs et des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Objectif : Connaître les effectifs par métiers Volet 2 des compétences Connaître les niveaux de compétences des salariés pour chaque métier et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle Anticiper les évolutions quantitatives des effectifs de l’établissement Volet 4 Anticiper et accompagner l’évolution des compétences requises de chacun des métiers

Gestion prévisionnelle Volet 1 de la démarche Aspect quantitatif Gestion des Effectifs et des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 des compétences et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle Volet 4

Gestion prévisionnelle Volet 2 de la démarche Aspect qualitatif Gestion des Effectifs et des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 des compétences et Prévisionnelle Volet 3 Gestion prévisionnelle Volet 4

Gestion prévisionnelle Volet 3 de la démarche Aspect quantitatif Gestion des Effectifs et des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 des compétences Volet 3 Gestion prévisionnelle Volet 4 Prévisionnelle

Gestion prévisionnelle Volet 4 de la démarche Aspect qualitatif Gestion des Effectifs et des Compétences Actuelle Volet 1 Gestion actuelle des effectifs Volet 2 des compétences Volet 3 Gestion prévisionnelle Volet 4 Prévisionnelle

Les outils développés

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Bilan financier Total (€) AP-HP PSPH Public Privé Etablissements financés 54 1 2% 18 33% 19 35% 16 30% Financement obtenu 1.4 M€ Coût total du projet 3 M€

Bilan général Etablissements APHP PSPH Public Privé Total - 7 13 8 28 Ayant répondu à l’enquête - 7 13% 13 24% 8 15% 28 52% Ayant envoyé une fiche de partage 1 2% 3 6% 9 17% 22 41% Etablissements Total Financés 54 100% N’ayant pas adressé leurs factures mais ayant mené leur projet 11 20% N’ayant pas réalisé leur projet 10 19% Près de 40%

Evaluation des actions menées Sur les volets 1 et 2, les établissements déclarent avoir: rattaché plus de 80% de leurs effectifs au répertoire des métiers, réalisé 79% des entretiens annuels, traduit 79,6% des métiers en référentiel de compétences, formé 84% de leur encadrement à la démarche. Sur les volets 3 et 4 les établissements sont moins avancés mais envisagent majoritairement de poursuivre la démarche.

Le Volet 1- La gestion actuelle des effectifs

Le Volet 2- La gestion actuelle des compétences

Le Volet 3- La gestion prévisionnelle des effectifs

Le Volet 4 - La gestion prévisionnelle des compétences

Les facteurs clés … … ayant favorisé l’avancée du projet Impulsion de la direction, détermination à suivre ses personnels et à anticiper Implication de l’encadrement, du personnel et des partenaires sociaux Création d’un comité de pilotage et groupe projet Communication sur l’ensemble de la démarche Métiers-Compétences Formation de tout l’encadrement à l’entretien d’évaluation Lier entretien d’évaluation et plan de formation Culture préexistante de l’évaluation … ayant freiné l’avancée du projet Lourdeur de la démarche Métiers-Compétences Difficultés liées aux outils Difficultés culturelles

Quelle progression pour les établissements? Virage culturel : « raisonnement en termes de grade » → « raisonnement en termes de métier/compétence »  Intégration du management de la compétence par les cadres Meilleure connaissance des effectifs et de leur évolution Utilisation opérationnelle de la variable compétence (recrutement, travail sur la fidélisation, l’intégration, l’attractivité,…)

Attentes spécifiques des établissements à l’égard de l’ARS Ile-de-France Connaissances et partage d’expériences, notamment sur: les référentiels compétences les passerelles entre métiers les métiers émergents et les métiers en déclin Organisation d’ateliers sur des problématiques communes Mutualisation de travaux sur les référentiels Mise en ligne d’outils Logiciel(s) Dotation financière Des formations GPEC Un suivi et un appui plus personnalisés

Sommaire Rappel de la démarche de l’agence Bilan de l’appel à projet Fmespp RH 2008 Appel à projet Fmespp RH 2010

Appel à projets FMESPP RH 2010 Rappel du contexte Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

Rappel du contexte L’appel à projet FMESPP 2010, lancé le 10 novembre 2010, vise à renforcer la gestion prévisionnelle des métiers, des effectifs et des compétences. niveau 1 : aide à l’identification des effectifs par métiers de l’établissement et intégration dans le système d’information et dans le bilan social annuel niveau 2 : intégration de la démarche « métiers-compétences » dans la gestion quotidienne des ressources humaines de l’établissement  niveau 3 : intégration de la démarche dans une gestion prévisionnelle des métiers et des compétences Total des crédits Ile-de-France : 860 000 € l’ARS a jusqu’en juin 2011 pour déléguer les crédits aux établissements les établissements ont 3 ans pour mettre en œuvre et demander le remboursement de leurs actions à la Caisse des dépôts et consignations. www.c2rsante.fr

Déclinaison envisagée en Ile-de-France Concertation avec les établissements, les délégations territoriales et les partenaires sociaux : comité de pilotage mise en place de différents groupes de travail Financement de 2 types de projets (réunion du 17/11/2010) des projets régionaux, par exemple : Etude comparative des SIRH Benchmarks Autres (analyse des priorités des établissements émanant de l’appel à projets en cours) éventuellement des projets individuels d’établissements

1er projet régional : étude comparative des SIRH/outils d’aide à la décision Buts de l’enquête: Faire une étude comparative des SIRH et des outils d’aide à la décision RH; Sélectionner les meilleures solutions actuellement sur le marché; Permettre aux établissements d’accéder à ces solutions au meilleur prix, en passant par le Resah (négociation de coûts) Etude des besoins à mener dès aujourd’hui Prochain groupe de travail mi décembre Définir le périmètre de l’enquête (gestion des temps, gestion des effectifs, lien activité/ressources mises en œuvre, accès des agents aux informations qui les concernent, dématérialisation du dossier salarié, place du cadre, etc), Profils à trouver : DRH, spécialistes SIRH, DSIO (interface), cadre de santé, chef de pôle, directeur des affaires médicales, directeur financier, expert comptabilité analytique, expert formation, autres ?

2nd projet régional : benchmarks avec financement mutualisé de conseils Déterminer les métiers/compétences qui pourraient être externalisés et mutualisés : informatique, qualité et gestion de contentieux notamment mais également hygiène, sécurité, veille réglementaire ainsi que sur tous les aspects transversaux qui ne nécessitent pas un temps plein et/ou qui sont facilement mutualisables  priorité des établissements : analyse juridique de textes, mutualisation de conseils juridiques spécialisés, d’avocat conseil Mutualiser et partager des procédures identiques entre établissements plutôt que chacun y travaille de son côté Apporter à l’hôpital les compétences nécessaires à une performance accrue (conduite de projet, accompagnement du changement,…)

Sommaire Rappel du contexte et des différents projets Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

Une approche méthodologique en 3 étapes Lancement du projet Construction du Comité de pilotage et des sous groupes de travail (par étude, type d’étude?) Validation des projets retenus et de leur organisation (participants, précision du besoin…) Achat des différentes prestations Construction d’une stratégie d’achat Consultation des cabinets Sélection du ou des cabinets pouvant répondre aux besoins Suivi de l’exécution des prestations Suivi du bon déroulement des différentes prestations Communication auprès des établissements sur l’avancée des études Mise à disposition des résultats auprès des établissements 1 2 3

Une approche méthodologique en 3 étapes Zoom sur l’étape 1 « Lancement du Projet » Comité de pilotage Groupe 1 – Outils RH Groupe 2 - Etudes Etude comparative des SIRH et réflexion sur la recherche d’un ou d’éditeurs RH (analyse du besoin, rédaction du Cdc) Benchmarks et préconisations sur les processus clés RH associés à la GPEC Groupe de travail 1 intégration d’experts (DSIO…) Groupe de travail 2 intégration d’experts Rôle du Comité de Pilotage Assurer la bonne cohérence de l’ensemble des projets Valider le phases clés des projets (stratégie d’achat, DCE, sélection du fournisseur) Rôle des groupes de travail Préciser le besoin Suivre l’exécution de la prestation

Une approche méthodologique en 3 étapes Zoom sur l’étape 2 « achat des prestations » Rappel du processus achat dans les marchés publics Construction de la stratégie achat Rédaction du DCE * Consultation Analyse des offres Notification du marché Suivi de la performance du fournisseur *Dossier de Consultation des Entreprises Zoom sur la phase1 : Stratégie achat Analyse de marché Définition précise du besoin – benchmark interne et externe Rencontre des fournisseurs Questions Comment le marché peut il répondre à notre besoin? 1 seul cabinet peut il réaliser l’ensemble de ces études? 4 cabinets pour répondre à mon besoin? Ai-je besoin d’un cabinet chef de projet, un interlocuteur unique sur les 4 projets? Au sein des différents établissements, certains ont-ils déjà menés des études similaires? Choix de la procédure Groupement de commandes Centrale d’achat

Sommaire Rappel du contexte Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

Présentation et rôle du resah idf Créé en 2007, le resah idf regroupe les achats des établissements publics de santé, sociaux et médico-sociaux d’Ile de France (hors AP-HP) Le financement est assuré pour l’essentiel par l’ARS Objectifs Quelques chiffres Animer et coordonner la mutualisation des achats des établissements du secteur sanitaire et médico-social francilien Mettre en place des stratégies d’achat de groupe efficientes Optimiser l’organisation des achats et de l’approvisionnement Promouvoir le bon usage des produits achetés et la maîtrise de leur consommation Renforcer l’expertise des professionnels Participer au chantier national de réorganisation des achats hospitaliers Périmètre d’achats traitables supérieur à 1 milliard d’euros 60 hôpitaux 50 maisons de retraite 10 structures inter- hospitalières

Présentation et rôle du resah idf Les outils du resah idf Groupement de commandes régional Plus de 50 groupements de commandes depuis 2007 sur les principales familles achats des EPS (médicaments, dispositifs médicaux, équipements médicaux, formation, intérim, travaux et techniques) Centrale d’achat régionale Centre de ressources régional Le resah idf souhaite mettre à la disposition du groupe de travail ses compétences dans les achats et son expérience dans l’organisation et l’animation de projets régionaux

Sommaire Rappel du contexte et des différents projets Une approche méthodologique en 3 étapes Présentation et rôle du resah idf Planning des projets

Planning de l’analyse comparative des SIRH Comité de Pilotage 11/10 12/10 01/11 02/11 03/11 04/11 05/11 06/11 Réunion de lancement Définition de la stratégie achat Rédaction du MAPA* Réponses des fournisseurs* Validation du MAPA Analyse des offres fournisseurs Notifi cation Validation du fournisseur Réalisation de la prestation * Procédure allégée car volume d’achat inférieur à 125K€ (gpt de commandes) ou 193K€(centrale d’achat)

Planning des autres études Comité de Pilotage 11/10 12/10 01/11 02/11 03/11 04/11 05/11 06/11 Réunion de lacement Définition de la stratégie achat Rédaction du (des) DCE Validation de la stratégie Réponses des fournisseurs (min 40 jours) Analyse des offres fournisseurs Validation du (des) fournisseur(s) Notification (min 16 jours)

Planning des groupes de travail et des comités de Pilotage Dates Comité de Pilotage Dates groupes de travail Objectifs - Groupe 1 « Etude outils » Objectifs – Groupe 2 « Autres études » mi 12/10 Définir le périmètre Choix d’une stratégie d’achat mi 01/11 Validation du MAPA Validation des études dont CLACT Présentation de l’analyse de l’appel à projets validation de la stratégie achat 03/11 - Validation du fournisseur retenu 06/11 - Validation de la fin de l’étude - Validation du (des) fournisseur(s) retenu(s)

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